История возникновения и становления управленческого документа

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в неё документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

· Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации;

· Реквизит 02 - герб субъекта Российской Федерации;

· Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· Реквизит 04 - код организации;

· Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

· Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· Реквизит 07 - код формы документа;

· Реквизит 08 - наименование организации;

· Реквизит 09 - справочные данные об организации;

· Реквизит 10 - наименование вида документа;

· Реквизит 11 - дата документа;

· Реквизит 12 - регистрационный номер документа;

· Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· Реквизит 14 - место составления или издания документа;

· Реквизит 15 - адресат;

· Реквизит 16 - гриф утверждения документа;

· Реквизит 17 - резолюция;

· Реквизит 18 - заголовок к тексту;

· Реквизит 19 - отметка о контроле;

· Реквизит 20 - текст документа;

· Реквизит 21 - отметка о наличии приложения;

· Реквизит 22 - подпись;

· Реквизит 23 - гриф согласования документа;

· Реквизит 24 - визы согласования документа;

· Реквизит 25 - оттиск печати;

· Реквизит 26 - отметка о заверении копии;

· Реквизит 27 - отметка об исполнителе;

· Реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· Реквизит 29 - отметка о поступлении документа в организацию;

· Реквизит 30 - идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов документов, составляющих эту систему. Все 30 реквизитов, включённых в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации.

Реквизиты, включённые в государственный стандарт, можно разделить на три группы

· - реквизиты бланка и ограничительные отметки (реквизиты 01,02, 03,04,05,06,07,08,09,10,11,12,13,14,15,18);

· - реквизиты, определяющие юридическую силу документа (реквизиты 08,12,11,16,10,20,22,23,25);

· Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки) (реквизиты 15,13,17,18,19,21,24,26,27,28,29,30).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Также государственным стандартом установлены требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Требования  к изготовлению организационно-распорядительных  документов

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определённые требования к их изготовлению. Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определённые правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придаёт документам официальный характер.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 - 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков.

Текст документов на бланках А4 печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бланках А5 - через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформление документа сводятся к следующему :

- от границы левого  поля печатают: реквизиты «заголовок  к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер  телефона», «отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело»; наименование должности  в реквизитах «подпись», «гриф  согласования»; заверительные надписи  «верно»; слова «примечания» и  «основание», если в тексте документа  имеются примечания или выделенная  в самостоятельный абзац ссылка  на документ, послуживший основанием  к его изданию; в приказах, распоряжениях  слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в  протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

- отступив пять печатных  знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

- отступив 32 печатных знака - реквизит «адресат».

- отступив 40 печатных знаков - реквизиты «гриф ограничения  доступа к документу» и «гриф  утверждения».

- отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию  должностного лица в реквизите  «подпись».

2.4 Требования  к изготовлению бланков документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 и А5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

· 20 мм - левое;

· 10 мм - правое;

· 20 мм - верхнее;

· 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать не белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в неё реквизитов. Составление и оформление служебных документов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой  и продольный .

- центрированным (начало  и конец каждой строки реквизитов  равно удалены от границ зоны  расположения реквизитов);

- флаговым ( каждая строка  реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, её структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие бланки документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма, и, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),08,11,14.

Бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04,05,06,08,09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12.13,14,15,17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),08,10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12.13,18,19.

При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах, государственных стандартах, которые являются основой для работы с документами в каждой организации.

На основе законодательных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Существующие единые правила и требования регламентируют процессы создания и оформления документов. Технология создания, обработки документов регулируется законами, нормативно-правовыми, нормативно-методическими актами и носит в ряде случаев не только рекомендательный, но и обязательный характер.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Нормативно-правовая база управленческих документов

Постановлением Госстандарта России от 03.03. 2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением N 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом.

Следует добавить, что на основе названного стандарта 1997 г. построен раздел "Оформление документов" в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, где основные правовые положения юридически закреплены и активно используются в практике документирования« Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».Утверждены постановлением правительства от 15.06.2009.№477.. Кроме того, необходимо было внести в стандарт некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и замечаниями и предложениями пользователей. Основное и главное изменение, внесенное в новый стандарт, заключается в последней фразе первого раздела "Область применения" - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации документов.

Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" Федеральный закон от 27 декабря 2002 года №184-ФЗ « О техническом регулировании» // СЗ РФ. 2002. «52 (ч.1). Ст.5140; 2005.№19.Ст.1752. Устанавливает такие определения, как «стандартизация», «стандарт», «национальный стандарт», «международный стандарт».. Статья данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов» Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов, тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.

Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за соблюдением и др. Опыт такого рода был в нашей стране при внедрении Единой государственной системы делопроизводства, которая в результате ее одобрения правительственным органом имела рекомендательный характер.

Право издания нормативных правовых актов другими организациями определяется в положениях (уставах) о них. организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов.1995.. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Исходя из необходимости, исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов.

Один из них - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации Федеральный закон от 8 августа 2001 г. "О государственной регистрации юридических лиц". Установлено, что основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением, ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05.