Документирование на предприятии

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 Введение………………………………………………………………………..3

1. Теоретическая часть ………………………………………………………...6
1. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений …………………………..………………………………………………...6
2. Практическая часть………………………………………………………19

2.1.  Практическое задание 6. Составить протокол………………………….19

Заключение…………………………………………………………………….21

Список литературы……………………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документационное обеспечение  управления сегодня стало важнейшим  инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами — с другой, а также организациями между собой осуществляются с помощью обмена документами. В документах фиксируются все важнейшие управленческие решения. Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.¹

           В принятом национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» документ (document, records) определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.² Управление документами или делопроизводство распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так и на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности.

Управление документами  в организации включает следующие  функции и задачи:

- принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

- распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

- установление и распространение процедур и руководящих указаний;

- предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

- проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система делопроизводства позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют организациям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

ДОУ предполагает создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах и оперативное хранение.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Задачами написания  данной контрольной работы являются:

1. Рассмотреть комплекс документов учреждения:  «учредительные документы», изучить виды организационных документов: инструкция, положение, регламент,  штатное расписание, структура и штатная численность. Правила их оформления.
2. Показать, что  представляет документация по распорядительной деятельности  и выявить этапы подготовки распорядительных документов, рассмотреть виды распорядительных документов.

3.Показать значение информационно-справочных документов.

Источниками написания контрольной  работы явились: ГСДОУ, ГОСТы, и учебная  литература таких авторов как  Кузнецова Т.В.,  Кудряев В.А., Санкина Л.В. и др.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1. Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений (на конкретном примере)

 

Комплекс  взаимоувязанных документов функционирующих в сфере управления представляет собой организационно-распорядительную документацию. Это общие или административные документы, при помощи которых аппарат управления реализует свои функции. Данные документы функционируют в любой организации, учреждении вне зависимости от сферы деятельности и формы собственности. В эту систему организации входят организационно-правовые документы, распорядительные и информационно-справочные документы.

Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К ним относятся учредительные документы. Инструкции, штатное расписание и т.д.

Учредительные документы - документы, определяющие индивидуальные особенности статуса конкретного юридического лица в рамках действующего законодательства.

В РФ юридические лица действуют  на основании устава и/или учредительного договора.

Устав акционерного общества - нотариально  заверенный договор содержащий: фирменное наименование, юридический адрес, указание о предмете деятельности, размере уставного капитала, категориях и номинальной стоимости выпускаемых акций, форме публикаций общества, численном составе правления.

Устав компании - учредительный документ, определяющий правовой статус юридического лица, определенной законом организационно-правовой формы. Устав компании определяет права, обязанности, цели и содержание ее деятельности.

Устав редакции средства массовой информации - основной учредительный документ средства массовой информации. Устав принимается на общем собрании штатных сотрудников редакции большинством голосов и утверждается учредителем.

Учредительные документы негосударственного пенсионного фонда - по законодательству РФ - устав и учредительный договор.

Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью - в РФ - учредительный договор и  устав общества.

Учредительный договор - учредительный документ корпорация, после утверждения которого в государственных органах корпорация получает юридический статус.

Учредительные документы: договор, устав. Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах  государственного  управления,   хозяйственной   или   иной деятельности. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов федерации). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.³

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях - и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в тех случаях, когда по закону это не является обязательным.

Учредительным договором утверждается, если он необходим, устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в  силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается  учрежденной и приобретает права  юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Учредительный договор оформляется  на стандартных листах бумаги формата А 4.

Положения —  нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».⁴

Наиболее распространенный вид положения — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положения подписывают  должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Инструкция —  это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»), или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).