Документирование на предприятии

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа, определяющего  структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается зам. руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

В тексте документа  указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2004 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации).

В штатном расписании фиксируются  сведения: структурное подразделение (наименование и код); профессия (должность); количество штатных единиц; оклад (тарифная ставка); надбавки; месячный фонд заработной платы; примечания.

Штатное расписание визируется руководителем подразделений, главным  бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя.

Регламент – свод правил.⁵ Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.⁶

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Регламенты утверждаются руководителем организации или  руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется  на общем бланке организации.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.⁷ 

В случаях, предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организациях данного вида.⁸

Положение об организации  относится к учредительным документам. Положение об организации оформляется на общем бланке организации.

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.⁹ Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.¹⁰

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания распорядительного  документа может быть:

-необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут  издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Подготовка проектов распорядительных документов включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия;

2. подготовку текста документа;

3. согласование текста документа и его подписание;

4. обсуждение и принятие  документа на заседании коллегиального  органа (постановление, решение);

5. доведение до сведения исполнителей.

Подготовка распорядительного  документа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу.

Виды распорядительных документов: Приказ. Выписка из приказа. Распоряжение. Указание. Постановление. Решение.

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

Приказы, издаваемые в  организации, не должны противоречить  Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента РФ, постановлениям и распоряжениям Правительства РФ, международным обязательствам Российской Федерации, уставу организации, ранее изданным приказам данной организации.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления.

- в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д.

Выделяют следующие виды распоряжений: длительного действия; касающиеся конкретного вопроса.

Распорядительная часть  текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

Проект распоряжения согласовывается  с заинтересованными в этом документе лицами.

Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера.

К вопросам организационно-методического характера относятся следующие: а) организация исполнения приказов; б) организация исполнения инструкций.

Право издания  указания в организациях предоставлено  руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

 Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.

Постановление  издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Справочно-информационные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.д.

Объяснительная записка  – документ, поясняющий  содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Доклад – последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной  или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Телеграмма – официальное  сообщение, переданное по телеграфу.

Телефонограмма – официальное  сообщение, переданное по телефону.

Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации, ретрансляция информации, уведомление о чем-либо.

С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы, иными словами, классифицировать.¹¹

Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации, Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражает различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем-требований и рекламационных писем).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам.

Следует отметить еще два вида деловых  писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, действий, событий.

Существует множество  разновидностей актов с точки  зрения их содержания и назначена: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.