Ярмарочная и выставочная деятельность в Республике Беларусь

Ярмарочная и выставочная деятельность

в Республике Беларусь

Выставки и  ярмарки занимают особое место в  арсенале средств рекламного воздействия, так как предоставляют очень  широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными  покупателями и потребителями.

Особенно эффективны выставочные мероприятия в сочетании  с комплексом сопутствующих рекламных  мероприятий (рекламной кампанией  в прессе, проведением презентаций, пресс-конференций, "круглых столов", встреч со специалистами и т. п.). Высокая эффективность этого средства рекламы подтверждается тем, что ежегодно в мире проводят многие тысячи крупных выставочных мероприятий, требующих значительных затрат.

Следует отметить, что ярмарки зародились как мероприятия рыночного характера, основная цель которых - сбыт демонстрируемой продукции или товаров. В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, носили вначале сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели также и ярко выраженную коммерческую направленность.

Основываясь на этом, можно дать следующие определения:

ярмарка - коммерческое мероприятие, основная цель которого заключение торговых сделок по выставляемым образ-дам;

выставка - прежде всего публичная демонстрация достижений тех или иных отраслей материальной или духовной сферы жизни общества, основная цель которой обмен идеями, теориями, знаниями при одновременном проведении коммерческой работы.

Однако с  каждым годом основные различия между  этими понятиями все более  стираются. Условно все выставочные  мероприятия можно классифицировать следующим образом.

Международные ярмарки  и выставки - это, как правило, регулярные (ежегодно или с другой периодичностью) выставочные мероприятия, собирающие большое число участников из многих, стран мира.

Их можно  подразделить на общеотраслевые, где  представляют изделия и продукцию  самых различных отраслей экономики, и специализированные, на которых  демонстрируют экспонаты одной  или нескольких смежных или взаимно  дополняющих отраслей.

На международных  ярмарках и выставках показ экспонатов может проводиться как по национальному  признаку (в рамках национальных павильонов и экспозиций), так и по отраслевому  принципу (когда экспозиции формируются  по товарным группам).

Национальные  выставки представляют собой специально организуемые экспозиции (как правило, к каким-либо юбилейным датам, в  рамках научно-технического и культурного  обменов и т. д.), которые отражают достижения страны в самых различных  сферах жизни. Такие выставки могут  проводиться как внутри страны, так  и за рубежом. Могут быть стационарными (в период всей работы выставки используется одна и та же выставочная площадь) или передвижными (в течение работы выставка совершает турне по ряду городов одной страны или нескольких стран). С каждым годом национальные выставки все более эффективно используют и для проведения рекламной и  коммерческой работы.

Оптовые ярмарки - мероприятия, на которых представители оптового звена торговли заключают договоры на поставку продукции или товаров от производственных предприятий и объединений, до последнего времени носили часто показной и весьма условный характер.

В связи с  получением хозяйственной самостоятельности  предприятиями и по мере внедрения  принципов рыночной экономики в  народное хозяйство нашей страны они должны в самой ближайшей перспективе занять ведущее место в организации сбыта любой продукции.

Специализированные выставки рекламодателя организуются и финансируются организацией-заказчиком. Они могут быть стационарными и передвижными. В практике рекламной работы российских организаций на внутреннем рынке особое развитие получила организация выставок-продаж, на которых одновременно с рекламой и демонстрацией продукции осуществляется ее продажа.

Несмотря на значительные затраты, связанные с  организацией специализированных выставок, эффективность этих мероприятий, как  правило, достаточно высока.

Постоянно действующие  экспозиции (кабинеты образцов, демонстрационные залы и т. п.) - часто организуют в  административных зданиях предприятий  и объединений. Многие концерны, корпорации, крупные производственные объединения  имеют свои постоянно действующие  экспозиции для демонстрации образцов выпускаемой продукции.

Каждой сфере  деятельности, каждой отрасли промышленности ежегодно предоставляются благоприятные  возможности что-то познать, что-то оценить и что-то продать в  ходе международных, национальных и  местных выставок и экспозиций. Для  всех участников это - нечто гораздо  большее, чем просто форум или  рынок.

В течение нескольких дней происходит укрепление старых дружеских  связей и завязывание новых, обнаружение  новых источников поставок и источников информации, обсуждение новых тенденций, идей или товаров, выявление отношений  со стороны торговли, обнародование  нововведений и отыскание новых  рынков.

Для любознательных, прогрессивно мыслящих бизнесменов  важность выставок невозможно переоценить. Для мелких фирм выставки - это средство завоевания всеобщей известности и место встречи с покупателями или специалистами-технологами, которые по-настоящему заинтересованы в получении информации, ищут новые товары и услуги, а возможно, готовы немедленно разместить заказ.

Экспоненты  имеют возможность встретиться  с руководителями верхнего эшелона, до которых иным путем было бы очень  трудно добраться, и побеседовать с  ними. Беседы проходят в спокойном  неофициальном ключе без отвлечений на подчиненных и на телефонные звонки. Под рукой дисплеи, видеотехника и прочие вспомогательные материалы, которые могут понадобиться в  ходе пояснений или описаний.

Если выставку посещает широкая публика, у производителя  есть уникальный шанс напрямую пообщаться с большим количеством конечных покупателей, выяснить их отношения, поинтересоваться их мнением.

Выставки обеспечивают вступление фирм в тесный контакт  со своими рынками. Нередко на выставках  представляют товары-новинки или  новые предприятия. В соответствующих  журналах обычно печатают предварительные  и обзорные статьи о выставках, а  работу по-настоящему крупных национальных смотров с показом автомобилей, катеров, лодок и других аналогичных  товаров широко освещают и пресса, и телевидение, и радио.

Поэтому при  планировании выпуска на рынок новинки  не забывайте о дополнительных преимуществах, которые вы получите благодаря представлению  этой новинки на какой-нибудь значительной выставке. Если интерес разбужен отправлениями  прямой почтовой рекламы или объявлениями в периодической печати, вышедшими  в свет непосредственно перед  открытием выставки, потенциальные  клиенты смогут воочию познакомиться с новинкой и поговорить о ней со специалистами прямо у стенда. На устройство такого же количества встреч в другое время, возможно, ушли бы месяцы.

Из всего  сказанного становится ясно, как полезно  подкреплять появление на крупной  выставке рекламой в прессе, прямой почтовой рекламой и прочими разновидностями  пропагандистской деятельности. А вот  нужно или нет закупать место  под рекламу в выставочном  каталоге - вопрос спорный. Название фирмы  и номер стенда будут указаны в каталоге, и издатели почти наверняка предоставят возможность дать краткое описание экспонатов в его редакционном разделе.

При осмотре  выставки у посетителей вряд ли будет  время для подробного изучения каталога, и объявление, вероятно, не принесет никаких выгод до окончания мероприятия, когда полученное издание внимательно  просмотрят вечером в гостинице  или по дороге домой. Выставочные  каталоги хранят целый год в качестве справочников, и, стало быть, они  могут приобретать, таким образом, определенную ценность как фактор напоминания.

Выставка дает прекрасный повод написать клиентам и по тенциальным покупателям как до ее открытия, так и после закрытия. Письмо с описанием экспонатов или записка с благодарностью за проявленный интерес и напоминанием о наиболее значимых преимуществах или свойствах товаров наверняка послужат укреплению благорасположения, а возможно, принесут и более ощутимые результаты.

Таким образом, участие в выставках - отличная форма  рекламы для любых видов продукции, товаров и услуг.

 

Ярмарочная и выставочная  деятельность получила довольно широкое  развитие в Республике Беларусь. Ежегодно в республике проводится более ста  ярмарок и выставок самой разнообразной  тематики. Проведением подобных мероприятий  занимается около 20 различных организаций. Наиболее крупными из них являются выставочная компания Минскэкспо , выставочное общество ЭКСПОФОРУМ, закрытое акционерное общество (ЗАО) Техника и коммуникации*, государственное выставочное объединение Республиканский выставочный центр, акционерное общество Центр поддержки предпринимательства "Центр XXI век".

Кроме международных универсальных  и специализированных ярмарок и  выставок в республике проводятся выставки-продажи  товаров народного потребления  и специализированные оптовые ярмарки.

Ярмарочная и выставочная  деятельность субъектов хозяйствования за рубежом осуществляется в виде организации национальных выставок Республики Беларусь, белорусских национальных экспозиций и коллективных белорусских  экспозиций на зарубежных международных  ярмарках и выставках. Основными  организаторами таких коллективных экспозиций выступают Белорусская  торгово-промышленная палата, ЗАО Техника  и коммуникации.

ЗАО Техника и коммуникации создано в 1990 г. Основными направлениями  его деятельности являются организация  и проведение международных выставок, конгрессов, симпозиумов, оказание услуг  по строительству выставочных стендов. ЗАО Техника и коммуникации проводит крупнейшие в Беларуси специализированные международные выставки по медицине, телекоммуникациям, компьютерам, банковским системам, энергетике, экологии, торговому и офисному оборудованию , товарам народного потребления.

Наряду с «ЗАО Техника и коммуникации» одной из крупных организаций, занимающихся ярмарочной и выставочной деятельностью, является государственное выставочное объединение Республиканский выставочный центр. В его состав вошла бывшая выставка достижений народного хозяйства (ВДНХ) Республики Беларусь.

Государственное выставочное  объединение Республиканский выставочный  центр проводит крупнейшие в Республике Беларусь международные специализированные выставки по актуальным для республики направлениям: медицина, телекоммуникации, информатика, радиоэлектроника и приборостроение, автомобилестроение и др., а также  универсальные ярмарки.

В ярмарках и выставках  широкое участие принимают белорусские  фирмы. Однако не все фирмы могут  участвовать в подобных мероприятиях из-за отсутствия необходимых финансовых ресурсов. Поэтому дальнейшее развитие ярмарочной и выставочной деятельности в республике тесным образом связано с государственной поддержкой предприятий, особенно малых и средних.

Стоимостные факторы участия в  выставке

Тщательное  планирование участия в выставке предполагает своевременное составление  бюджета. При первом участии в  выставке прогноз затрат может представлять определенные сложности, но точный учет затрат после первого участия  в выставке сразу же поможет составить  более точную смету затрат при  участии в последующих выставках.

Системный учет всех затрат по окончании выставки (примерно через 6 месяцев) позволит также  сделать окончательный вывод  об эффективности в соотношении  с суммой затрат и оценить результаты.

Общая стоимость  участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат:

• Аренда стенда, плата за электроэнергию и т.д. (основная статья затрат)
• Монтаж/оснащение стенда
• Обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи
• Транспортные издержки, стоимость удаления отходов
• Заработная плата и командировочные занятых на стенде сотрудников
• Прочие затраты

Названные статьи затрат более подробно перечислены  в контрольном списке для определения  стоимости участия в выставке, позволяющем конкретно прогнозировать затраты.

Планирование и дизайн выставок

Джон Олвуд и Брайан Монтгомери

По материалам книги «Выставки. Планирование и  дизайн»

Слагаемые успеха

1. Принимая решение  участвовать в промышленной выставке, предприятие должно учитывать общий потенциал, финансовый и человеческий, а также общую совокупность рыночных средств для работы в течение последующих месяцев, для чего потребуется использовать частично или полностью телевизионную, радио- или газетную рекламу, рассылку информационных писем по почте или привлечение дополнительных представителей.

2. Неверно считать,  что чрезмерное количество выставок  не гарантирует нормальной, четкой  организационной дисциплины. Как  раз наоборот, их многие важные  преимущества позволяют тщательно  и точно вести планирование, которое  крайне потребуется вам в других  видах деятельности.

3. Сотрудники могут помочь вам достичь успехов, либо «помочь» потерпеть фиаско. Только полное осознание ими целей выставки, методов работы на ней и дисциплины может превратить стенд из обычной магазинной витрины в полигон для «запуска» вашей продукции навстречу новым заказчикам и новым рынкам.