Формирование механизма взаимовыгодных отношений с поставщиками в системе менеджмента качества

Совместная деятельность – это продолжение нефинансовых причин работать вместе. Отношения должны быть интересными, но не только результатом, а самим процессом. В плане развития деловых отношений это может быть совместное проведение «Дней качества», организация совместных корпоративных семинаров, открытие доступа к своим библиотекам и архивам, проведение совместных мероприятий по трудоустройству молодых специалистов.

Взаимный «тонус» - это условие говорит о том, что взаимовыгодные и «хорошие» отношения – разные, порой противоположные понятия. «Хорошие» отношения обязывают стороны постоянно прощать друг другу ошибки и не обязывают учиться.

В то же время цель взаимовыгодных отношений заказчика и поставщика – помочь друг другу совершенствоваться.

С одной стороны, это обязывает стороны поднимать статус и репутацию друг друга. Так, вместо безликого заключения договора желательны церемонии их торжественного подписания. Фотографии с церемонии могут украсить любой проспект или сайт. Руководители и пресс-службы заказчика и поставщика для взаимного «тонуса» находят повод всегда подчеркнуть особенности работы друг друга. Одним словом стороны ценят друг друга по достоинству.

С другой стороны, заказчик и поставщик должны каждый раз  заслужить друг у друга право  заключать очередной договор. Они держат друг друга в рамках, в частности, подробно определяя жесткие штрафные санкции в договоре. Каждый сбой оформляется письменно: это полезно для корректирующий действий СМК. «Доверяй, но проверяй» - норма для взаимовыгодных отношений.             

Все эти условия строятся на простом начальном тезисе: настоящая  взаимная выгода возможна только при  равноправии сторон. И если клиенту  не нужен какой угодно поставщик, то и поставщику не нужен какой  угодно клиент. Поставщик будет точно  так же выбирать и сомневаться, прилагать ли усилия для развития отношений с этим клиентом. Поэтому, в соответствии с восьмым принципом менеджмента качества, полагаться на то, что для поставщиков «клиент всегда будет прав» наивно. Упускать инициативу нельзя ни до, ни после заключения очередного договора. И за возможность иметь хороших поставщиков нужно бороться. [14, С.44-47]

Следовательно, основными  условиями для реализации взаимовыгодных отношений с поставщиками являются: идеологическая совместимость, паритет  объемов, совместная деятельность, взаимный «тонус», соблюдение этих условий возможно только при равноправии сторон.

 

1.3  Методы оценки и выбора поставщиков

 

К элементам  управления качеством в процессе закупок относятся также оценка и выбор поставщиков, которые способны обеспечить требуемый уровень качества поставляемой продукции. Во многих отношениях оценка и выбор поставщиков происходит с учетом тех же факторов, что и при любой крупной покупке (например, музыкального центра или автомобиля). Организация-потребитель принимает во внимание цену, качество, репутацию поставщика, предыдущий опыт работы с ним, послепродажное обслуживание, расположение, готовность и способность поставщика реагировать на изменение спроса.

В ГОСТ Р ИСО 9004: 2001 отмечено, что организации следует разработать результативные и эффективные процессы определения потенциальных источников для закупки материалов с целью развития взаимоотношений с поставщиками и оценки их способности поставлять требуемую продукцию. В процессе оценки и выбора поставщика организация-потребитель должна убедиться в том, что:

1. поставщик знаком с основными принципами, которыми руководствуется потребитель, и активно на постоянной основе поддерживает с ним взаимоотношения;
2. поставщик   располагает стабильной системой управления и пользуется хорошей репутацией у других потребителей;
3. поставщик располагает производственными мощностями высокого технического уровня и готов внедрять технические новшества в будущем;
4. поставщик способен поставить сырье   и детали, отвечающие требованиям потребителя к качеству продукции, и располагает необходимыми технологическими возможностями;
5. поставщик способен контролировать объем производства и может вложить средства, обеспечивающие выпуск необходимого количества продукции;
6. разглашение конфиденциальной информации со стороны поставщика исключается;
7. поставщик устанавливает приемлемую для потребителя стоимость поставляемой продукции и осуществляет поставки в заданный срок;
8. взаимоотношения с поставщиком исключают возникновение проблем при транспортировке продукции и предусматривают четко отлаженную связь;
9. поставщик будет придерживаться контрактных обязательств и выполнять их.

Оценка  отдельных образцов продукции считается достаточно распространенным методом. Его использование предполагает обоюдное стремление поставщика и потребителя к сотрудничеству. Организация-поставщик поставляет образцы своей продукции, которая подвергается тщательному контролю, анализу, и на их основе делаются соответствующие выводы о всей продукции.

Для оценки отдельных  образцов продукции, а также партий изделий могут использоваться различные приемы. Одним из них является методика оценки поставщика путем выделения и классификации дефектов поступающих изделий. Данная методика предусматривает использование штрафных баллов, назначаемых в зависимости от значимости дефекта. Для каждой партии ведется учет, регистрирующий номера деталей, полученное и проверенное количество деталей, общее число штрафных баллов. Этот показатель рассчитывается ежемесячно или ежеквартально в зависимости от характера поставок следующим образом:

• определяется общее число фактически поставленных изделий;
• суммируются штрафные баллы по всей партии;
• число штрафных баллов делится на число фактически проверенных изделий и умножается на 100.

В результате получается шкала поставщика, выраженная в штрафных баллах на 100 штук изделий. Она может быть преобразована в какую-либо производственную шкалу, отражающую оценку поставщика. Например:

100 баллов  и менее — отлично;

101—300 баллов — хорошо;

301—600 баллов  — на поставщика нужно обратить  внимание;

свыше 600 —  плохо, на поставщика требуется немедленно обратить внимание или исключить его из списка своих поставщиков.

Следующий метод  базируется на использовании положительного опыта взаимодействия организации с данным поставщиком в прошлом. Необходимо отметить, что эффективное применение этого метода возможно лишь в сочетании с другими, позволяющими оценить настоящее положение дел у поставщика.

Оценка на основе опыта других потребителей предполагает получение информации о надежности поставщика от его партнеров по договорным обязательствам. Этот метод также может использоваться только в сочетании с другими, особенно в тех случаях, когда в качестве потребителей выступают организации-конкуренты.

Метод оценки возможностей поставщика, предложенный английским специалистом в области управления качеством А. Робертсоном, предполагает учет таких составляющих поставки, как качество, цена, своевременность и предоставляемое поставщиком обслуживание.

Названные выше области оценки распределяются следующим  образом:

• качество — 44 балла;
• цена — 30 баллов;
• своевременность поставки— 16 баллов;
• обслуживание — 10 баллов.

Итого — 100 баллов.

Показатель качества определяется следующим образом:

 

Уровень качества =

 

Данный показатель рассчитывается как среднее взвешенное по результатам нескольких поставок.

 

Показатель  уровня цены =

 

При оценке своевременности  поставки используется шкала, в которой показывается значение данного показателя в зависимости от соблюдения или несоблюдения сроков поставки (таблица 1.2)

Таблица 1.2 - Шкала определения показателя своевременности поставки по методу А. Робертсона, баллы

Отклонение  от согласованного срока, дни	Запаздывание	Опережение
0 -7	16	16
8 -14	14	15
15 -21	12	14
22 – 35	10	13
36 – 42	8	12
43 – 49	6	11
50 – 56	4	10
57 – 63	2	9
свыше 63	0	8

 

Показатель  обслуживания может включать такие  составляющие, как транспортировка продукции, монтаж, гарантийное обслуживание и т.п. При наличии любого из видов обслуживания значение показателя принимается равным 10 баллам.

В целом оценка возможностей поставщика осуществляется путем суммирования показателей  качества, цены, своевременности поставки и обслуживания. Чем ближе полученное значение к 100 баллам, тем надежнее поставщик. Рассмотренный метод достаточно распространен, хотя значимость показателей оценки, которые в нем используются, может быть различной в зависимости от приоритетов организации-потребителя. Рассмотренный метод не учитывает репутацию поставщика, поскольку предполагается, что перед размещением заказа было установлено, что он в состоянии выполнить минимальные требования потребителя.

Следующий метод  базируется на исследовании характеристик, отражающих репутацию поставщика.

В примерный перечень характеристик, отражающих репутацию поставщика, входит следующее.

1. Организованность:

• расширение рынков сбыта продукции;
• формирование круга постоянных потребителей;
• обеспечение экологической безопасности;
• ресурсосбережение при производстве и утилизации;
• защита интеллектуальной собственности и безопасность бизнеса;
• соблюдение контрактов, договоров, графиков поставок по 
  принципу «точно в срок».

2. Партнерство:

• корпоративные цепочки поставок;
• открытость для общества;
• активизация внешних связей;
• поддержка социальных программ;
• деятельное участие в ассоциации, холдинге, советах;
• кооперация с другими поставщиками и (или) потребителями.

3. Перспективность:

• лидирующая роль в отрасли;
• освоение новых технологий;
• внедрение информационных технологий;
• использование современных методов маркетинга, финансово 
  го менеджмента;
• поставки на рынок новых изделий;
• подготовка элементов логистической системы товародвижения;
• совершенствование организационной структуры предприятия.

Аудит СМК поставщика проводится для достижения следующих целей:

• понимания поставщиком роли гарантий качества продукции в своем звене цепочки поставок и принятия на себя ответственности;
• проведения поставщиком эффективных корректирующих действий, запрошенных потребителем в отношении его системы управления или качества продукции;
• получения поставщиком стабильной обратной связи от системы управления потребителя.

В процессе аудита поставщик, как правило, передает и  получает информацию, которую можно разделить на три группы (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 - Информация получаемая в процессе аудита СМК поставщика

Как видно  из рисунка 1.1, аудит СМК поставщика позволяет потребителю получить достаточно подробную информацию о наличии и уровне зрелости такой системы, сделать выводы о способности организации поставлять качественную продукцию. Однако применения только этого метода также недостаточно для получения целостного представления о деятельности поставщика. В определенной степени восполнить этот пробел позволяет комплексный анализ информации, относящейся к процессам деятельности поставщика. При этом организация может применять самый разнообразный набор показателей, отражающий важнейшие аспекты его работы. Условно все эти характеристики можно отнести к двум группам: отражающие ресурсы поставщика и относящиеся к его деятельности в области качества.