Основные этапы создания предпринимательской структуры. Сущность создания бухгалтерского учета

Руководитель организации обязан наладить бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения. В Законе «О бухгалтерском учете и отчетности» сказано: «Руководитель организации должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений».

В зависимости от объема учетной работы руководитель организации имеет право:

создать бухгалтерию как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;

вести учет лично (в унитарных предприятиях, основанных на частной собственности и если это предусмотрено уставом предприятия).

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета. Она должна: отражать специфические особенности организации и технологии производства; обеспечивать взаимодействие между структурными подразделениями и исполнителями; не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей; использовать достижения научной организации труда; быть максимально простой и компактной; обеспечивать руководство предприятия всей информацией, необходимой для контроля и управления производством при минимальных затратах на функционирование бухгалтерии, а внешних пользователей – достоверной бухгалтерской отчетностью.

В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется на небольших предприятиях с численностью аппарата до 7-9 человек.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих звеньев управления, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется в большинстве средних организаций и в некоторых крупных организациях.

В средних организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

материальная группа, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведут учет основных средств и МБП;

группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;

производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;

учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;

общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно существуют группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами, группа подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.

При комбинированной организации структуры бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (например, по производствам), выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетентности. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в особо крупных организациях и в производственных объединениях.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии, только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями организации дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

Основные элементы процесса организации бухгалтерского учета.

Основным звеном организации бухгалтерского учета выступает персонал бухгалтерии и возникающие внутри него взаимоотношения по поводу создания действенной информационной системы управления. Поэтому процесс организации бухгалтерского учета включает следующие основные элементы.

– Выбор лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета. Разрабатывается штат работников и структура бухгалтерии, дается должностная характеристика каждой штатной единице, намечаются мероприятия по повышению квалификации работников, составляются график учетных работ и посещения учебных занятий, семинаров, консультаций отдельными работниками бухгалтерии, а также другими работниками, ответственными за представление информации. Первичным звеном бухгалтерского учета является бухгалтерия организации.

Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица организации, возглавляемая главным бухгалтером, который назначается непосредственно руководителем и подчиняется лично ему. Он должен обеспечивать постановку и ведение бухгалтерского учета в организации, формирование и исполнение учетной политики, составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности. На главного бухгалтера возложена функция обеспечения контроля за движением имущества и выполнением обязательств, планирования учетного процесса, внедрения передовых форм и методов учета. Главный бухгалтер совместно с руководителем и специалистами предприятия обязан определить содержание, объем, сроки и формы предоставления внутризаводскими (внутрихозяйственными) подразделениями информации, необходимой для оперативного управления производством и составления статистической отчетности. При этом следует исходить из действительной потребности в информации для управления производством и не допускать составления ненужной информации. График предоставления внутризаводскими подразделениями оперативной информации утверждается руководителем предприятия, а в бухгалтерии определяются работники, ответственные за правильное и своевременное ее составление и предоставление.

Главный бухгалтер имеет право подписи документов, служащих основанием для приемки и выдачи материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Без его подписи такие документы считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

С главным бухгалтером согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц, а указания и распоряжения в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников организации.

При организации учета важным условием является знание работниками бухгалтерской службы законодательных актов и инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в Республике Беларусь. Эти знания необходимы для конкретного решения вопросов организации учета на отдельных участках производства, рационального построения документооборота и строгого соблюдения стандартов, положений и инструктивных указаний по организации бухгалтерского учета. Без знания общеустановленных правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно отражать хозяйственные операции.

– Определение прав, обязанностей и порядка работы бухгалтерии. Данные моменты закрепляются в «Положении о бухгалтерии», разрабатываемом в организации. В этом документе сформулированы общие положения бухгалтерского учета: цели и задачи бухгалтерского учета; законодательные акты, на основе которых ведется учет; требования к руководству бухгалтерией; численность аппарата бухгалтерии и распределение обязанностей между его работниками; форма учета; график документооборота.

В «Положении о бухгалтерии» раскрываются функции бухгалтерии по участкам учетной работы, в соответствии с которыми разрабатываются и утверждаются должностные инструкции для сотрудников аппарата бухгалтерии.

– Выбор степени централизации учета. Определяется порядок обработки документации, порядок распределения учетных работ между отдельными участками хозяйственной деятельности. В связи с этим в современных условиях применяются две системы организации учета централизованная и децентрализованная.

Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях организации (цехах бригадах, отделениях, участках) осуществляется первичный учет посредством составления первичных документов по всем хозяйственным операциям. Данные первичных документов группируются в накопительных и группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где они проверяются, обрабатываются и данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

При централизации бухгалтерского учета обобщение учетных данных происходит в главной бухгалтерии, что позволяет рационально организовать труд работников бухгалтерии, использовать современные средства механизации и автоматизации учета. Централизация учета применяется в малых, средних и даже крупных по размерам организациях.

Децентрализация учета состоит в том, что в отдельных структурных подразделениях организации не только оформляются первичные документы, но и ведется синтетический и аналитический учет, составляются бухгалтерские балансы и отчеты.

Подразделения представляют балансы и отчеты в главную бухгалтерию, где их сверяют и сводят в целом по организации. Работники главной бухгалтерии осуществляют контроль за работой бухгалтерии подразделений организации.

Основной недостаток децентрализации учета состоит в разобщенности работы бухгалтерского аппарата, в затруднении использования единой учетной политики, а также внедрения автоматизации учетных процессов, что приводит к удорожанию учетной информации. Однако децентрализация учета в условиях территориальной разобщенности, разнообразного характера выполняемых работ, внедрения коллективных форм организации труда и его оплаты (внутрихозяйственной кооперации, аренды и т.д.) и при других определенных моментах является необходимой.

Децентрализации учета присуще преимущество, которое заключается в том, что бухгалтерский учет функцию управления выполняет непосредственно в местах совершения операций (подразделениях). Близость работников учета к объектам управления улучшает информационные, аналитические и контрольные функции бухгалтерского учета. Появляется возможность проведения анализа и оценки состояния системы управления эффективностью производства, полученного маржинального дохода и прибыли в каждом подразделении организации.

В настоящее время на практике встречается частичная децентрализация бухгалтерского учета. Она заключается в том, что в подразделениях организации наряду с документами и сводными производственными отчетами (ведомостями) составляют бухгалтерские проводки, т.е. ведется аналитический учет, производится сводка и группировка учетных данных, но их обобщение ограничивается составлением производственных отчетов. Частичная децентрализация учета, в частности, применяется в организациях, где подразделения работают на принципах хозяйственного (коммерческого расчета) и используют современные формы организации производства, труда и его оплаты.

– Определение материальной ответственности работников. С рядом работников заключаются договора о полной или частичной материальной ответственности в целях обеспечения сохранности имущества (с кассирами,

продавцами, экспедиторами, кладовщиками и т.д.).

– Определение объектов, порядка и сроков проведения инвентаризаций. Необходимо для обеспечения контроля за сохранностью имущества и работой материально ответственных лиц. При этом регламентируют порядок, сроки и количество проведения инвентаризаций отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации.

– Выбор формы бухгалтерского учета. История развития бухгалтерского учета – это история поиска наиболее совершенных способов обработки и оптимального обобщения информации для нужд управления, которые зависят от формируемой главным бухгалтером формы бухгалтерского учета. Администрация организации вправе самостоятельно выбирать или разрабатывать форму бухгалтерского учета, исходя из характера и масштабов деятельности, объема информации, технических возможностей определять состав, структуру и порядок формирования учетных регистров, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.

Форма бухгалтерского учета – это порядок сочетания различных видов учетных регистров, техники обработки учетных данных, последовательности и способа учетных записей в них.

Форма бухгалтерского учета начинается с проводки и заканчивается отчетным сведением информации. Основанием для бухгалтерской проводки может служить только надлежаще оформленный первичный документ (информационный вход формы учета), а конечным результатом работы бухгалтера признается бухгалтерская отчетность (информационный выход формы учета). Поэтому форма бухгалтерского учета - это то, что лежит между первичным документом и отчетностью.

Для регистрации, обобщения и группировки данных первичных документов используют различные учетные регистры: карточки, книги, журналы, ведомости, свободные листы, машинограммы. Систематизированная в них информация трансформируется в показатели, отражаемые в отчетности и используемые в управлении.