Отчет по управленческой практики в ООО «Южно-Уральская Машиностроительная Компания»

• прозрачная для всех сотрудников ПИИ,
• своевременная (систематическая, по факту подписания договора на поставку, по факту взаимного выполнения обязательств по договору),
• стимулирующая заинтересованность всех служб и подразделений компании в продажах,
• стимулирующая лидерские качества менеджеров по продажам как руководителей проектов продаж,
• стимулирующая коллективную работу отдела по продажам оборудования в регионе по количественным показателям:

1. объемы продаж по регионам;
2. выполнение личного плана по количественным показателям;
3. динамика продаж (темп роста продаж);
4. количество контактов с клиентами;
5. показатели качества работы сотрудника (дисциплина, взаимодействия с клиентами, инициатива, и т.п.) – оценивается руководством;
6. стаж работы в компании.

Система включает три основных фонда материального  стимулирования

• Фонд оплаты труда (ФОТ) 

Формируется на счёте ООО «Южно-Уральской Машиностроительной Компании» в процентах от разницы между доходами и материальными затратами, с учётом таможенных платежей всех подписанных договоров (контрактов), их этапов, спецификаций, счетов, договорных писем и т.д.по всем видам деятельности и структурным подразделениям ПИИ. Фонд оплаты труда формулируется и распределяется каждый квартал до 20 числа месяца. ФОТ отдельного структурного подразделения формируется из ФОТ предприятия в процентах.

• Фонд заработной платы (ФЗП)

ФЗП каждого  сотрудника и предприятия в целом, определены в штатном расписании. ФЗП предприятия определяется как  сумма ЗП сотрудников предприятия, определенных в штатном расписании. ЗП сотрудника в штатном расписании пересматривается периодически по итогом оценки работы сотрудника с учётом утверждённого бюджета доходов  и расходов на предстоящий год. ФЗП  выплачивается ежемесячно в виде ЗП. ЗП выплачивается два раза в  месяц в сроки – аванс 25 числа  текущего месяца, остаток – 15 числа  месяца следующего за отчётным месяцем. При совпадении указанных дат  с выходным днём заработная плата  выплачивается в дни, предшествующие выходному дню. ЗП является обязательной к выплате всем сотрудникам независимо от показателей работы структурного подразделения и величины ФОТ структурного подразделения.

• Фонд стимулирования (ФС)

Состоит из трёх компонентов:

- Фонд стимулирования  авансовый (ФСА);

- Фонд стимулирования  конечного результата (ФСК);

- Фонд стимулирования  выполнения плана (ФСВП).

Политика  оформлена как официальный документ, периодически она пересматривается руководством компании и корректируется.

2.4 Система найма и отбора  персонала в организации

Планирование  кадров в ООО  «Южно-Уральская Машиностроительная Компания» применяют для того, чтобы определить качественную и количественную потребность в сотрудниках и чтобы определить соответствие имеющегося кадрового состава компании ее целям и стратегии развития. Специального документа, определяющего процедуру планирования кадров, в компании не существует. Задача определена как одна из функций менеджера по управлению персоналом компании. 

Для решения  задачи кадрового планирования, менеджер по управлению персоналом:

• постоянно следит за рынком труда (для того, чтобы знать средний уровень зарплат для потенциальных сотрудников компании); 
• совершенствует процесс приема на работу, стремится как можно лучше узнать кандидата, его квалификацию, опыт, личностные качества; 
• контролирует внутренние резервы компании (чтобы в нужный момент можно было найти подходящего человека на новую должность внутри самой компании и тем самым сократить затраты на поиск, подбор, адаптацию).

Необходимость в найме нового сотрудника, сроки  его выхода на работу, размер оплаты его труда, варианты оформления с  ним трудовых отношений обсуждаются  менеджером по персоналу с начальником  соответствующего подразделения и  согласуются с генеральным директором. При необходимости в штатное  расписание компании вносят изменения. В случае возникновения необходимости в замещении вакантной должности или в найме дополнительного персонала, действует определённый порядок поиска и отбора кандидатов.

Отбор кандидатов на должности сотрудников компании осуществляется по приоритету применения (т.е. каждый следующий способ применяется  только в случае невозможности и (или) неудачи применения предыдущего):

1. Внутренний отбор.

Менеджер  по персоналу проводит исследование внутренних ресурсов среди сотрудников  с целями:

• Выявления претендентов на замещение вакансии из сотрудников.
• Реализации программы карьерного роста сотрудников.

Внутренний  отбор осуществляется по следующей  процедуре:

• Информирование сотрудников об открытии вакансии всеми доступными способами.
• Период ожидания (до 5 рабочих дней).
• Собеседование кандидатов-соискателей с должностными лицами компании.
• Окончательное принятие решения о приёме того или иного кандидата на данную вакантную должность, оформление отношений с ним и информирование сотрудников о закрытии вакансии.

2. Поиск и подбор кандидатов из имеющегося кадрового резерва.

У менеджера  по персоналу находится и постоянно  обновляется база данных на лиц, когда-либо обращавшихся с целью трудоустройства, но не прошедших по каким-либо причинам предыдущий конкурсный отбор. Сюда же включаются студенты старших курсов и выпускники УрФУ, проходившие практику и / или обучение на предприятии. Менеджер по персоналу:

• Организует просмотр имеющихся сведений о кандидатах заинтересованными должностными лицами.
• Приглашает кандидата на собеседование.
• Организует квалификационный отбор кандидатов.
• Оформляет окончательное принятие решения о приёме кандидата на данную вакантную должность, оформляет отношения с ним и информирует сотрудников о закрытии вакансии.

3. Поиск и подбор кандидатов из внешней среды с использованием средств массовой информации.

В этом случае предполагается размещение объявления об имеющейся вакансии в средствах  массовой информации. Сбор заявлений - резюме кандидатов производится менеджером по персоналу в течение не менее  двух недель с момента размещения информации о вакансии. Менеджер по персоналу осуществляет:

• Сортировку поступивших сообщений (учёт и обновление базы данных на кандидатов).
• Приглашение лучших (наиболее соответствующих) кандидатов на собеседование и проведение собеседований с ними.
• Собеседование кандидатов-соискателей с должностными лицами компании.
• Оформление отношений с кандидатом, выдержавшим конкурсный отбор.
• Информирование сотрудников о закрытии вакансии.

В принятии решения о наиболее подходящем кандидате  участвуют все заинтересованные должностные лица. В случае положительного решения вопроса о приёме кандидата на вакантную должность в ООО «Южно-Уральскую Машиностроительную Компанию» соискатель подаёт в письменном виде заявление о приёме на работу на имя Генерального директора. Заявление о приёме на работу кандидата должно быть подписано начальником подразделения, в котором он будет работать и директором той службы, к которому относиться данное подразделение. Генеральный директор накладывает соответствующую резолюцию и передаёт заявление менеджеру по персоналу. Менеджер по персоналу передаёт заявление кандидата-соискателя в отдел кадров для дальнейшего оформления индивидуального Трудового договора с сотрудником компании и подготовки приказа о приёме на работу в соответствии с достигнутыми между кандидатом-соискателем и Генеральным директором договорённостями. Должность и подразделение в заявлении о приёме на работу должны быть указаны в точном соответствии со штатным расписанием.

Приём на работу производится на основании заключённого трудового договора. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

• Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства,
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность,
• Диплом или иной документ о получении образования (полном или неполном) или документ, подтверждающий специальность или квалификацию,
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования,
• Документы воинского учёта - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Приём на работу в осуществляется, как правило, с  прохождением испытательного срока  продолжительностью от 1 до 3-х месяцев. Условие об испытании должно быть прямо указано в трудовом договоре. Приём на работу оформляется приказом, который объявляется работнику  под расписку в трёхдневный срок со дня подписания трудового договора.

2.5 Оценка кадровой политики  и организации управления персоналом  в  ООО «Южно-Уральская Машиностроительная Компания»

В компании нет специализированного подразделения по управлению персоналом, функции организации работы с персоналом возложены на менеджера по персоналу, который подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия. Основные направления деятельности менеджера по персоналу включают: планирование, найм и отбор персонала; адаптацию новых сотрудников; разработку и актуализацию должностных инструкций; оценку персонала; повышение квалификации, содействие карьерному росту и создание кадрового резерва; создание и поддержание благоприятного социально-психологического климата в коллективе. В соответствии с должностной инструкцией менеджера по персоналу, его основные обязанности заключаются в следующем:

Менеджер по персоналу:

1. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.
2. Обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.
3. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.
4. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектации штата работников.
5. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.
6. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.
7. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.
8. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.
9. Разрабатывает систему оценки деловых качеств работников, мотивации их должностного роста.
10. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом.
11. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.
12. Составляет и оформляет трудовые договоры (контракты), ведет личные дела работников и другую кадровую документацию.

При этом менеджер по персоналу имеет  право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкций обязанностями.
3. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и иных работников необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.).
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

Целенаправленная работа по привлечению, отбору и адаптации новичков в  компании является одним из важнейших  направлений работы менеджера по персоналу. Анализ показал, что при разработке системы адаптации новичков в организации учитываются многие факторы, эта система не является застывшей, она постоянно подвергается оценке и изменениям. Вероятно, именно поэтому адаптация в компании проходит в большинстве случаев успешно и эффективно – по данным менеджера по персоналу за последние 5 лет нет ни одного случая, чтобы сотрудник уволился в течение первого года работы.

Принятые в компании политики и  методы обучения и мотивации определяют желание работников продолжать работу в организации, ответственно относиться к своим обязанностям, доброжелательно  относиться и сотрудничать друг с  другом.

В компании преобладает позитивный климат, сотрудники дружелюбны, ответственны в выполнение общих задач. У них сформированы чувства партнёрства, равенства и самодисциплины. Соблюдение равенства в доступе к руководству сочетается с жестким управлением сверху в целях организации. Инициатива и инновации поддерживаются в соответствии с ресурсами компании.

В целом, можно заключить, что существующая организация деятельности по управлению персоналом позволяет эффективно решать необходимые задачи. Однако, учитывая стратегические планы предприятия по выходу на новые рынки и завоеванию на них лидерских позиций, дальнейшее совершенствование организационной структуры и системы управления персоналом, численность которого увеличивается с каждым годом, представляется необходимой и целесообразной в ближайшее время.

В следующем разделе представлены рекомендации по внедрению изменений  в существующую систему управления персоналом.