Организация конфеденциального делопроизводства

• обеспечение сохранности дел;

• передача дел в архив;

• приложения:

• примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

• перечень документов, на которых ставится печать;

• перечень документов, подлежащих утверждению;

• перечень документов, подлежащих согласованию;

• форма регистрационно–контрольной карточки;

• перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

• акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

• внутренняя опись документов дела;

• опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

• порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;

• порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;

• порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;

• порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);

• порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;

• порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;

• порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

• системы электронного конфиденциального документооборота;

• системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;

• системы электронного конфиденциального информационного хранилища;

• системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

• возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;

• возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;

• возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;

• возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:

• электронной почты;

• корпоративной компьютерной сети;

• устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).

• работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).

• создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:

• дата создания, получения, исполнения;

• регистрационный номер;

• фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;

• права доступа;

• степень конфиденциальности;

• количество листов и т.д.

• разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.

• получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.

• работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).

• контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.

• осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.

• поиска электронных документов по:

• реквизитам;

• ключевым словам;

• содержанию;

• дате создания;

• контрольным срокам;

• исполнителю и т.д.

• анализа электронных документов по:

• тематике;

• проблематике;

• исполнителям;

• резолюциям;

• дате создания и т.д.

• дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.

• разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:

• систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;

• гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;

• отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;

• обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;

• организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;

• уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;

• упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;

• обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

• блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;

• блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;

• блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;

• блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж – системы защиты  информации, предусмотренные программным  обеспечением, на которой работает  компьютерная сеть (средства защиты  Windows, Office и т.д.);

2 рубеж – системы защиты  информации, встроенные в саму  систему электронного делопроизводства;

3 рубеж – системы защиты  информации, дополнительно установленные  в компьютерной сети на сервере  и на рабочих местах пользователя 

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:

• криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных «цифровых сейфов» пользователей на сервере;

• защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;

• защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;

• защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;

• защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);

• мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:

• контроль и защиту электронного документа от просмотра;

• контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;

• контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;