Организация конфеденциального делопроизводства

Федеральное агентство по образованию Российской федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Южный федеральный университет»

 

Экономический факультет

 

Кафедра «Прикладная информатика в экономике»

 

Доклад на тему:

«Организация конфиденциального делопроизводства»

 

 

 

 

Выполнила:

Потемкина Ю.К.

Гр.4.11.1

 

 

2014 год

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Составные части делопроизводства:

• бумажное делопроизводство;

• электронное делопроизводство;

• системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:

• присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;

• обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;

• контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;

• организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;

• гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;

• создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;

• уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;

• запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;

• к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;

• хранение конфиденциальных документов только в сейфах;

• в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;

• включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;

• рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;

• система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;

• организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;

• отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;

• контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;

• организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап – создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности  будет входить обеспечение делопроизводства  организации.

2 этап – закупка необходимых  принадлежностей для функционирования  делопроизводства (сейфы, печати, оборудование  помещений и т.д.).

3 этап – создание необходимых  нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап – доведение  нормативных документов до сотрудников  в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов  контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап – создание механизма  ответственности за нарушение  правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного  бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня  сведений конфиденциального характера  и документов, содержащих конфиденциальные  сведения. Разделение сведений на  несколько групп по степени  конфиденциальности (например: строго  конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня  сведений конфиденциального характера  у руководства, а также определение  порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил  конфиденциального бумажного делопроизводства  на основе общего бумажного  делопроизводства.

5 этап – определение  порядка допуска сотрудников  к сведениям конфиденциального  характера.

6 этап - заключение договоров  о нераспространении конфиденциальных  сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап – создание необходимых  нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап – доведение  нормативных документов до сотрудников  в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов  контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап – создание механизма  ответственности за нарушение  правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

• бухгалтерия;

• учредительные документы;

• судебно-процессуальные документы;

• договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

• доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

• отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:

• хранение документов:

• хранение документов у сотрудников;

• хранение документов в Секретариате.

• создание документов у исполнителя;

• издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);

• регистрация документа в Секретариате;

• движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;

• размножение документов (снятие копий);

• контроль за исполнением документов;

• создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;

• уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

• Устав организации;

• “Коллективный договор”;

• правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

• трудовой договор;

• заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации. Примерный план инструкции:

• общие положения;

• определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

• организация работы с конфиденциальными документами;

• порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

• порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

• контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;

• обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

• общие положения;

• правила составления и оформления документов;

• составление и оформление основных видов документов;

• организация документооборота:

• порядок движения и обработки входящих документов;

• порядок движения и обработки исходящих документов;

• порядок движения и обработки внутренних документов;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• систематизация документов;

• разработка номенклатуры дел;

• формирование дел;

• подготовка документов к архивному хранению;

• экспертиза ценности документов;

• описание документов постоянного и временного сроков хранения;