Организация и управление

      Исходя  из сравнения формальной и неформальной организации, можно сделать вывод, что вопрос разделения формальной и неформальной организации - это вопрос разделения двух подходов в процессе организации: организационно-технического и социально-психологического. В рамках первого осуществляется управление созданием формальной организации (классическая школа). В рамках второго руководители могут влиять на формирование и развитие неформальной организации, роль которой для эффективности организации (в частности, при профилактике конфликтов) была отмечена в различных научных трудах по организации управления (доктрина человеческих отношений, бихевиоризм).

      Существует  ряд требований для того, чтобы  формальная организация была эффективной:

- учет  объективных закономерностей и  возможностей (ограничений по ресурсам, условий внешней среды);

- закрепление  рационального распределения ролей  с полным и четким описанием прав и обязанностей;

- непротиворечивость  распределения ролей в отношении к общей цели и между собой;

- однозначность  восприятия ролей.

      С другой стороны, сформулирован ряд  требований и к неформальной организации, которая зачастую играет деструктивную роль (распространение ложных слухов, принятие негативных социальных норм):

- признание существования неформальной организации наряду с формальной;

- выявление  неформальных лидеров и их  интересов и мотивов;

- учет  возможных отрицательных последствий  для неформальных организаций при принятии решений;

- привлечение  ведущих членов неформальной  организации к принятию решений;

- оперативное  распространение точной информации  через неформальную организацию. 

Тема 3. Организация как система. Организация и управление 

План

1. Системный  подход к определению сущности  организации. Внутренняя среда  организации. Внешняя среда организации. Жизненный цикл организаций. 

2. Понятие управления.

3. Классификация  систем как объекта управления.

4. Классификация  систем как субъекта управления.

5. Классификация  систем управления в целом. 

1. Системный подход  к определению  сущности организации.  Внутренняя среда  организации. Внешняя среда организации. Жизненный цикл организаций. 

      Преобладающей методологией исследования объектов до 20 века был анализ, основанный на расщеплении объекта вплоть до простейших элементов, на подробном их изучении и описании. Анализ (от греч. analysis – разложение) расчленение (мысленное или реальное) объекта на элементы. Этот подход приемлем и сейчас, но для простых систем. Однако, исследование сложных и сверхсложных систем при помощи анализа затруднено. Сложность объекта определяется количеством элементов и связей, которые влияют на разнообразие состояния системы (автомобиль, самолет и т.д.).

      Причины, по которым метод анализа не может  быть использован при исследовании сверхсложных систем:

- невозможно  подробно описать все элементы  и связи сложных систем;

- потери  системных свойств целого, которыми  не обладает элементы системы.

      Сверхсложные  системы можно изучать только с помощью системного подхода.

      Существует  много определений системы разной степени формализованности. В частности,

 - система (от греч. systema – целое, составленное из частей, соединение) множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство;

- система  – множество динамически взаимосвязанных элементов;

- система  – множество динамически взаимосвязанных  элементов, каждый из которых  не обладает свойством, присущим  целому, т.е. системе.

      Система – это такое целое, которое  нельзя разделить на независимые  части.   

Элемент системы – это неделимая в рамках данной системы, обособленная ее часть со своими специфическими чертами, свойствами и назначением. Элементы считаются взаимосвязанными, если они накладывают взаимные ограничения на поведение (функционирование, изменение) друг друга.

     Все, что не входит в систему, является для нее внешней средой. Любая обособленная часть системы составляет ее подсистему. Система является развивающимся объектом. Она возникает, развивается во времени, пространстве, мыслительном процессе, разрушается и перестает существовать. Любое выделение системы из внешней среды и подсистемы в системе не единственно и зависит от цели исследования и от многообразия свойств элементов и их взаимосвязей.

      В соответствии с введенным определением системой могут быть объекты самой разнообразной материальной и нематериальной природы, обладающие определенной целостностью (взаимосвязанностью элементов).

      Системный подход в самом простом виде –  это признание того, что объектом исследования является система. В этом случае организация как объект управления – это система, состоящая из элементов, имеющих общую цель. 

      Элементы  внутренней и внешней среды организации представлены на рис. 2.1. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2.1. Организация как открытая система 

     Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живет без изменений. Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться — процветают, негибкие — исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла организации как ее предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходят организации, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

     Жизненный цикл организации непосредственно  и теснейшим образом связан с жизненным циклом продукции — временным интервалом, включающим несколько стадий, каждая из которых отличается особым характером процесса изменения объема производства во времени. Следует различать полный жизненный цикл продукции, жизненный цикл продукции в сфере производства, жизненный цикл продукции в сфере потребления. Полный жизненный цикл продукции включает время создания, продолжительность выпуска и время эксплуатации изделий потребителями. Это понятие используется для планирования маркетинга и снабженческо-сбытовой деятельности, организации послепродажного обслуживания изделий, выбора адекватных форм управления и создания необходимых структурных звеньев.

     Концепции жизненного цикла уделяется большое  внимание в литературе по изучению рынков. Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие временные отрезки предусматривает следующие этапы.

     Этап  предпринимательства. Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

     Этап  коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации и структура в рамках организации остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.

     Этап  формализации и управления. Структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает серьезной опасности.

     Этап  выработки структуры. Организация увеличивает выпуск продукции и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован.

     Этап  упадка. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно наиболее ценных специальностей. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизован.

     Основные  этапы жизненного цикла организации  графически представлены на рис. 2.2. На рисунке часть кривой, имеющая положительный наклон, отражает стадии создания, роста и зрелости организации, а другая ее часть с отрицательным наклоном — стадию упадка организации. 

 

Рис. 2.2. Жизненный цикл организации

     Многочисленные  исследования показывают, что организации  в течение жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

     На  стадии создания организации руководитель должен принять следующие меры:

• тщательно изучить потребительский спрос на данную продукцию или услуги на конкретных рынках;
• собрать и оценить информацию о деятельности и намерениях конкурентов, сопоставить ее с возможностями, наличными ресурсами и стратегией компании;
• взвесить необходимость и целесообразность увеличения потенциала компании и внесения соответствующих коррективов в ее стратегию;
• изыскать возможности привлечения дополнительных ресурсов за счет внутренних и внешних источников;
• рационально организовать управленческий процесс, включая расстановку кадров, создание системы ответственности, надежный механизм принятия решений, систему мотивации и стимулов.

   На  стадии роста организации на первый план в деятельности руководителя выступают:

• решение социальных проблем коллектива, позволяющее закреплять и развивать заинтересованность работников;
• обеспечение баланса между текущей и инновационной перспективной деятельностью, между повышением качества выпускаемой продукции и услуг и поиском новых сфер приложения капитала;
• • оптимизация соотношения между централизацией и децентрализацией в управлении компанией, внедрение прогрессивных структур управления, информационных технологий и т.п.

     На  стадии зрелости руководитель организации должен принимать такие меры:

• систематически и в первоочередном порядке следить за поведением конкурентов и в необходимых случаях вносить изменения в перспективные планы организации;
• проанализировать необходимость и возможности технического перевооружения производства, повышения уровня технологической и конструкторской подготовки производства;
• совместно с потребителями определять производственную и научно-техническую политику организации;
• создать необходимые условия для поддержания и укрепления интеллектуального  потенциала  организации, эффективной работы целевых команд, использования матричных структур и т.п.