Невербальные средства общения

План 

1. Охарактеризуйте  вербальные средства общения. 

2. Виды барьеров  коммуникации. 

3. Барьеры в  деловой коммуникации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Вербальные средства  общения. 

Коммуникация  — обмен информацией между живыми организмами.

Средства  общения — поведенческие проявления, которые в ходе общения адресованы партнеру. Из них складывается живая ткань общения. По терминологии А.Н. Леонтьева и М.И. Лисиной в структуре коммуникативной деятельности они равнозначны операциям. Это те операции, с помощью которых строятся действия общения и вносится вклад во взаимодействие людей друг с другом. Выделяются три основные категории средств общения, с помощью которых оно осуществляется: экспрессивно-мимические, предметно-действеные и речевые средства общения. Каждая категория средств общения имеет свои специфические возможности, определяющие ее функции и роль в общении. Первыми в онтогенезе возникают экспрессивно-мимические средства общения: улыбка, смех, экспрессивные вокализации, мимические движения и т.п. Это выразительные средства общения. Их функция состоит в том, что они служат индикаторами отношения одного человека к другому. Эти средства общения возникают в конце 1-го, в начале 2-го месяца жизни ребенка, но сохраняют свое значение на протяжении всей жизни человека, т.к. выражают содержание общения, не передаваемое с такой полнотой никакими другими средствами (внимание, доброжелательность, интерес). Они составляют обязательный компонент любого уровня развития общения. Предметно-действенные средства общения возникают в онтогенезе позднее. Это уже не выразительные, а изобразительные средства общения. К ним относятся локомоции (приближения, позы, повороты и пр.), указательные жесты, протягивание и передача предметов, действия предметами, прикосновения и т.д. Изобразительные средства выражают готовность партнера к общению и в своеобразной форме показывают, к какому именно взаимодействию он приглашает. Эти средства общения отличаются более высокой степенью произвольности, чем выразительные. Наиболее эффективными являются речевые средства общения, позволяющие выйти за пределы частной непосредственно воспринимаемой ситуации и организовать контакты по широкому кругу разнообразных вопросов. Появление речи вызывает качественный скачок в самом общении: оно приобретает относительную автономность от конкретной, чувственно воспринимаемой ситуации взаимодействия. В общение посредством речи входят и утверждаются в нем невидимые и невоспринимаемые свойства объектов и явлений: нравственные и интеллектуальные качества людей, причинно-следственные связи и отношения в мире предметов и т.п. Общение становится внеситуативным. Все средства общения формируются прижизненно в процессе реального взаимодействия людей.

Коммуникационный  процесс.

Коммуникационный  процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная  цель коммуникационного  процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель , лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

Эти этапы  проиллюстрированы на рисунке 1 в  виде простой модели процесса коммуникаций.

Рисунок 1 (простая  модель процесса обмена информацией).

Хотя  весь процесс коммуникаций часто завершается  за несколько секунд, что затрудняет выделение  его этапов, проанализируем эти этапы, чтобы  показать, какие проблемы могут возникнуть в разных точках.

  Зарождение идеи.

Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель  решает, какую значимую идею или  сообщение следует сделать предметом  обмена. К сожалению, многие попытки  обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Девис подчеркивает важность данного этапа : “ Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Леймотив этапа – не начинайте говорить не начав думать”.

Нужно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она  послужит обмену информации. Отправитель  решил только, какую именно концепцию  он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить  процесс эффективно, он должен принять  в расчет множество факторов. К  примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов  работы, должен четко понимать, что  идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может  заключаться в смутных общих  похвалах или критике поведения  подчиненных.

Этот  пример показывает также связь между  восприятием и коммуникацией. У  руководителя, который считает подчиненных  способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего найдутся дельные позитивные идеи обмена информацией на указанную  тему по существу. Управляющий, который  воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.

Еще один пример потенциальных проблем на этапе зарождения идеи дает нам начальник  цеха, только что принявший сообщение  от высшего руководства о том, что компании нужно на 6 % увеличить  производство видеоигр без увеличения сверхурочных выплат. Если начальник  цеха не сможет сообразить, каким путем  лучше всего обменяться этой информацией  с подчиненными и направит им это  сообщение в точности таким, каким  оно было получено, возможны недоразумения, поскольку рабочие поймут лишь сам  факт того, что изменения необходимы. Если же руководитель в самом деле подумает те идеи, которые требуют  передачи, он может прийти к следующим  заключениям:

1. Рабочие должны понять, какие именно нужны изменения – прирост объема производства на 6% без дополнительных сверхурочных.
2. Рабочие должны понять, почему нужны эти изменения, иначе они могут сделать вывод, что компания пытается выжимать из них побольше, а платить поменьше, и взбунтоваться.
3. Рабочие должны понять, каким образом следует осуществить изменения – качество продукции и уровень брака не должны измениться вследствие прироста объема производства, иначе эффективность может снизиться, а не возрасти, как того требует в своем сообщении высшее руководство.

Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут действовать  неудачно, поскольку по отношению  к ним именно так действует  высшее руководство. Дело в том, что  руководители высшего звена часто  служат ролевой моделью для поведения  подчиненных. Если наши руководители склонны  к принуждению или не откровенны в обмене информации с нами, мы вполне можем повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными . однако вы находитесь в  ином положении, чем ваше начальство. Поэтому вовсе необязательно  действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что  в действительности необходимо, так  это осознать – какие идеи предназначены  к передаче до того, как вы отправляете сообщение, и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

Кодирование и выбор канала.

Прежде  чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое  кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель также должен выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную  почту, видеоленты и видеоконференции.

Если  канал не пригоден для физического  воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может  быть неосуществимым одновременный  разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения  и приобщения к проблеме.

Если  канал не слишком соответствует  идее, зародившейся на первом этапе, обмен  информацией будет менее эффективным. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности  допущенных последним серьезных  нарушений мер безопасности, и  делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку  по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности  нарушения столь же эффективно, как  официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной  записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько  важен сделанный ею вклад в  работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом  с выражением благодарности, а также  премией.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее  число средств коммуникаций в  сочетании. Процесс усложняется, поскольку  отправителю приходится устанавливать  последовательность использования  этих средств и определять временные  интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное  использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен  письменной информацией. Обсуждая результаты этого исследования, профессор Терренс  Митчел указывает:” Главный вывод  этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение скорее всего  делают обмен информацией более  эффективным в большей части  случаев”. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и  письменно регистрировать параметры  ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг  становятся неуправляемыми.

Этап  станет более понятным, если представить  его себе как операцию упаковки. Многие действительно хорошие продукты не находят сбыта, пока не обретут  такой упаковки, которую потребитель  сочтет понятной и привлекательной  одновременно. Подобным образом многие люди с прекрасными идеями не в  состоянии упаковать их с помощью  символов и вложить в каналы, значимые и притягательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит сбыта.

  Передача.

На третьем  этапе отправитель использует канал  для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и  принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших  этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого  лица.

  Декодирование.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его.

Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

Трудности процесса общения

В процессе общения человека с человеком  могут встречаться трудности, которые  часто препятствуют достижению индивидом  целей и меняются в зависимости  от обстоятельств.