Эффективное использование времени менеджером и его рабочее место

1.3. Организация рабочего места менеджера.

Менеджер – особый вид работников. Он является важной составной частью коллектива. Коллектив достигнет цели тогда, когда все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны. [6, с. 203]

Труд руководителя может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офиса, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата. Все это предлагает эргономика – наука, изучающая рабочую среду в связи с работоспособностью и функциональными возможностями человека.

Современное рабочее место руководителя должно отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения, как защиты информации, так и личной безопасности. Первое, что замечают люди приходя на прием – это внешняя обстановка помещения. От того, как выглядит ваш кабинет от части результаты беседы. Построение пространства требует соблюдения единого стиля во всем: в планировочном решении, в отделке, декоре, мебели. Грамотно расположив рабочую зону и подобрав правильно цветовую гамму, можно при минимальных расходах повысить настроение и производительность труда. [25, с. 257]

Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь от 20 до 50 м2. Но, как отмечают архитекторы, часто для функционального и уютного кабинета руководителя достаточно 12 м2. Высота минимум 3,5 м2. Форма кабинета также имеет большое значение, так как это еще и место проведения планерок и совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2. Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится на три зоны. Первая – непосредственно рабочее место. Вторая – зона проведения совещаний, планерок, презентаций. Третья зона – зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Она используется для доверительных бесед с партнерами и, в некоторых случаях, с подчиненными, когда необходимо создать неформальную обстановку.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно воздействует на зрение.

Согласно древнему китайскому учению руководитель должен сидеть в кабинете лицом к входной двери и немного наискосок от нее – это по мысли философов помогает найти выход даже в самой безвыходной ситуации. [15,с.136] На приставке слева можно поставить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много места на рабочем столе.

От стола руководителя должен отходить приставка. Она служит для проведения мелких заседаний, приема делегаций из нескольких человек. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек,   (5 -7 человек +2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально – обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Обстановка кабинета не должна быть угнетающей и подавляющей. Для этой цели в кабинете могут находиться аквариум с рыбками, зеленые насаждения, зеркало. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут размещаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые должны быть видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы или жалюзи, продуманное цветовое оформление.

Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. При подборе мебели следует учитывать такие моменты как: антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук, и др.), для обеспечения удобного положения тела человека. Это создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения.

Требования к креслу руководителя сформулировать предельно просто – оно должно быть удобным. Оно должно обеспечивать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови и не происходит вредных воздействий. Кресло о обязательно должно быть с подлокотниками и иметь возможность поворота, изменения высоты и угла наклона сиденья и спинки. Желательно иметь возможность регулировки высоты и расстояния между подлокотниками, расстояния от спинки до переднего края сиденья. Кресло должно быть регулируемым, с возможностью вращения, чтобы дотянуться до предметов находящихся вдалеке. [16, с. 157]

Цветовое решение интерьера характеризуется цветовой гаммой (совокупность цветов, принятая для цветового решения интерьера) и цветовым контрастом (мера различия цветов по яркости и цветовому тону). Традиционные нейтральные белый или серый, по мнению психологов, не должны доминировать в оформлении офиса. Первый – отдает больницей, второй, может быть, случайно упомянут в идиоме «серая масса». Разумеется, если вы вынуждены привязываться, например, к серому цвету, правильно будет использовать в убранстве контрастные цвета: вишневый, оранжевый, васильковый. Цвета советуют лучше выбирать из светлых тонов. Нежно-зеленый, желтый, бежевый. Они способствуют не только снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Можно упомянуть некоторые закономерности: коричневый – улучшает исполнительные функции; синий – улучшает активность головного мозга и уменьшает аппетит; желтый, оранжевый – повышают настроение и стимулируют рождение нестандартных решений; зеленый – несет спокойствие. Важно также чтобы поверхности были матовыми, т. к. блестящие – вредны для здоровья.

Также к эргономическим факторам относиться и шум. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на состояние человека. Предельно допустимые уровни шума хорошо известны. Уровень шума офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2. «Гигиенических требований…», уровень шума не должен превышать 75 дБ. Следует сказать, что шум, издаваемый компьютером, принтером и факсом, превышает 75 дБ. Поэтому не рекомендуется ставить всю оргтехнику на рабочем месте руководителя. Для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку, занавески из плотной ткани, коврики под шумящее оборудование. [17, с. 186]

Правильная освещенность помещения – фактор создания комфортных условий труда руководителя. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность приводит к напряжению зрения, ослабляет внимание, ведет к быстрому утомлению. Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или прямо. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. Однако использовать его весь рабочий день не представляется возможным. Искусственный и естественный свет должны иметь одно направление. Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам, и быть в пределах 500 лк. Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому предпочтение отдается теплым тонам, подчеркивающие желтые и красные тона. В качестве искусственного источника рекомендуют применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы.

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, влажность и скорость воздуха. Наиболее комфортной является температура 19-22 градусов. Уровень температуры связан с влажностью. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой – холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25-30%, нормальная в пределах 40-60%. Также на рабочем месте необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т. е одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправдано это в летние месяцы, когда температура достигает 27 градусов и выше. Для этого целесообразно использовать кондиционеры.

2. ЭФФЕКТИВНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВРЕМЕНИ МЕНЕДЖЕРОМ и    его рабочего места.

     2.1. Характеристика деятельности руководителя в УП «РусТан-ИТИ».

          Практическая часть рассматривается на примере унитарного предприятия «РусТан-ИТИ».

         Первым направлением деятельности УП «РусТан-ИТИ» является ремонт одежды из всех видов материала, реставрация и реконструкция одежды. Второе направление: серийный пошив женского легкого ассортимента одежды из трикотажа, костюмных и плательных тканей.

         История создания предприятия уходит далеко в 1870 год. Поэтому, эта цифра неспроста фигурирует на торговам знаке  от ателье «RUSAN». Семейное дело передовалось из поколения в поколение. Целью создания предприятия стало желание продолжить работу в этом направлении и получение прибыли. Таким образом, официально организация работает с 1994 года. Изначально ателье занималось массовым  пошивом рабочей одежды по заказу от огранизаций по г.Минску.

        2006 год  – ателье перешло на услуги  по ремонту одежды. Работа выполняется  высококвалифицированными потрными, которые наработали опыт в  этой сфере и  умение общаться  с заказчиками лично. Вместе с  этим в 2008 году  предприятие начало  производство легкого женского  ассортимента одежды. Затем наладило  связи с госудаственными магазинами  г. Минска и стало поставлять  свою продукцию в продажу. Торговая  марка  «RUSAN» завоевала своего потребителя качеством продукции и использованием только новейших технологий в разработке моделей и материалов при пошиве одежды.

          Главной задачей предприятия является своевременное и качественное удовлетворение потребностей заказчика. Поэтому в последнее время все усилия руководства направлены на самосовершенствование всех составляющих производственных отношений в достижении качественных изменений в соответствии с требованиями времени.

На данном предприятии руководитель разрабатывает стратегии развития организации, разрабатывает экономическое развитие, управляет финансами и бухгалтерским учетом, управляет трудом и зарплатой, управляет маркетингом и сбытом.

Также руководитель следит за ростом чистой прибыли, за снижением затрат, за ростом объемов производства, за снижением текучести кадров, за ростом качества продукции.

Рабочий день менеджера ненормированный, то есть при необходимости он остается на работе допоздна и часто задерживает сотрудников, чтобы решить какой-либо важный вопрос. Довольно часто он присутствует при приеме заказов, чтобы лично убедится, что работники его фирмы грамотно оформляют заказ и работают с клиентами.

Руководителю часто приходится уезжать из офиса с целью решения различных вопросов с налоговыми органами и  другими организациями

Как говорит сам руководитель, у него не остается времени не только на какое-то совершенствование деятельности фирмы и разработку стратегий ее развития, но и на дела личного характера.

2.2. Использование рабочего времени руководителем в УП «РусТан-ИТИ».

Каждый из руководителей сталкивается с проблемой о том, как успеть сделать всё, что нужно для этого сделать. Наука управления временем основана на умелом планировании и привычке исполнять запланированное. Мною были проанализированы два рабочих дня менеджера в УП «РусТан-ИТИ». К сожалению, анализ не может соответствовать сто процентному рабочему дню руководителя, так как таблицы составлены на основе результатов записей. Результат можно представить в виде следующей таблицы.

    Таблица 1 – Анализ видов деятельности и расход времени.