Эффективное использование времени менеджером и его рабочее место

 

 

                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

     Введение……………………………………………………………………….3

1. Теоретические основы научной организации труда менеджера

    1.1. Сущность и содержание научной организации труда………………….5

    1.2. Планирование рабочего времени руководителя ……………………….8

    1.3. Организация рабочего места менеджера ………………………………11

2. Эффективное использование времени менеджером и его рабочее место

    2.1. Характеристика деятельности руководителя в УП «РусТан-ИТИ»….15

    2.2. Использование рабочего времени менеджера в УП «РусТан-ИТИ»…16

    2.3. Паспорт рабочего места руководителя в УП «РусТан-ИТИ»………....22

    Заключение……………………………………………………………………26

    Литература…………………………………………………………………….28

    Приложение…………………………………………………………………...30

 

 

ВВЕДЕНИЕ

           Менеджмент  как  современная система  управления фирмой, предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых  для их эффективного функционирования и развития производственной деятельности. Речь идет о такой системе  управления (принципах, методах, организованной  структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией  фирмы на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных результатах широким  использованием новейших научно-технических достижений, регулированием межфирменных отношений.

         Сколько способных    и даже талантливых людей не достигли вершин и серьёзных успехов в жизни, не сделали хорошей карьеры по одной лишь причине: не смогли наилучшим образом распорядиться не своим временем, не своими способностями и, как следствие, правильно организовывать свою работу и свою деятельность.

       Каждый менеджер должен научиться обращаться с самим собой как с уникальным ресурсом для поддержания своей производительности на должном уровне. Успешная деятельность организации зависти от умелого и грамотного руководителя .[9, с. 181]

Руководитель современного типа, менеджер – лицо, осуществляющее руководство предприятием или подразделением, направляющее, организующее и регулирующее деятельность подчинённого коллектива для достижения целей организации. И поэтому, если работу менеджера организовать не правильно, то он не сможет работать эффективно и это повлияет на работу всей организации.

Если менеджер не планирует и правильно не организовывает свою работу, то это приводит к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления. Поэтому большое значение имеет научная организация труда менеджера, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления. Таким образом, данная тема является актуальной для развития организаций.

Цель исследования: выявить особенности организации работы менеджера.

Объектом исследования является организация труда менеджера.

Предметом данного исследования выступает организация рабочего места и использование рабочего времени менеджером.

Определив цель, объект и предмет исследования были поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность и  содержание научной организации  труда;

- изучить современные требования к организации труда менеджера;

- показать, как планировать  рабочее время руководителя;

- изучить организацию  рабочего места руководителя;

- разработать рекомендации  по эффективному использованию  временем.

В процессе написания работы используются следующие методы исследования как: сравнение, обобщение, изучение и анализ литературы по теме исследования, наблюдение, изучение и обобщение опыта.

Исследования в этой области провели следующие авторы: Тейлор Ф., Г. Форд, Джильбрет Ф., Г. Эмерсон, А. Файоль, Гастев А.К., Керженцев П.М., Резник С.Д., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е., Бондаренко В.В.

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НАУЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА МЕНЕДЖЕРА.

 

1.1. Сущность и содержание научной организации труда.

 

Трудовая деятельность человека стала объектом систематических научных исследований сравнительно недавно – со второй половины XIX века. Целью подобных исследований был поиск методов рационального выполнения производственных операций.[21,с.157]

Возникшее научное направление, основателем которого по праву считается американский инженер Фредерик Тейлор, получило название «научная организация труда» (НОТ). Научная организация труда это – процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта, прогрессивных форм хозяйствования, применении технических средств, создавая тем самым условия для эффективного труда управленческих работников, сохранения их здоровья и работоспособности.

Обращаясь к истории разработки научной организации труда и управления за рубежом, прежде всего, следует назвать имена Ф. Тейлора, Г. Форда, Ф. Джильбрета, Г. Эмерсона, А. Файоля и др.

Ф. Тейлор развивал научную организацию труда в четырёх областях:

- нормирование (любой труд  можно структурировать и измерить);

- исследование соотношения времени и задачи (результат необходимо достигать к определённому времени);

- систематический отбор  и обучение работников;

- наличие денежных стимулов.

Научный менеджмент Ф.Тейлора явился тем видом менеджмента, который осуществляет управление с помощью нормативов, установленных путём систематических наблюдений, экспериментов и логических рассуждений.

Разрабатывая общий подход к администрации как к искусству управления, Ф.Тейлор полагал, что оно должно обладать методами и законами столь же точными и проверенными, сколь же ясно определёнными, как законы естественных наук. [1, с. 97]

Ф.Джильбрет первым в США предпринял систематическую подготовку инструкторов по НОТ в специальной школе в Провиденсе. Он выработал «единственный наилучший метод» выполнения работ и поставил условия, необходимые для этого: целесообразное устройство рабочего места, способы подачи материалов, а также создал необходимые приспособления, инструменты, инструкции и т.д.

Значительно дальше Ф. Тейлора и Ф. Джильбрета пошёл Г. Эмерсон. Он впервые вывел вопросы научной организации за пределы предприятия, выдвинул проблемы эффективности управления в военном деле, на транспорте, в домашнем хозяйстве.

Позже А. Файоль предложил универсальное решение управления всеми типами организаций – функциональный подход. Им были сформулированы следующие принципы управления персоналом.

1. Разделение труда.

2. Полномочия и ответственность.

3. Дисциплина.

4. Единоначалие.

5. Единство направления.

6. Подчиненность личных  интересов общим.

7. Вознаграждение персонала.

8. Централизация.

9. Скалярная цепь.

10. Порядок.

11. Справедливость.

12. Стабильность рабочего  места для персонала.

13. Инициатива.

14. Корпоративный дух.

С учётом этих принципов разрабатывались подходы к формированию структур и процессов управления на предприятиях и в государственных органах, а также элементы системы методов. [18, с.55]

Современный этап в развитии НОТ связан с именем Питера Ф. Дракера и объединяет эффективное деловое администрирование, менеджмент человеческих ресурсов и менеджмент бизнеса.

Двадцатые годы прошедшего столетия справедливо считаются положившим начало отечественной науке управления. Движение за НОТ в России связанно с именами А.К. Гастева и П.М. Керженцева.

В конце 1920 г. видный общественный деятель, учёный и поэт Гастев начал создавать Центральный институт труда. В 1921 г. Прошла 1-я Всероссийская конференция по вопросам НОТ. [19, с. 201]

Центральный институт труда создал систему подготовки квалифицированных рабочих, получившую известность как «метод обучения ЦИТ». На своих учебных базах в 170 городах ЦИТ подготовил свыше полумиллиона рабочих остродефицитных профессий.

Наука об организации и управлении, по мнению отечественного учёного В.И. Терещенко, начинается с вопроса «почему?» Ставя перед собой последовательно ряд таких вопросов, и отыскивая ответы, можно обнаружить лишнее, ненужное.

Другим отечественным энтузиастом НОТ и управления был П.М. Керженцев. Он написал ряд книг и популярных брошюр, в частности: «НОТ – научная организация труда», «Организуй сам себя», «Борьба за время», «Памятка организатора». В своих книгах П.М. Керженцев начинал с азов научной организации, с популяризации её основ.

Никто из американских основоположников НОТ не изложил чётко и ясно сложное понятие научной организации труда, как это сделал Керженцев. «НОТ, – писал Керженцев, – учит тому, как добиваться максимального эффекта при минимальной затрате сил и средств. НОТ даёт нам принципы как организовать работу даже при наличии слабых ресурсов». [21, с. 103]

Из выше сказанного можно сделать вывод, что самое главное в жизни – научиться работать и приучать себя работать добросовестно, производительно, хорошо, хотя бы сначала несколько медленно, а не кое-как и как-нибудь; любить свою работу, получать от неё удовлетворение. Очень важно при этом приучить себя работать творчески, с добавлением своей инициативы для улучшения результатов труда, а не быть простым исполнителем директоров или воли ближайшего начальства. И такой же работы следует требовать от подчинённых.

 

1.2. Планирование рабочего времени менеджера.

 

Основным методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени. [8, с. 358]

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя из цели жизни или миссии организации, выделяют ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший период), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования. [23, с. 195]

Во-первых, следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

Во-вторых, следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

В-третьих, не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

Для решения вопроса о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации, и соответственно будут нуждаться в корректировке.

Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства.