Цели, задачи, функции и обязанности офиса управления проектами

Офис управления проектами (ОУП) – структурное подразделение компании, создаваемое и развиваемое для решения задач:

• выполняется аудит проектного управления, тест зрелости управления проектами и, при необходимости, разработка методологии управления проектами и дорожной карты;
• определяется организационная структура проектного офиса и схемы карьерного роста, программ мотивации и сертификации для менеджеров проектов;
• планируется и реализуется физический офис, адаптированный для продуктивной работы проектных команд;
• выполняется автоматизация управления проектами и внедрение инструментов групповой работы над проектными задачами (видеоконференцсвязь, система электронного документооборота и др.);
• методическое обеспечение, участие в формировании и эффективной координации стратегического портфеля проектов компании как средства достижения ее стратегических целей, повышения конкурентоспособности и капитализации на рынке
• проводится обучение персонала принципам работы проектного офиса и взаимодействия с ним;
• выполняется постоянное совершенствование процессов и технологий проектного офиса в соответствии с требованиями компании и рынка.

Важными задачами, стоящими перед  руководством ОУП, становятся

• определение прав и обязанностей членов команды проекта,
• оценка загрузки работой персонала,
• делегирование полномочий
• разработка правил взаимодействия между подразделениями.
• формализация информационных потоков,
• разработка схемы проектного документооборота
• разработка шаблонов основных документов.

Задачами являются также:

• информационное обеспечение сотрудников предприятия по вопросам связанным с действием международных и национальных регламентов и стандартов в области систем и инструментов управления проектами.
• помочь функциональным подразделениям предприятия в ситуации избытка разнообразных данных добиться общего успеха в завершении выполняемых ими проектов. Для этого им надо уметь измерять и оценивать результаты каждого проекта.
• обеспечения контроля соблюдения требований к процессам управления проектами, установленных регламентами и корпоративными стандартами предприятия.
• сопровождения, контроля эффективности работы и непрерывного улучшение СУП.
• формирование сбалансированного портфеля проектов с учетом значимости и наличия ресурсов для выполнения проектов.
• выявление системных проблем в управлении проектами и оказании помощи в их устранении.
• подготовки консолидированной отчетности для руководства по портфелю проектов.
• оптимизации и координации делопроизводства при ведении проектов.
• получения и обработки проектной статистики выполнения проектов, что обеспечивает использование опыта предыдущих проектов, и облегчаетт усовершенствование планирования эффективности и увеличения уровня дисциплины выполнения.
• вести бухгалтерский учет всей проектной документации.
• участие в разработке, совершенствовании и применении единого стандарта управления проектами компании
• повышение квалификации и уровня компетенции участников проектов
• поддержка и обновление корпоративных стандартов;
• контроль за исполнением стандартов;
• стандартизация отчетности;
• выступать в роли наставника в целях повышения квалификации руководителей проектов. Проводить обучение и консультации руководителей проектов в составе организации;.
• регулярная аттестация и верификация специалистов с целью повышения общего уровня корпоративной культуры компании и уровня зрелости в области управления проектами
• формирование, актуализация и совершенствование корпоративной базы знаний, нормативной базы и технологических решений

Проектный офис также несет ответственность  за

• эффективное использование информационных систем (без них немыслимо современное проектное управление)
• формирование необходимых компетенций у сотрудников компании.
• созданные в процессе работы документы обязательно необходимо сохранить.

ПРОФ – бесценный помощник руководителей  проектов:

• помогает правильно инициировать проект,
• оценить имеющиеся ресурсы,
• обеспечить ресурсами новые проекты,
• подобрать команду.
• отслеживает продвижение проекта, его успешность, значимость,
• проверяет на соответствие стратегии и целям компании,
• при необходимости меняет приоритеты.
• помогает своевременно принять  решение о закрытии проекта и сделать это максимально корректно:
• распустить команду,
• оценить результаты,
• подвести итоги
• извлечь уроки.

В результате создания проектного офиса  получают внутреннюю постоянно развивающуюся  структуру (от нескольких специалистов до десятков, в зависимости от количества и масштабов проектов) — эффективный инструмент качественной реализации всех внутренних и внешних проектов организации.

К числу полезных для предприятия  результатов от создания и внедрения  ОУП следует отнести создание принципов, средств и методов, способствующих применению количественных подходов к управлению содержанием, стоимостью и сроками выполнения проектов.

Для успешного выполнения этих задач  проектный офис должен быть вооружен математическими инструментами и программными средствами для поддержки функциональных компонентов своей работы, включая инвестиционное планирование, управление проектами, управление ресурсами, совместную работу, анализ и управление ключевыми показателями эффективности для создания модели развития проекта и принятия обоснованных управленческих решений.

Использование инструментов, позволяющих  сравнивать показатели проектов на стадии планирования портфеля; поддерживать коммуникации между лицами, заинтересованными  в успехе проектов; консолидировать проектную информацию в отчеты для высшего руководства, позволит организации найти эффективные способы повышения качества принятия управленческих и организаторских решений, а также оценить эффективность проектной деятельности компании в целом.

Таким образом, можно сделать  вывод, что проектный офис является внутренним центром компании, которому поручают управление проектом для достижения определенных целей. Они создаются  для повышения доли успешных проектов и внедрения общепринятой практики.

Проектные офисы могут  обеспечить экономию денег организации, улучшая управление ресурсами, сокращая число провалов проектов и поддерживая  те из них, которые предлагают наибольшую окупаемость.

Но проектные офисы  не являются панацеей от проблем, связанных  с проектами, включая борьбу с нынешним прохладным бизнес-климатом. Нет единого рецепта успеха — важно, что структура проектного офиса напрямую зависит от корпоративной культуры компании. Они также не принесут компаниям быстрых результатов или немедленной, поддающейся количественному определению экономии. Компании, в которых есть проектные офисы, сообщают, что они вовсе не обязательно позволяют получить простые в использовании методы оценки производительности и сокращения расходов. В исследовании, проведенном CIO и Институтом управления проектами (Project Management Institute, PMI) 74% респондентов сказали, что меньшие затраты не были преимуществом их проектных офисов. Тем не менее опрашиваемые все-таки сообщили о выгоде формирования проектного офиса, даже если поддающийся количественному определению коэффициент окупаемости инвестиций (ROI) незначителен. [Оуэн  Джон Служебная дисциплина: зачем нужен проектный офис «Директор ИС», № 12, 2003]

Из 450 опрошенных 303 (67%) сказали, что  в их компаниях есть проектный  офис; половина из них отметили, что проектный офис увеличил долю успешных проектов, 16% утверждали, что доля успешных проектов осталась без изменения и 22% не знают или не следят за этим показателем.

Существует также связь между  временем работы проектного офиса и долей успешных проектов: чем дольше, тем лучше. В то время как 37% тех, кто имел проектный офис меньше года, сообщили о возросшей доле успешных проектов; те, чей проектный офис работал более четырех лет, заявили о 65-процентном росте доли успешных проектов. Согласно опросу, существуют две основные причины для создания проектного офиса: стремление повысить долю успешных проектов и внедрение общепринятой практики. По сведениям, указывающим на важность проектных офисов, опрошенные руководители компаний из 39% респондентов сказали, что проектный офис — это стратегический объект, работающий на корпоративном уровне, он устанавливает нормы проектов по всему предприятию и поддерживается топ-менеджерами.

Те, кто имеет опыт работы в проектных  офисах, предостерегают об опасной тенденции изначально создавать административные организации с ролями, сосредоточенными либо на одобрении и отклонении проектов, либо на проверке проектов на соответствие процессам и показателям.

Функции ОУП

Как показывает практика, функции проектного офиса могут варьироваться в широких пределах. Его место в ролевой структуре управления проектами и организационной структуре компании зависят от требований самой организаций:

• важности управленческих задач для менеджмента,
• опыта, накопленного по управлению проектами;
• уровня зрелости существующей системы управления проектами
• размера и  темпа развития компании;
• компетенций и уровня имеющихся навыков, как руководителей, так и рядовых сотрудников;
• экспозиции и уровня поддержки проектного управления в целом, со стороны топ-менеджеров и руководства компании.

Обязанности в проектном офисе  широко варьируются от обеспечения  расчетной палаты управления проектом наилучшим инструктажем до сопровождения  обзоров формального управления портфелями. В некотором смысле то, что делает ОУП, зависит от того, насколько инновационной организация хочет быть.

Основными функциями деятельности ОУП могут являться:

• контроль качества процессов управления проектами;
• участие в решении ресурсных конфликтов, определение компетенции сотрудников с использованием базы данных по навыкам ресурсов;
• контроль и согласование межфункциональных и межпроектных связей;
• содействие в решении проблем с использование административного ресурса;
• сбор накопленного опыта для использования в будущих проектах;
• регулярный аудит текущих проектов;
• анализ запросов и предложений сотрудников по улучшению качества процесса управления проектами;
• распространение терминологии управления проектами;
• обучение сотрудников по методологии ведения проектов и программному обеспечению по управлению проектами и документооборотом;
• поддержка информационной системы управления проектами;
• регулярная отчетность.

Как отдельная единица, ОУП может  быть создан для реализации конкретного  проекта и в этом случае решает задачи, связанные с ним, и расформировывается по завершении проекта. В других случаях функции проектного офиса сводятся к централизации и координации управления всех относящихся к нему проектов. В зависимости от решаемых задач в функции офиса могут входить:

• сбор и анализ информации о продвижении проектов;
• учет и эффективное распределение ресурсов между проектами;
• стандартизация проектной документации;
• организация человеческих ресурсов менеджеров проектов;
• стратегическое управление проектами и их планирование.
• решает вопросы по управлению проектами,
• осуществляет методологическую (зачастую техническую) поддержку процессов управления проектами внутри организации
• содействует достижению запланированных результатов того или иного проекта.
• обучение сотрудников, задействованных на проектах организации
• аудит проектного управления, с целью выявления тонких мест и применения к ним необходимых, корректирующих мер.
• занимается развитием подходов и процессов управления проектами в организации..
• внедрение, развитие и сопровождение (методологическая и техническая поддержка) корпоративной системы управления проектами (КСУП), в рамках которой формируется сам Офис Управления проектами, разрабатывается регламент управления проектами (в т.ч. шаблонов документов) на основе лучших мировых практик и методологий и внедряется Информационная система управления проектами (ИСУП).
• рассмотрение и утверждение запросов на реализацию проектов и программ, выделение финансирования.
• выработка и прививание общего языка, применяемого при проектном управлении с целью развития взаимопонимания и для осознания протекающих внутренних процессов, взаимосвязей по управлению проектами.
• периодическое проведение обучения сотрудников организации выработанному подходу к управлению проектами и новым внедряемым технологиям в данных областях знаний.
• аудит и аттестация сотрудников компании в части знаний и навыков по управлению проектами, что позволяет закреплять внедренные процессы и приобретенный практический и теоретический опыт.
• выделение сотрудников на проекты (руководителей проектов или администраторов проектов), что приводит к централизованному управлению этими проектами.
• контроль исполнения проектов и программ (портфеля проектов в целом), мониторинг статусов и всех основных показателей проектов с целью достижения запланированных результатов.
• управление (расстановка и актуализации в соответствии с процессами , прописанными во внедренной методологии управления проектами) приоритетами по Портфелю проектов и на конкретных проектах в частности.

Функциями Проектного офиса является набор из следующих элементов [Гребнёв Я. Управление проектами в компании через Проектный офис]

• организация комплексного управления проектами в компании
• обеспечение эффективности управления проектами в компании
• разработка, внедрение, актуализация методологии управления проектами в компании
• разработка, внедрение, актуализация регламентов управления проектами в компании (методики, регламенты бизнес-процессов, порядки, процедуры, положения, шаблоны документов и пр)
• планирование, распределение и контроль ресурсов, необходимых для выполнения проектов в компании
• согласование проектов с вышестоящими коллегиальными органами (топ-менеджментом, собственниками) компании
• ведение отчетности по управлению проектами
• обучение, коучинг и сопровождение работы менеджеров проектов, а также персонала компании, вовлеченного в выполнение проектов
• непосре<span class="dash041a_043e_043d_0446_0435_0432_0438_0447__Char" style=" text-deco