Технология управления временем. Технология управления персоналом

 

 

Факультет инноватики и управления

Кафедра управления

 

Контрольная работа

по дисциплине «Современные технологии управления»

темы: 1. «Технология управления временем»

                2. «Технология управления персоналом»

 

 

 

 

 

Работу выполнила:

студентка группы ММО-2

Кудрявцева М. П.

 

Работу проверила:

к.э.н., доц. Григорьева А.В.

 

Дата сдачи
Дата защиты
Оценка

 

 

 

 

 

Королев, 2013

Часть I . Технология управления временем

Что такое управление временем?  Организация времени, тайм-менеджмент.

 От английского time management —  это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

В структуре управления временем, можно выделить следующие процессы:

• Анализ.

• Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.

• Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития.

• Определение и формулирование цели (целей).

• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

• Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Рабочее время — это  время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе.

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

• Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день;

• Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

• Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;

• Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;

• Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

• Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;

• Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой;

• Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Наиболее характерные причины дефицита времени:

• Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;

• Несоответствие работника и занимаемой им должности;

• Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

• Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

• Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций);

• Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Планирование рабочего времени специалиста

Это означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.

Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

1. При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20% — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

3. Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Техники управления временем:

А) «Матрица Эйзенхауэра» Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1. срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

2. срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

3. менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4. менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам

Б) Техника «Хронометраж» реализуется посредством модуля «Контроль рабочего времени»;

В) Метод Парето (закон 80/20) Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Г) Самоменеджмент — это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени.

Д) ABC-анализ - эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Вот несколько примеров как  российские  руководители крупных компаний справляются с властью времени

Жесткий временной график характерен для работы российских управленцев. Вот, например, как проходит понедельник гендиректора одной крупной компании: 5.30 - подъем, 6.00 - выход из дому, 7.00 - 8.30 - спортзал, 9.00 - начало рабочего дня, 9.15 - первая встреча, до 11.00 контакты с контрагентами, затем работа с документами. В 13.00 начинается время встреч с ведущими сотрудниками компании по текущим проблемам. Полчаса перерыв, далее подготовка к еженедельному совещанию. С 14 до 15 совещание, после - неотложные дела, работа с почтой, работа внутри компании, а начиная с 18 часов - встречи с партнерами по бизнесу. Рабочий день может заканчиваться в 22-23 часа.

В таких условиях управление временем становится задачей не менее важной, чем управление компанией.

Сколько стоит время?

Принципиальный вопрос тайм-менеджмента заключается в том, можно ли перевести время в деньги.

Для некоторых руководителей пересчитывать время в деньги - разумный подход. Свой 'рабочий час' они переводят в деньги, что заставляет более взвешенно подходить к распределению времени. Например, можно поехать на встречу с кем-нибудь из поставщиков, и знать, что сможешь добиться максимум 5-процентной скидки. Время на переговоры, плюс время на дорогу - четыре часа. Умножаем на стоимость своего рабочего часа и понимаем, что эффективнее отправить на встречу топ-менеджера, отвечающего за это направление, и поставить ему задачу: без пяти процентов не возвращаться! Столь жесткий подход к собственному времени характерен далеко не для многих управленцев. Некоторые считают, что переводить время в деньги бессмысленно. Впрочем, некоторых директоров это не останавливает. Кто-то экономит время на собственном сне, некоторых топ-менеджеров останавливает количество операций, которые приходится производить при расчете долларо-часов. Далеко не каждое дело поддается переводу в денежные единицы. Если заниматься этим целенаправленно, можно утонуть в расчетах.

Можно, впрочем, автоматизировать процесс, переводя время в безналичные деньги. Так поступил руководитель крупной компании, вроде бы противник пересчета времени в денежный эквивалент. Год назад он заметил, что большая часть его времени тратится на тех, кто хочет общаться с ним, а не на тех, с кем хочет общаться он. Сначала он поставил обычный замок, чтобы кабинет не превращался в проходной двор, а потом  он установил электронный замок. Открыть его можно только с помощью карточки, информация с которой заносится в компьютер. Такая система позволяет ему видеть, сколько времени он тратит на общение с каждым сотрудником. Карточка работает по принципу кредитной. У сотрудников разного ранга на ней зарезервировано строго ограниченное количество времени, которое он может проводить в кабинете руководителя в течение месяца. Превысил лимит - лишился доступа. Чтобы в следующий раз планировал, сколько и о чем говорить. Эта система сделала переговоры с сотрудниками весьма конструктивными.