Самоменеджмент: личностное целеполагание и саморефлексия

 

Пути приближения  к цели. Конгруэнтность видов деятельности Цена и ценность деятельности.

 

Тема 4. Ресурсы  профессиональной деятельности. Виды ресурсов:

• время
• компетентности
• образование
• опыт
• статусы
• компетенции
• информация, документы
• рабочее место (инфраструктура)
• социальные связи
• таланты (способности)

Упражнение: Определение иерархии ресурсов. Количество и качество ресурсов.

1. Расположите Ваши ресурсы в иерархии.
2. Наделите каждый из них весом от 0 до 10 баллов.
 

• принципы оптимизации ресурсов; как правильно съесть слона

• мониторинг расходования ресурсов с помощью "слона"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система цвлеполагания Цели

 

ЦЛ 

получение диплома 

изучение

английского языка

I 

I

получение должности "X" 

самоооучение  «Стратегическое управление финансами» 

 

Руководитель  фирмы"У"

ЦП 

\

 

2007 Ун 2008 1е врев 2009 

2010 

2011 

2012 Время

 

• управленческие и психологические подходы к управлению временем

Нельзя  научиться управлять временем. Можно  научиться правильно расставлять  приоритеты и сосредоточить усилия на том, что важно.

 

Эффективность - это отношение полученного результата к затраченным ресурсам.

 

• Стратегия УВ

Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется  работе.

Народная  мудрость

 

 

Паука управления рабочим временем основана на двух «китах» - умелом планировании времени и привычке в деталях исполнять запланированное. А над этими «китами» главная цель - получение конкретных результатов работы. Результаты - это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально потраченного времени.

 

 

 

• Основными элементами стратегии управления временем являются:

 

а) Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь. Он 
включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода 
исследования, тестирования, сопоставление, консультации, непосредственно 
предшествующие планированию.

б) Планирование использования времени. Планирование предполагает постановку целей, 
разработку самого плана использования времени и доведение его до исполнителей.

в) Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные 
задачи, условно говоря, разбиваются на две основные категории. Первая - это задачи 
индивидуального уровня, решение которых сопряжено с Вашей относительной личной 
свободой. Разумеется, степень их сложности и срочности может быть разной. Одно дело - 
написать две строчки распоряжения, и совсем другое - подготовить доклад или статью 
для журнала. Вторая категория - это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом 
операций и привлечением других людей. Например, организация переезда офиса на 
другое место. В любом случае, задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются 
друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

г) Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения 
планов. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с 
точки зрения достижения оптимальных результатов. Получение запланированных 
результатов работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме - главная 
цель процесса управления временем. Ибо, что бы мы не говорили, без достойных 
результатов вся наша работа превращается в ббессмысленный набор действий.

 

• Самоменеджмент и его роль в реализации стратегии управления временем

Лотар Зайверт, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Германия), определил самоменеджмент как последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и уметь преодолевать внешние обстоятельства.

Применительно к стратегии управления временем, самоменеджмент может быть представлен как своего рода "круг правил " или набор методик, позволяющих оптимально и со смыслом использовать свое время.

 

•   Приемы и методики управления временем в самоменеджменте

 

Ниже приведена  систематизация рабочих приемов  и методов самоменеджмента, используемых для достижения конкретных результатов.

 

Упражнение: Проведите анализ собственных действий, которые помогают Вам управлять временем:

• на работе
• в личной жизни

 

•   во время  отдыха

 

 

Подведите итог анализу: назовите приемы, которые помогают Вам эффективнее распоряжаться временем

Техники самоменеджмента  в управлении временем
Функция, задача	Рабочие приемы, методы	Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...)
1. Постановка целей	Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии  и методы достижения успеха, формулирование цели	Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, сроков и ближайших шагов, фиксация
2. Планирование	Стратегическое  и оперативное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод "Альпы", система Франклина, "прямое" и "обратное" планирование, ведение "дневника времени"	Подготовка  к реализации цели, оптимальное распределение  и планирование времени, сокращение сроков исполнения
3. Принятие решений	Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение)	Приводящая  к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности продуктивность трудовых затрат
4. Реализация и организация	Распорядок дня, график продуктивности, дневной рабочий  план	Применение  самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление  индивидуального рабочего стиля
5. Контроль	Контролирование процесса работы,контролирование достижения поставленных целей, обзор итогов истекшего  дня (самоконтроль)	Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни
6. Информация и коммуникации	Рациональные  совещания, рациональное ведение переговоров, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры	Быстрое чтение, лучшая организация совещаний  и конференций, выделение времени  для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше "бумажной войны"

 

•   С чего начать?

Действительно, прежде чем усовершенствовать что-то, надо посмотреть, а как обстоят  дела сейчас, конкретно у меня, в  эту минуту? Знание исходной ситуации - это точка отсчета, отталкиваясь от которой Вы начнете движение вперед. Начните с инвентаризации Вашего рабочего времени, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть

причины возникающего дефицита времени. Подробнее  об этом можно узнать в разделе «Как определить, на что Вы тратите время».

 

• Правила, позволяющие повысить эффективность самоменеджмента

Да, такие правила  существуют, и они достаточно просты. Мы постарались сформулировать их в  виде практических рекомендаций:

• НЕ БРАТЬСЯ ЗА МНОЖЕСТВО ДЕЛ В ТЕЧЕНИЕ ОДНОГО ДНЯ
• НА ТЕКУЩИЙ ДЕНЬ ПЛАНИРОВАТЬ 2-3 ПЕРВООЧЕРЕДНЫХ И 4 - 5 МЕНЕЕ ВАЖНЫХ ДЕЛ
• НАЧИНАТЬ ДЕНЬ С БОЛЕЕ СЛОЖНЫХ, ВАЖНЫХ И МЕНЕЕ ПРИЯТНЫХ, А ЗАКАНЧИВАТЬ -БОЛЕЕ ПРОСТЫМИ И ПРИЯТНЫМИ
• ЕЖЕДНЕВНО ОСТАВЛЯТЬ ВРЕМЕННОЙ ЗАПАС 20 - 30% ДЛЯ НЕПРЕДВИДЕННЫХ ЗАРАНЕЕ

ДЕЛ

• НЕ ДЕЛАТЬ ЗАДАНИЕ САМОМУ, ЕСЛИ ЕГО МОЖНО КОМУ-ЛИБО ПОРУЧИТЬ
• НЕ БРАТЬСЯ ЗА НОВОЕ ДЕЛО, НЕ ЗАВЕРШИВ РАНЕЕ НАЧАТОЕ

Какой общий вывод можно сделать из этих правил? Он достаточно прост: хорошая организация труда - залог успеха в борьбе за время. Необходимо подумать о том, как стать организованным и сохранить это качество навсегда.

ПОЛЕЗНЫЕ  СОВЕТЫ:

Чтобы организовать себя и успешно распоряжаться  своим временем, необходимо знать  три вещи:

• ЦЕЛИ (ЛИЧНЫЕ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ), КОТОРЫХ ВЫ ХОТИТЕ ДОСТИЧЬ
• КАК ВЫ СЕЙЧАС РАСХОДУЕТЕ СВОЕ ВРЕМЯ
• КАК НЕОБХОДИМО РАСХОДОВАТЬ ВРЕМЯ, ЧТОБЫ ДОСТИЧЬ ВАШИХ ЦЕЛЕЙ

 

• инструменты планирования (матрица Эйзенхауэра)

 

 

•   методы контроля и минимизации потерь рабочего времени

 

 

 

 

Упражнение: Фотография рабочего дня. Проведение тотального

хронометража  прошедшего дня (от подъема до отбоя)

 

 

1. Оцените  Ваше время в деньгах/единицах  продукции: •   что вы действительно  сделали важного в течение  дня для достижения поставленных

задач?

 

•   что можно было не делать без последствий?

 

•   что и кто "съел" ваше время?

• определение  причин потерь рабочего времени внешние причины: внутренние причины:

2. блочно-модульная организация рабочего пространства
3. способность сказать "НЕТ"
4. определение для делегирования
5. правила постановки и принятия задач

 

•   биологические часы (построение личного графика)

 

 

Тема 6. Управление информацией, рабочим местом; оптимизация документооборота

 

 

•   Организация  рабочего места

 

Порядок место.

— это

ко

да

У >

:ажд«

э{

[ вещи есть

свое  определенное

 

Как лучше организовать Ваше рабочее  место.

Самым оптимальным является блочно-модульная  организация рабочего места. В этом случае Вы размещаете бумаги, расчеты, всю прочую документацию по темам -модулям. Внутри каждого модуля существуют блоки, которые Вы должны организовать, так, чтобы ими удобно было пользоваться. Можно сделать блоки по времени поступления документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т.д. Все блоки и модули должны быть четко определены и отделены друг от друга. Различные модули лучше разместить в различные папки-скоросшиватели, внутри которых находятся блоки, разделенные специальными цветными вкладками.

Если  Вы будете сразу отправлять все документы  в соответствующее им место, у вас никогда не возникнет проблем срочного поиска необходимого документа. Очень часто можно наблюдать такую картину. Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно подумать, что работник занят сегодня исключительно этими делами. Однако проходит время, а положение дел не меняется - тот же стол, те же бумажки-напоминания. О чем это говорит? Только о том, что такой способ организации труда не работает. Вместо листиков-памяток, папочек и бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени. Выберите, что Вам больше по вкусу - обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, маленький или обычный компьютер со специальной программой-дневником. У каждого есть свои преимущества - если книжка всегда с Вами, то карманный компьютер может дать Вам звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесенная в большой компьютер, будет служить Вам долгие годы. Вы уже научились расставлять дела в порядке приоритетов, поэтому уберите все ненужное со стола, откройте свой план на сегодня и выполните все, что намечено.