Реализация организационных систем

 

Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Дальневосточный государственный  университет путей сообщения»

 

 

Кафедра «Менеджмент»

 

КУРСОВАНЯ РАБОТА НА ТЕМУ:

«Рационализация организационных  систем»

                               

 

                                  Студент:

                                                                   

                                        Группа

                                      Проверил:

                                                                               

 

 

 

Хабаровск  2013

 

Содержание

Введение

1. Рационализация организационных  систем

1.1 Рационализация, её принципы  и правила постоянного совершенствования  организации

1.2 Теория систем, основные  её понятия и характеристики

1.3 Организационная система,  её основные элементы и типы 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

В условиях развития рыночных отношений  особое внимание уделяется эффективности  системы управления предприятием, которая во многом определяется рациональностью действующей организационной структуры управления. Основной и наиболее актуальной характеристикой организации является формальная организационная структура управления предприятием.                                                                                                                                                                                                          

Многосторонность содержания систем управления предопределяет множественность  принципов их формирования. Рассматриваемые в данной курсовой работе подходы к рациональному построению организации занимают важное место в теории и практике управления. Организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию системы управления, находящие выражение в тех или иных принципах управления. Возможные направления совершенствования организационной структуры управления выявляются в результате ее системного анализа. Полноценное функционирование любого предприятия невозможно без внесения корректив, рационализации, разработки усовершенствованного проекта структуры управления. 

Цель курсовой работы –  изучить принципы рационализации организационных  структур.  
        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1. Рационализация организационных структур.

1.1 Рационализация, её основные  принципы и правила постоянного  совершенствования организации.   

Рационализация  – это усовершенствование, улучшение, осуществление более целесообразной организации управленческого и исполнительского труда. Рационализация основывается на совершенствовании управления, обеспечивающего максимально возможный уровень эффективности развития субъектов экономической и хозяйственной деятельности в интересах общества при существующих в данный момент условиях, в рамках объективно действующих законов организационных систем и с учетом производительных сил общества в целом. Но она также находится под воздействием производственных отношений конкретной социальной организации с присущими ей формами собственности. 

 Принципы рационализации представляют собой совокупность правил постоянного совершенствования организации (структур и процессов), предполагают осуществление прогрессивных нововведений, повышение организованности, стимулирование творческого характера деятельности.

Принципы включают в себя:

- Концептуализацию

- Алгоритмизацию

- Нормализацию условий

- Системность

- Классификацию

- Концентрацию усилий        

- Специализацию

- Стандартизацию 

- Персонификацию

- Регламентацию

 Рассмотрим эти понятия  более конкретно.                

 Концептуализация. Рационализация начинается с разработки концепции – исходной основы рационализации, комплекса основополагающих идей, принципов, правил, раскрывающих необходимость, причины и сущность рационализации организации и позволяющих определить ее основные направления и конечный результат.  

Концептуализация включает в себя:

  - концепцию рациональной организации (необходимый для  достижения цели уровень организованности, основную идею рационализации, тип и основные характеристики рациональных структур и процессов);

- концепцию самой рационализации (основную идею процесса рационализации, характер изменения структуры  и процессов в организации,  основные направления рационализации  с выделением этапов, необходимые  ресурсы, в т.ч. временные, критерии  рациональности, свидетельствующие  о достижении необходимого уровня  организованности).

 Алгоритмизация.  Научно обоснованная рационализация предполагает использование предварительно разработанного алгоритма – четкой логически выстроенной и внутренние детерминированной программы действий:

- алгоритма самого процесса  рационализации;

- алгоритмической базы последующего устойчивого функционирования организационной системы

Алгоритмизация предполагает:

- ориентацию действий  на важнейшие цели;

- установление возможных  ситуаций и вариантов действий  для наиболее вероятного их  развития;

- конкретность и подробность  программы действий.

Нормализация условий. Существует, функционирует система (они должны обеспечить возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций решения важнейших задач), что достигается:

- изменением внешней среды  (отдельных факторов или в целом);

- переходом в другую  внешнюю среду (организацию, рынок,  регион, сферу деятельности);

- изоляцией от влияния  внешней среды;

- изменениям параметров  внутренней среды, определяющих  функционирования системы.

Системность. Организация должна быть целостной единой системой структурно упорядоченной с единой ориентированной и согласованной системой реализации процессов. И сам процесс рационализации должен быть системным: всякое изменение организации должно быть согласовано с другими изменениями, на каждом этапе должна формироваться целостная система с уровнем организации все более приближающемуся к идеалу, намеченному в концепции. Бессистемная рационализация не может привести к нужным результатам, или приведет к дезорганизации.

Классификация. Выработка концепции и определение направления рационализации основываются на классификации систем, факторов среды, структур, структурных элементов и внутрисистемных связей, процессов, что позволяет:

- определить конкретный  класс (тип) любого элемента  организации на основе  этого – его возможности, уровень рациональности, соответствие усыновленным целям и существующий ситуации;

- подразделить любую совокупность  элементов организации на отдельные  виды и на основе этого привести  между ними соответствующие распределение  ролей, функций, ресурсов;

- выбрать конкретные классификационные  типы различных элементов организации,  которые должны быть включены  в новую более рациональную  систему.

Концентрация усилий. На главном объекте (главной сфере, направлении) предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему. Концентрация на главной сфере рационализации предполагает выделение направления рационализации главной идеи, заключенной в ее концепции, что обеспечивает большую надежность, оперативность и результативность рационализации.

Специализация. Сосредоточение на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов, она носит всеобщий характер – все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые и их элементы в той или иной степени специализированы.

 Это позволяет обеспечить:

- распределение функций  и задач по отдельным исполнителям  соответственно их возможностям;

- установлением роли  и места каждого структурного  элемента в системе;

- четкую ориентацию исполнителей  на осуществление определенной  деятельности;

- большую оперативность  и надежность реализации процессов

 Рациональная специализация  устанавливается на всех уровнях  системы, чем ниже уровень соответствующего  структурного элемента, тем более  специализированной должна быть  его деятельность.

Для обеспечения рациональной специализации необходимо обеспечить;  

- соответствующую целевую ориентацию исполнителей;

- формирование специализированного  потенциала, создающего возможность  выполнения данной деятельности;

- четкую согласованность  между отдельными специализированными  процессами.

Стандартизация. Использование системы стандартов типовых видов организационных элементов, включает разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.

 Разработка стандарта  целесообразна;

- если ярко выражена  типичность соответствующих видов  организационных элементов;

- если данные типы элементов  имеют многократную повторяемость  (многократное использование стандарта);

- если необходимо обеспечить  единообразие по наиболее важным  сторонам и свойствам организационных  элементов;

- если необходима предварительная  подготовленность к формированию  соответствующих организационных  элементов.

Стандарты устанавливаются  субъектом для исполнителей. Основные объекты стандартизации: процессы, процедуры, результаты, структуры, системы  обеспечения деятельности. Соотношение стандартного и нестандартного в каждом стандартизированном элементе должно отражать и общие требования к нему и особенности реальности реальной ситуации.

Персонификация. Персонификация полномочий и ответственность за функционирование структур и осуществление процессов (в т.ч. и рационализации). В сфере управления персонифицируется: установление ориентиров деятельности, принятие решений, координирующее руководство, распоряжение ресурсами, контроль за деятельностью, оценка результатов деятельности, ответственность за создание условий деятельности исполнителей. В сфере исполнения – внутрисистемные горизонтальные связи, принятие к исполнению заданий, выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности, пользование ресурсами, ответственность за результаты деятельности.

Регламентация. Установление определенного порядка функционирования организации: регламентация самого процесса рационализации; конкретная регламентация важных сторон жизнедеятельности организации; формирование четко действующей системы регламентации, т.е. предварительно разработанного порядка осуществления процессов и функционирования структур (устанавливаются субъектом управления для исполнителей). Регламентация д.б. оптимальной: излишне регламентированная деятельность дезактивирована, снижается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения, недостаток регламентации снижает степень предварительной готовности к осуществлению направленных процессов и делает их менее управляемыми.

1.2 Теория систем, основные  её понятия и характеристики.

Теория систем была разработана  Людвигом фон Берталанфи в XX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием  и функционированием систем —  самостоятельных хозяйственных  подразделений, которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Ясно, что  любая организационная форма  бизнеса отвечает этим критериям  и может изучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие — система, которая превращает набор вкладываемых в производство ресурсов — затрат (сырье, машины, люди) — в товары и  услуги. Она функционирует внутри более крупной системы — внешнеполитической, экономической, социальной и технической  среды, в которой она постоянно  вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые  также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной  части системы вызывает трудности  в других ее частях. Например, крупный  банк является системой, которая действует  внутри более широкого окружения, взаимодействует  и связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и  филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать  бесконфликтно, чтобы банк как целое  работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность  деятельности банка в целом.

Основные понятия и  характеристики общей теории систем:

1) Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.

2) Границы системы - это разного рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью большей системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.