Организация труда менеджера по сбыту на примере РУП БЗТДиА

 

 

2.3 Анализ затрат  рабочего времени менеджера по сбыту РУП «БЗТДиА»

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 2.4.

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 2.7. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.

Таблица 2.7 Анализ соответствия затрат времени поставленной цели.

Формулировка цели  уровня	Плановые затраты времени (норматив), %	Фактические затраты времени, %
1	2	3	4
Изучить документацию	12	20	-8
Подготовить документы , справки	12	5	7
Подготовить отчет	1	1	0
Проконсультироваться по работе, проконсультировать коллег	11	11	0
Принять участие в совещаниях	6	6	0
Встретиться с коллегами	16	19	-3
Провести телефонные переговоры	16	16	0
Повысить квалификацию	4	4	0
Осуществить служебные командировки	7	8	-1
Выполнить общественную работу	1	2	-1
Использовать регламентированные перерывы	5	5	0
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	6	1	5
Выполнить нерегламентированные перерывы	1	2	-1

 

На основании нормативных затрат времени, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера РУП «БЗТДиА». Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на:

• Изучение документации – на 8% от общего фонда времени;
• Встречи с коллегами – на 3% от общего фонда времени;
• Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;
• Выполнение общественной работы – на 1% от общего фонда времени;
• Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени.

 

3. Рекомендации по организации рабочего дня менеджера по сбыту Руп «БЗТДиА»

 

3.1 Планирование личного труда менеджера

Планирование личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

Работы, подлежащие выполнению в течение дня, ранжируются по срочности и значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление сводок).

Каждому рабочему дню следует придавать свой «профиль», то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует проводить в начале и в конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

На непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

С целью повышения эффективности своего труда любой менеджер должен:

- уметь определять важность  и очередность решения возникающих  проблем;

- не поручать другим  решение стратегических проблем, но второстепенные вопросы передавать  заместителям;

- быть требовательным  к себе и другим, не допускать  безответственности;

-  в чрезвычайных ситуациях  действовать быстро и решительно, но избегать авантюрных решений;

- с достоинством проигрывать;

- быть последовательным  и справедливым в своих действиях.

 

 

 

3.2 Рекомендации  по организации рабочего места  менеджеров.

Если рассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит, и то, как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1.  Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2.  Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

1.   Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

2.  Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

3.  Рациональная планировка и компоновка мебели;

4.  Мебель должна выглядеть эстетично.

3.  Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:

1.  Канцелярские принадлежности.

2.  Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.

3.  Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

4.  Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную  информацию.

4.  Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5.  Санитарно-гигиенические условия работы. Основные нормативы приведены в таблице № 3.1.

 

Таблица 3.1 Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий работы служащих

Показатели	Значение показателей
Микроклимат (СН 245 - 71)
1. Температура (оС)
1.1. Теплый период года	22 - 25
1.2. Холодный период года	20 - 22
2. Относительная влажность  воздуха (%)	60 - 90
3. Скорость движения воздуха (м/с)	до 0,3
Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71)
Общий	300 люкс
Всеми источниками света	750 люкс
Уровень шума (звука) (СН 245 - 71)
Нижний	60 дБ
Верхний	75 дБ

 

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

 

3.3 Пути улучшения  использования рабочего времени менеджера по сбыту РУП «БЗТДиА»

Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс построен не рационально. Поэтому его необходимо усовершенствовать.

Работа по совершенствованию организации труда менеджера состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени.

Для анализируемого менеджера положительными признаются распределение времени по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством предприятия и его структурой.

Прочие статьи расходования рабочего времени данным сотрудником необходимо корректировать.

Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 3.2:

 

 

 

Таблица 3.2 План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

Раздел плана мероприятий	Мероприятия по улучшению использования рабочего времени	Меры по улучшению не нужны, так как… (обоснование)	Меры по улучшению нужны		Вид контроля
			Немедленно (какие)	В течение года (какие)
Планирование рабочего времени	Составление плана дня в письменной форме Последовательное планирование рабочего дня Использование метода «Альпы» Использование дневника времени	«Обычные» дела выполняются по мере их возникновения	Начать с ближайшего рабочего дня   Начать с ближайшего рабочего дня   Начать с ближайшего рабочего дня	Реализовать план в течение 3 месяцев	Постоянный   Ежедневный     Проводить в конце каждого рабочего дня По мере выполнения
Факторы помех	Бумажная работа Посетители Телефон		Провести структуризацию необходимой работы Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	По мере реализации     ежедневный