Оптимизация систем управления организацией на основе принципов командного менеджмента

Управляющий несет полную ответственность за организацию работы ресторана, исполнение договоров и соглашений.[17, с. 145]

Управляющий имеет право: принимать, увольнять и перемещать и вносить предложения по перемещению сотрудников внутри Группы компаний «Ресторация»; самостоятельно утверждать штат сотрудников; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Управляющему непосредственно подчиняются старшие смены ресторана.

Три месяца назад в ресторане была сокращена штатная единица шеф-повар, поэтому частично обязанности шеф-повара возложены на управляющего, а частично на старших смены поваров.

Управляющий занимается систематическим инструктированием работников производства по нормативным документам, стандартам, техническим условиям, внедрению прогрессивной технологии;

Старшие смены занимаются:

• составление графиков выхода на работу;
• своевременное составление и предоставление в бухгалтерию отчетов об использовании товарно-материальных ценностей;
• расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией;
• обеспечение соблюдения рецептур блюд и технологии их изготовления.

Отделом по закупкам и складу руководит руководитель отдела снабжения. Его функции:

• отвечает за руководство закупками всех товаров (продовольствие, непродовольственные товары) с учетом экологического принципа;
• консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров;
• проверяет все складские запасы и следит за их своевременным пополнением;
• учитывает в своей работе основные направления развития и управления предприятием;

Администратор контролирует, регулирует и координирует работу официантов, барменов, посудомойщиц, уборщиц и дворников.

На администратора возложены следующие обязанности:

• встреча гостей, предъявление Книги жалоб по  требованию посетителей, разрешение конфликтов, возникающих между работниками предприятия и посетителями, а так же конфликтов между сотрудниками.
• оформление предзаказов, банкетов;
• составление графиков выхода на работу официантов, барменов, посудомойщиц;
• проведение работы по совершенствованию профессиональных знаний и умений подотчетного ему персонала;
• контроль за своевременной подготовкой зала к открытию и соблюдением санитарно-гигиенических требований во время обслуживания;
• контроль за уборкой зала после завершения работы ресторана.

В Группе компаний «Ресторация» функции учета, планирования и различные финансовые операции выполняют работники бухгалтерии. Ее возглавляет главный бухгалтер.

Функции главного бухгалтера:

• сведение годового баланса;
• перечисление налогов;
• учет движения товара;
• начисление заработной платы;
• осуществление проверки работы бухгалтерии.

Организационное нормирование ресторана предусматривает большое количество нормативов, включающее:

• качественно-технические нормативы (технические условия, стандарты обслуживания гостей);
• технологические и калькуляционные карты;
• эксплуатационно-ремонтные (например, нормативы планово-предупредительного ремонта);
• трудовые нормативы (ставки, шкалы премирования);
• финансово-кредитные (размер собственных оборотных средств, погашение ссуд банка);
• нормативы рентабельности и взаимоотношений с бюджетом (отчисления в бюджет);
• материально-снабженческие и транспортные нормативы (нормы расхода материалов);
• организационно-управленческие нормативы (правила внутреннего распорядка, порядок оформления найма, увольнения, перевода, командировок).

Эти нормативы затрагивают  все стороны деятельности организации. Особое значение имеет нормирование информации, так как ее поток, объемы постоянно возрастают. В условиях функционирования в организации автоматизированной системы управления организуются массивы норм и нормативов на информационных носителях в информационно-вычислительном центре организации.

Распорядительное воздействие выражается в форме приказа, распоряжения или указания, которые являются правовыми актами ненормативного характера. Они издаются, чтобы обеспечить соблюдение, исполнение и применение действующего законодательства и других нормативных актов, а также для придания юридической силы управленческим решениям. Приказы издаются линейным руководителем организации. Распоряжения и указания издаются руководителем производственной единицы, подразделения, службы организации, начальником функционального подразделения. Приказ — это письменное или устное требование руководителя решить определенную задачу или выполнить какое-то задание. Распоряжение — это письменное или устное требование к подчиненным решить отдельные вопросы, связанные с поставленной задачей или заданием. В ресторане «Сакура» приказы издает управляющий, а распоряжения и указания издаются администраторами и старшими смены в пределах своей компетентности.

Распорядительное воздействие  чаще, чем организационное, требует  контроля и проверки исполнения, которые  должны быть четко организованы.

Экономические методы управления — это элементы экономического механизма, с помощью которого обеспечивается поступательное движение организации.

Важнейшим экономическим  методом управления персоналом является технико-экономическое планирование, которое объединяет и синтезирует в себе все экономические методы управления. С помощью планирования определяется программа деятельности ресторана. После утверждения планы поступают линейным руководителям (администраторам и старшим смены) для руководства работой по их выполнению. Каждое подразделение получает перспективные и текущие планы по определенному ряду показателей. Например, старшие смены и администратор получают задание от управляющего и организуют работу коллектива, используя методы управления персоналом. При этом мощным рычагом выступают цены на реализуемую продукцию, которые влияют на размер прибыли организации. Управляющий должен заботиться о том, чтобы рост прибыли обеспечивался за счет снижения себестоимости выпускаемой продукции. Поэтому необходимо применять четкую систему материального стимулирования за изыскание резервов по снижению себестоимости продукции и реальные результаты в этом направлении.

Заработная плата сотрудников  складывается из почасовой оплаты труда плюс премия.

В ресторане разработана  следующая система мотивации  труда сотрудников:

• Администратор получает премию в качестве процента от выручки ресторана в свои смены, а при условии перевыполнения плана на месяц – премия увеличивается.
• Официант также получает премию в качестве процента от выручки ресторана в свои смены, а при условии перевыполнении личного плана за месяц – премия увеличивается, плюс к этому выплачивается премия за выработку часов и за систематическое выполнение  личного плана из месяца в месяц (при отсутствии штрафов).
• Руководитель отдела снабжения и экспедитор получают премию за счет низкой цены закупки при высоком качестве продукции.
• Повара получают премию за выработку часов и при предельно допустимой недостаче в ревизии по итогам месяца.
• Бармены и посудомойщицы получают премию при выполнении плана ресторана за месяц плюс к этому выплачивается премия за выработку часов.

Огромное значение в системе материального стимулирования имеет эффективная организация заработной платы в соответствии с количеством и качеством труда.

При рыночной системе  хозяйствования в условиях сложного взаимодействия системы цен, прибылей и убытков, спроса и предложения усиливается роль экономических методов управления. Они становятся важнейшим условием создания целостной, эффективной и гибкой системы управления экономикой организации.

На мотивацию труда  сотрудников влияют результаты ежемесячных ревизий по продукции. Если результаты ревизии превышают допустимую норму, то часть сотрудников лишаются определенного процента премии. Это относится к поварам, барменам и к складским работникам.

Социально-психологические  методы управления основаны на использовании социального механизма управления (система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и т.п.). Специфические особенности заключаются в огромной доле использования неформальных контактов, интересов личности, группы, коллектива в процессе управления персоналом.

Социально-психологические  методы — это способы осуществления управленческих воздействий на персонал, базирующиеся на использовании закономерностей социологии и психологии. Объектом воздействия этих методов являются группы людей и отдельные личности.

Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе.

Анкетирование позволяет  собирать необходимую информацию путем  массового опроса людей с помощью  специально подобранных анкет.

Пример анкет, которые раздаются гостям ресторана для определения общей удовлетворенности обслуживанием и качеством блюд ресторана приведен в таблице 3.

Таблица 3.

Анкета оценки качества обслуживания.

В течение дня проводилось  анкетирование гостей ресторана, и были выявлены следующие результаты:

• 10% гостей долго ждали официанта, чтобы сделать заказ (это происходило в основном в час-пик, т.е. при 100% заполняемости зала во время бизнес-ланча.
• 70% случаев официант не предложил гостю свою помощь в выборе блюд. При этом следует учесть, что 65% гостей – это постоянные посетители ресторана, знающие меню.
• 20% гостей отмечали, что они долго ждали напитки. В основном это приходилось на время бизнес-ланча.
• 60% гостей отмечали долгое ожидание основных блюд. Это связано с тем, что ресторан предлагает такую услугу, как заказ блюд с собой и доставка. На данные заказы не предусматриваются отдельные повара, поэтому блюда готовятся в порядке очереди.
• 10% гостей были не довольны обслуживанием в силу долгого ожидания блюд.

Чтобы оценить групповую мотивацию сотрудников ресторана «Сакура», было проведено тестирование всего персонала.

Положительное проявление качества от 5 до 7; отрицательное от 3 до 1. Для каждого пункта опросника была выбрана шкальная оценка (от 1 до 7).

Таблица 4.

Оценка групповой мотивации.