Контрольная работа по документированию управленческой деятельности

      Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

      По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

      Не реже чем один раз в год специалист по кадрам проводит сверку всех данных о работнике в личной карточке Т-2. Кроме того, сами работники обязаны сообщать в отдел кадров обо всех изменениях, которые с ним происходили (развод, женитьба, рождение ребенка, смена адреса, смена телефона, получение образования и т.д.).

      При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

 

2.6. Трудовая книжка

      Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе Российской Федерации.

      С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

      а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

      б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. 
      Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

      При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

      Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

      Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

      Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

      Документная информация, являясь частным случаем информации, представляет собой совокупность достоверных данных, имеющих ярко выраженный организационно-распорядительный и справочный характер.

Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

      Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение.

      Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и проч.).

      Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

      К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

      Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

      При приёме нового работника он, как правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.

      В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.

      На современных предприятиях происходит процесс автоматизации делопроизводства с использованием усовершенствованных СУБД «Делопроизводство», «Workflow», «1С:Делопроизводство», «Парус-делопроизводство» и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2001. - № 37. – Ст. 1104.
2. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г.) // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.
3. Постановление Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.
5. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии: практическое пособие на основе ГОСТов и в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы Российской Федерации и Министерства Российской Федерации по налогам и сборам. – М.: Книжный мир, 2000. – 162с.
6. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2004. №2.  С. 45-49.
7. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
8. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 296 с.
9. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2007. – 314 с.
10. Моисеев Р.Н. Современное документоведение. – М.: Восток-Запад, 2007. – 267 с.
11. Стенюков М.В., Пустозёрова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году: образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – М.: А-Приор, 2008. – 126 с.
12. Труханович, Л. В. Личные карточки: правила ведения [Текст] / Л. В. Труханович. – М. : Дело и Сервис, 2005. – 160 с.

 

 

 

Приложение А

(справочное)

Образец заявления о приёме на работу

 

Директору ООО «Сантехторг»

Иванову И. И.

Сергеева Сергея Сергеевича,

проживающего по адресу:

632200 г. Новосибирск,

ул. Кирова, д. 3 кв. 54

паспорт серии 1234 номер 123456 выдан ОВД Ленинского района

г. Новосибирска 11.11.2001г. телефон номер 8 -913-456-78-90

 

Заявление

 

Прошу принять на работу в должности начальника отдела рекламы и маркетинга.

20 сентября 2009 г.      С. С. Сергеев

 

Приложение Б

(справочное)

Образец приказа по личному составу

 

Общество с ограниченной ответственностью

«Золотой Жук»

П Р И К А З

 

30.09.2009 г.      №110-л                 г. Новосибирск

 

О приёме на работу

 

 

ПРИНЯТЬ

Сергеева Сергея Сергеевича на должность начальника отдела рекламы и маркетинга с 30 сентября 2009 г. с окладом согласно штатному расписанию с испытательным сроком 3 месяца.

Основание: трудовой контракт № 38/10-09 от 30.09.2009 г.

Директор ООО

«Сантехторг»       И. И. Иванов

С приказом ознакомлен:

 

Приложение В

(справочное)

Форма трудовой книжки

 

Трудовая книжка

 

Сведения о работе