Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Ноября 2014 в 11:17, контрольная работа
1. Письмо-подтверждение.
2. Письмо-ответ (отказ).
3. Объяснительная записка.
4. Заявление/Резюме.
5. Нормативные материалы, определяющие деятельность по документационному обеспечению управления в организации. «Инструкции по делопроизводству».
6. Классификация документов. Основания для их классификации. Характеристика основных типов документов.
Министерство образования и науки Республики Татарстан
Альметьевский государственный нефтяной институт
Кафедра: «Экономика предприятий»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по курсу «Документирование управленческой деятельности»
Вариант №3
Кудерметова А.Д.
Проверил: к.х.н., с.н.с., профессор
Шарифуллин А.Ш.
Альметьевск 2014
Содержание
Список использованной литературы…………………………………………...
Деловая этика является неотъемлемой частью каждого предприятия, и в любом договоре каждый пункт является знаком уважения к каждой из сторон. Но при этом существуют и необязательные знаки внимания к компаньонам или клиентам, которые следует использовать во время сотрудничества. Одним из таких деловых оборотов считается письмо-подтверждение.
Конечно, официальное письмо-подтверждение не является обязательным, и конкретная ситуация может обсуждаться на словах, но даже письмо-подтверждение участия будет воспринято как уважение к компании.
Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.
Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:
Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма.
Образец письма-подтверждения о сотрудничестве представлен на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Образец письма-подтверждения о сотрудничестве
Письмо-подтверждение печатается на фирменном бланке организации.
Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ. Подробнее рассмотрим письмо-ответ (отказ).
Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.
Наиболее часто в письме-отказе используется такой речевой оборот, как «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».
Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».
При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.
В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.
Образец письма-ответа (отказа) представлен на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Образец письма-ответа (отказа)
Объяснительная записка – это один из видов служебной записки, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта: причины опоздания на работу, прогула, отсутствия ученика в школе на уроках, невыполнения задания и т.п. Также объяснительная может сопровождать основной документ и содержать пояснения его отдельных положений.
По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения.
Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться такой структуры:
Объяснительная записка об опоздании на работу – это служебная записка, в которой сотрудник излагает причины и обстоятельства появления на рабочем месте позже, не в установленное работодателем время.
Образец объяснительной записки об опоздании на работу представлен на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Образец объяснительной записки об опоздании на работу
Желательно составлять объяснительную записку об опоздании на работу в рукописной форме.
Объяснительная записка о прогуле – это служебная записка, в которой сотрудник излагает причины и обстоятельства отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части.
Образец объяснительной записки о прогуле представлен на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Образец объяснительной записки о прогуле
Желательно составлять объяснительную записку о прогуле в рукописной форме. Текст должен быть убедительным, поскольку на основании данного документа выносится решение о наложении дисциплинарного взыскания на сотрудника: замечания, выговора либо, в крайнем случае, увольнения.
Заявление — это письменное официальное сообщение и/или просьба, которой подают на имя должностного лица, как правило, руководителя предприятия. Заявление оформляют собственноручно на стандартном листе бумаги формата А4 или на бланке с трафаретным текстом. Такой бланк будет содержать напечатанную постоянную информацию и определенное место для фиксирования сменной информации.
Требования к оформительству документов» (ДСТУ 4163-2003) заявление должна иметь такие обязательные реквизиты:
Образец заявления о приеме на работу представлен на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Образец заявления о приеме на работу
По потребности в заявлении о принятии на работу, кроме указанных обязательных реквизитов, может быть дополнительный реквизит «Отметка о наличии приложений».
Резюме – это документ, который применяется соискателем при поиске работы. Резюме представляет собой краткую (на 1-2 страницы) характеристику трудовой деятельности человека, его профессиональных навыков и знаний.
Образец резюме представлен на рис. 4.2.
Рис. 4.1. Образец резюме на должность инженера-проектировщика
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ, правилами и указаниями Архивного управления.
Создание ЕГСД было вызвано потребностями совершенствования управленческого труда и работы с документами, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений, хотя она не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974 -1997 гг. усовершенствовать на единой основе документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.
Учреждения, работающие в отраслях производства, имеют значительные различия и специфические особенности, требующие специальной регламентации. Министерства и ведомства разрабатывают на основе нормативных документов инструкцию по документированию управленческой деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к условиям конкретного учреждения.
Инструкция по документированию управленческой деятельности – это нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.
В 1970 г. был введен в действие ГОСТ 16.48.7-70 ”Делопроизводство и архивное дело. Стандарт установил единую терминологию и ее обязательность для применения в документации всех видов. В 1975 г. был утвержден ГОСТ 6.10.2-75 “Унифицированные системы документации. Термины и определения”, включавший определения уже 129 терминов.
С 1 января 1983 г. введен в действие ГОСТ 6.10.2-83 “Унифицированные системы документации. Термины и определения” взамен ГОСТа 6.10.2-75. Причем в документе оговорено, что его следует применять совместно с ГОСТом 16.48.7-70. Приведем некоторые из этих определений.
Система документации - совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Информация о работе Контрольная работа по курсу «Документирование управленческой деятельности»