Ведомственные архивы

 

 

1.2. Главные  задачи и функции ведомственного  архива

Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

- комплектование архива  документами, состав которых предусмотрен  положением об архиве;

- учет и обеспечение  сохранности документов;

- создание научно-справочного  аппарата к документам архива;

- использование хранящихся  в архиве документов;

- подготовка и передача  документов, относящихся к Архивному  фонду Российской Федерации, на  постоянное хранение в соответствии  со сроками и требованиями, установленными  Федеральной архивной службой  России и органами управления  архивным делом субъектов Российской  Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России Основные правила работы архивов организаций.

В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и профиля архива. Перечислим кратко основные функции архива.

 

Функция комплектования архива.

 

1. Прием документов из  структурных подразделений и  фондов личного происхождения. Для  архивов, комплектующихся документами  нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций – источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

2. Ежегодное проведение  экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел  и оформление документов на  дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше  десяти лет), уничтожению. Участие  в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.

 

Функция обеспечения сохранности документов.

 

1. Создание условий, обеспечивающих  сохранность документов, путем проведения  широкого комплекса работ по  охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного  режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических  условий.

2. Организация учета документов  в соответствии с установленными  правилами, постоянное внесение  текущих изменений в учетные  документы, отражающие количественный  состав фондов архива. Представление  государственной архивной службе  сведений о документах архива  по установленной форме. Соблюдение  порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия  и состояния дел.

3. Создание страхового  фонда копий на наиболее ценные  документы, категории которых определяются  Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.

4. Проведение при необходимости  работ по улучшению физико-химического  состояния документов (дезинфекция  и реставрация документов).

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

 

 

 

Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.

 

1. Кроме отбора наиболее  ценных документов, проводящегося  в ходе экспертизы ценности, архив  составляет и представляет (после  одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка к передаче  и передача на государственное  хранение документов с истекшими  предельными сроками ведомственного  хранения.

3. Составление научно-справочного  аппарата к документам, передаваемым  на государственное хранение  с учетом его соответствия  научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.

4. В архивах, хранящих  документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых  в архив дел и документов.

 

Функция использования документов.

 

Основная цель использования документов архива организации – дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:

1) информирование руководителей  и работников организации о  составе и содержании документов, выявление документов по заданию  руководства;

2) исполнение запросов  учреждений и заявлений граждан  социально-правового характера, выдачу  копий документов и архивных  справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;

3) организацию учета использования  документов архива.

Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.

 

1. Архив организации является  основным каналом связи между  госархивом и учреждением – источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль над организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.

2. Заведующий архивом  как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.

3. Заведующий архивом  участвует в разработке сводной  номенклатуры дел учреждения, инструкций  по делопроизводству, ведомственного  перечня документов со сроками  хранения, проектов типовых и  примерных номенклатур дел структурных  подразделений и подведомственных  организаций, а также других методических  пособий; участвует в подготовке  предложений по изменению сроков  хранения отдельных категорий  документов или по установлению  сроков хранения документов, не  предусмотренных типовыми и ведомственными  перечнями, типовыми и примерными  номенклатурами дел.

4. Заведующий архивом  или другие сотрудники участвуют  в организации и проведении  занятий по повышению квалификации  работников делопроизводственной  службы учреждения и подведомственных  организаций, а также лиц, ответственных  за архивы в подведомственных  организациях.

5. Архив контролирует  качество составления номенклатур  в структурных подразделениях. Это  важный этап работы по организации  документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела, и проставляться на обложках сроки хранения.

6. Архив систематически  проверяет формирование и оформление  дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их  сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник  архива инструктирует работника  делопроизводства по всем вопросам  работы с документами и оказывает  ему необходимую помощь.

Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.

 

Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

 

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются пригодность  помещения для хранения документов  и физическое состояние документов, систематичность поступления дел  из структурных подразделений  и их учет в архиве, наличие  и качество описей дел, порядок  их хранения, состояние документов  по личному составу и имеющийся  к ним справочный аппарат и  т.п.

2. Совместно с работниками  делопроизводственной службы ведущей  организации проверяются правильность  составления номенклатуры и формирования  дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов  в делопроизводстве, правильность  составления завершительных надписей  в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре  за минувшие годы.

3. Особое внимание уделяется  организации экспертизы ценности  документов, оформлению и утверждению  ее результатов.

4. Работники архива участвуют  в разработке методических пособий  для учреждений системы.

5. Архив вышестоящего  учреждения обобщает опыт работы  архивов подведомственных организаций.

 

1.3 Права  и ответственность ведомственного  архива

 

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

- требовать от структурных  подразделений своевременной передачи  в архив документов в упорядоченном  состоянии;

- контролировать правила  работы с документами в структурных  подразделениях и организациях  – источниках комплектования  архива;

- запрашивать от структурных  подразделений и организаций  – источников комплектования  – необходимые для работы архива  сведения;

- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной  службой России, органами управления  архивным делом субъектов Российской  Федерации, федеральными архивами  Российской Федерации, по вопросам  архивного дела и документационного  обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий  обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное  уничтожение документов;

- необоснованный отказ  в приеме на хранение документов  постоянного хранения и по  личному составу подведомственных  организаций, при ликвидации организации  или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования  документов и доступа пользователей  к документам, установленных законодательством.

 

1.4 Нормативно-правовая  основа работы ведомственных  архивов

 

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

"Основные правила работы  архивов организаций" являются  нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила  основываются на действующей  правовой базе в области информации, документационного обеспечения  управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного  архивного дела, учитывают современные  достижения в применении технических  средств и информационных технологий  в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

1) основные положения;

2) состав документов архива;

3) задачи и функции  архива;

4) права архива;

5) организация работы  архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.