Система руководства и контроля в ведомственных архивах

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное Автономное  Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального  Образования

«Южный федеральный  университет»

Исторический факультет

Кафедра специальных  исторических дисциплин и документоведения

 

 

Контрольная работа

 

По дисциплине: «Архивоведение».

 

На тему: «Система руководства и контроля в ведомственных архивах».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ростов-на-Дону

2012

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. Ведомственный архив…………………………………………………….5

1.1. Понятие «ведомственный  архив» и его виды…………………………5

1.2. Задачи и функции  ведомственных архивов…………………………...6

1.3. Ведомственный электронный  архив…………………………………...8

1.4. Права и ответственность ведомственных архивов…………………..10

1.5. Нормативно – правовая основа работы ведомственных архивов..…10

2. Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов………………………………………………………………………12

3. Архивы вооруженных  сил Российской Федерации и  их задачи……...14

3.1. Экспертиза  ценности документов в ЦАМО………………………….15

3.2. Использование  документов в архивах………………………………..17

Заключение……………………………………………………………………….20

Список использованных источников и литературы…………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с  организациями, учреждениями и предприятиями  – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением  архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами1.

Для обеспечения сохранности  архивного наследия требуется слаженная  работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность данной работы заключается в том, что  вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение  всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить - каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью контрольной работы является изучение современной организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1)  дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

2)  определить функции, задачи, права и ответственность ведомственных архивов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведомственные архивы.

Понятие «ведомственный архив» и его виды.

 

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.2

В зависимости от состава  документов, которыми комплектуется  ведомственный архив, и государственных  обязанностей организаций по осуществлению  ведомственного хранения могут создаваться  ведомственные архивы следующих  видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;
• центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют  роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации  не предусмотрена должность архивного  работника, руководитель обязан назначить  приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

 

Задачи и  функции ведомственных архивов.

 

Основными задачами ведомственного архива являются3:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
• осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив  в целях выполнения своих главных  задач осуществляет следующие основные функции:

• Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
• Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
• Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;
• Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
• Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
• Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
• Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
• Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;
• Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально – правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
• Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях – источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);
• Участвует в разработке нормативно – методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
• Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

- Давать в установленном  порядке указания структурным  подразделениям организации и  архивам соответствующих подведомственных  организаций по вопросам, входящим  в компетенцию архива;

- Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Архивы организаций  осуществляют прием электронных  документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведомственный электронный архив

 

Ведомственный электронный  архив — это комплексное программно-аппаратное решение для государственного учреждения, позволяющее оперативно и качественно выполнять функции государственного управления с использованием новых технологий, которые обеспечивают:

• Перевод необходимых бумажных документов ведомства в электронный вид, путем создания электронных образов;
• Надежное централизованное хранение всех электронных данных ведомства;
• Эффективный поиск электронной копии документа, созданного в произвольный период времени;
• Оперативный многопользовательский доступ к электронным документам;

Возможность реализации системы «одного окна» для  эффективного предоставления государственных  услуг организациям и гражданам.

Решение по созданию ведомственного электронного архива состоит из нескольких этапов:

• Перевод в электронный вид необходимых бумажных архивных документов ведомства.
• Создание системы электронного архива.
• Разработка индексных и поисковых форм, специализированного интерфейса пользователя и загрузка электронных документов в систему управления электронным архивом.
• Организация участка текущего ввода документов на базе системы высокопроизводительного сканирования.
• Интеграция с существующими информационными системами.

Преимущества решения  «Ведомственный электронный архив»

 

Эффективность

• Сокращение времени на поиск документов;
• Оперативный поиск документов по набору атрибутов их электронных регистрационных карточек, включая поиск по контексту;
• Обеспечение прямого доступа к документам всех заинтересованных лиц в рамках своих полномочий;
• Формирование тематических подборок, статистических, учетных и отчетных документов в формате MS Word;
• «Разгрузка»аппаратных ресурсов СЭД;
• Возможность доступа к документам архива из территориально-удаленных подразделений;
• Минимизация временных потерь на транспортные функции и транспортных расходов.