Анализ процесса принятия управленческих решений в ООО ПО «Начало»

Постановка задачи - это этап, в ходе которого конечную цель подразделяют на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, увязанные с конечной целью. При этом особенно важно, чтобы задачи имели количественную определенность и определенную последовательность решения.

Разработка вариантов  решения — заключительный этап фазы подготовки управленческого решения. Основное содержание этого этапа заключается в предложении различных вариантов решения поставленных задач. К разработке вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов может быть различным, но каждый вариант должен содержать четкую формулировку задачи, основные этапы ее решения по времени и данные о необходимых ресурсах (материальных, трудовых, финансовых), а также возможные последствия осуществления данного варианта.

Фаза принятия решения  включает анализ предлагаемых вариантов и выбор оптимального варианта. (5, с.237)

Анализ предлагаемых вариантов  решения осуществляется обычно руководителем совместно со специалистами и предполагает: во-первых, выбор критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого варианта и, во-вторых, сопоставление принятых критериальных показателей с аналогичными показателями по каждому варианту.

Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководителем  по результатам анализа предложенных вариантов. Оптимальный вариант - это наилучший вариант в данных условиях по заданному критерию. Однако на любой из вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых соответствуют свои  критерии оптимальности.

Обязательным условием выбора варианта решения является комплексный  учет его возможных положительных  и отрицательных последствий.

Выбор оптимального варианта решения утверждает руководитель. Решение  формулируется и документально  оформляется, фиксируется (т.е. подписывается) руководителем, после чего задания доводятся до непосредственных исполнителей, т. е. осуществляется организация исполнения.

Заключительная фаза принятия управленческого решения _ организация выполнения. Эта фаза включает доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана и организацию контроля.

Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл принятого  решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них  должны быть поставлены конкретные задачи и определены их права, обязанности  и функции в исполнении решения.

Этап формирования организационного плана предусматривает четкое определение объема работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и сроков выполнения заданий каждым исполнителем.

Организация контроля за исполнением решения - заключительный этап исполнения решения, который включает текущий и заключительный контроль. Текущий контроль осуществляется на протяжении всей работы по исполнению решения, а заключительный проводится по результатам исполнения и позволяет, с одной стороны, соизмерять цели и результаты, а с другой - осуществлять вознаграждения по результатам исполнения.

В процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений принимают участие все категории работников аппарата управления: руководители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их участия в этом процессе различна. На долю руководителя  выпадают наиболее сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует специальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т.е. принимает окончательное решение, контролирует исполнение решения и несет ответственность за принятое решение и выполненные действия. (5, с.233)

Специалисты выполняют в  основном логические операции и процедуры. Они разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях принимают участие в формировании и реализации организационного плана и контроля.

Технические исполнители  выполняют в основном технические  операции и процедуры при оформлении решений и организационного плана, а также участвуют в процессе организации контроля.

Реализация управленческого  решения

После формирования исходного  множества вариантов целесообразно  оценить их реализуемость, которая осуществляется с помощью оценок предпочтений и вероятности реализации вариантов решения.

В качестве первого шага целесообразно перечислить достоинства  и недостатки каждого варианта решения. Самым простым способом перечисления достоинств и недостатков вариантов  является составление таблицы с  формулировками достоинств и недостатков  вариантов.

Таблица достоинств и недостатков  решения позволяет оценить полноту  перечня и дать качественную оценку предпочтительных вариантов с точки  зрения достижимости целей решения.

После оценки предпочтений необходимо провести экономическое или технико-экономическое обоснование вариантов решения. Основными пунктами такого обоснования являются определение ресурсов, необходимых для осуществления решения, оценка ожидаемого эффекта, степени достижения целей и возможности реализации вариантов решения .(1, с.91)

Для оценки реализованного решения может применяться показатель экономической эффективности, который  рассчитывается на основе фактического результата реализации решения и  производственных затрат.

Результаты оценки принятых и реализованных за отчетный период решений являются необходимыми для  анализа работы аппарата управления, выявления недостатков в системе  управления и путей их устранения.

Оценка управленческого  решения на разных стадиях его  формирования позволит обоснованно  определять направления совершенствования  системы решений, важнейшими из которых  являются экономические, социально-психологические  и организационные.

Экономический аспект совершенствования процесса связан с решением двух важных вопросов:

1. наиболее полное использование экономических интересов участников процесса выработки и реализации решения;
2. экономное и целенаправленное использование различных видов ресурсов в процессе выработки и реализации решения.

Социально-психологический  аспект совершенствования системы ставит следующие задачи:

1. повышение профессионального уровня руководителей;
2. научно обоснованное формирование трудовых коллективов;
3. развитие интереса и творческой активности участников;

4)расширение участия персонала  во всех стадиях решения задачи.

Организационный аспект процесса выработки и реализации решений предусматривает:

1) улучшение организации  труда управленческих работников;

2) совершенствование организации  движения и использования средств  производства.

Разработка и проведение организационных мероприятий позволяет:

3) планировать процесс  выработки и реализации решения;

4) повысить производительность  труда управленческих работников;

5) сократить финансовые  и трудовые затраты на выработку  и принятие решений;

6) улучшить контроль и  повысить ответственность руководителей  и исполнителей. (6, с.190)

Итак, процесс решения  проблемы не заканчивается выбором  альтернативы. Простой выбор направления  действий имеет малую ценность для  организации. Для разрешения проблемы или извлечения выгоды из имеющейся  возможности решение должно быть реализовано. На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.

Задачей руководителя на стадии реализации является организация выполнения решения, включающая составление плана реализации решения, доведение этого плана и самого решения до сведения исполнителей, контроль выполнения работ.

План реализации решения  должен содержать перечень работ, сроки их выполнения, состав исполнителей, требуемые ресурсы. Принятое решение и план его реализации должны быть доведены до сведения исполнителей, а также тех, кого они затрагивают. Даже явно хорошее решение не всегда, однако, находит автоматическое признание у всех, причастных к нему, поэтому может потребоваться проведение разъяснительной работы. И процессе реализации решения необходимо осуществлять контроль выполнения работ и полученных результатов.

Еще одной стадией процесса разрешения управленческой проблемы, начинающейся после того, как решение  начало выполняться, является установление обратной связи, измерение и оценка последствий реализации решения и сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь, т. е. поступление данных о состоянии управляемого объекта до и после реализации решения, позволяет руководителю скорректировать его, если полученные результаты не удовлетворяют руководителя.

Для эффективной реализации решения необходимо, чтобы оно  было ясным и понятным исполнителем, отличалось четкостью, лаконичностью  и простотой формулировок, исключающих  разночтения.(6, с.179)

Уровень эффективности осуществления  решения повысится, если оно будет  признано теми, кого оно затрагивает. Признание решения редко, однако бывает автоматическим, даже если оно  явно хорошее.

Иногда руководитель может  возложить принятие решения на тех, кто должен будет его исполнять. Чаще же он вынужден убеждать в правильности своей точки зрения других людей  в организации, доказывать людям, что  его выбор несет благо и  организации, и каждому в отдельности. Некоторые руководители считают  попытки убеждения напрасной  тратой времени, однако, подход типа “прав  я или не прав, но начальник я” сегодня в мире образованных людей, как правило, не срабатывает.

Шансы на эффективную реализацию значительно возрастают, когда причастные к этому люди внесли в решение  свою лепту и искренне верят в  то, что делают. Поэтому хороший  способ завоевать признание решения  состоит в привлечении других людей к процессу его принятия. Дело руководителя выбирать, кто должен решать. Тем не менее, бывают ситуации, когда руководитель вынужден принимать решение, не консультируясь с другими. Участие работников в принятии решений, подобно любому другому методу управления, будет эффективным далеко не в каждой ситуации.

Более того, твердая поддержка  сама по себе еще не гарантирует  надлежащего исполнения решения. Полное осуществление решений требует  приведения в действие всего процесса управления, в особенности его  организующей и мотивационной функций.

К методам реализации решения  предъявляется ряд требований, среди  которых можно назвать:

1) Практическую применимость, соответствие объективным условиям работ, а не желаниям и способностям исполнителей.

Лучше вообще не начинать дела, нежели применять негодные, а то и недозволенные методы лишь на том  основании, что они хорошо известны, удобны или кого-то устраивают.

2. Экономичность, подразумевающую, что эффект, полученный при реализации с помощью этих методов решения, будет больше связанных с этим издержек.
3. Точность, обеспечивающую соответствие полученного результата тому, что ожидалось. Однако точность требует повышенных затрат, возрастание которых происходит столь стремительно, что ею не следует злоупотреблять.
4. Надежность, гарантирующую не более чем обусловленное количество сбоев и отсутствие ситуаций с повышенным риском.

Успех в процессе принятия и реализации управленческого решения  обусловлен влиянием трех групп факторов: организационных, материальных и личных.

К организационным относится, прежде всего, способность своевременно перестроиться в соответствии с изменившимися условиями, приспособиться к ним. Ибо, если фирма инертна и неповоротлива, в неординарных условиях применение даже самых совершенных методов не принесет успеха.

Другим организационным  фактором является своевременность обнаружения и решения проблемы, доведения соответствующего задания до исполнителя.

Решения, принимаемые преждевременно, могут быть ошибочными из-за отсутствия достаточной информации, а принимаемые  слишком поздно — трудно реализовываться  вследствие нехватки времени.

Еще одним организационным  фактором, влияющим на эффективность  решений, является учет их возможных последствий.

При хорошем прогнозе, исполнители  будут работать с подъемом, а при  плохом — спустя рукава, так что  в первом случае результат окажется лучше ожидавшегося, а во втором — хуже. Если например решение проблемы может породить новую, а то и не одну, вряд ли от людей можно ожидать  какого-то особого рвения. Наконец, на эффективность реализации решения  во многом оказывает влияние оптимальная  последовательность и качество выполнения соответствующих работ.