Розроблення проекту проведення презентації

представлення гостей і господарів;

демонстрації зразків  продукції, відео -, фотоматеріалів;

коротке повідомлення по темі презентації;

відповідей на питання, що виникли;

виступів гостей (деякі  з них треба планувати і  готувати);

вручення запрошеним сувенірів, рекламної продукції, інформаційних  матеріалів;

бенкету, фуршету або прийому;

культурної програми.

Очевидно, що презентація – це комунікаційний процес. Термін "процес" визначається як серія дій, тобто йому властива ідея поступального руху, яке призводить до кінцевого результату. Те ж саме відноситься і до презентації. Ділова презентація розгортається через серію комунікаційних дій, які спрямовані (або повинні бути направлені) на виклик реакції або отримання результату, задовольняють цілі презентатора. Вимоги до презентатору (і до підготовки презентації) зростають у прямій залежності від кількості людей, до яких він звертається. У той же час із зростанням аудиторії збільшується потенціал впливу. У будь-який презентації, усній або письмовій, впливають на характер спілкування і результат презентації, такі фактори як:

Презентатор – особа, яка передає повідомлення. Для більшості усних презентацій виступаючий є центральною фігурою, він несе повну відповідальність за результат презентації. Тому дуже важливо, щоб презентатор тонко розумів динаміку комунікаційного процесу і вільно володів прийомами активного спілкування.

Повідомлення – безпосередньо та інформація, яку презентатор передає аудиторії.

Аудиторія – особи, які були запрошені на презентацію. Їх склад і кількість визначаються організаторами презентації заздалегідь.

Презентація, як будь-який інший  захід проводиться покроково, за певним планом, будь-яке відхилення від нього, може призвести до краху  запланованого заходу. Можна виділити наступні кроки з підготовки презентації:

Планування презентації.

Аналіз складу, цілі, характеру  і стану аудиторії.

Компоненти презентації.

Вибір, розробка варіантів  використання демонстрационно-наочних  матеріалів.

Безпосередньо підготовка мови: написання тексту, плану, підготовка наочних матеріалів.

Підготовка до відповідей на питання аудиторії.

Вибір місця проведення презентації. Планування задає схему подальших  дій, збираючи всі фактори та обставини  у фокус, навколо якого відбудеться  сама презентація. Розробка плану презентації  передбачає збір всієї необхідної інформації, пошук та формулювання свіжих ідей, важливих для підготовки, так і  для проведення презентації.

Також, існують фактори, які  важливо врахувати при підготовці презентації та розробці плану її проведення, передусім це:

природа і тип презентаційного  події;

частота проведення – як часто проводилися презентації по цій темі, перед подібним типом аудиторії, в цих часових рамках, в цьому місці;

знайомство організаторів  з аудиторією і предметом;

походження-запит на презентацію;

представництво – ким повинна проводитися презентація, сприймається він аудиторією як приватна особа або як представник якогось співтовариства;

потенційну вигоду – те, що організація має намір отримати в разі успіху презентації.

Щоб ефективно розробити  план презентації, організаторам слід задавати такі ліцензування:

Чому цю презентацію слід провести? Хто буде присутній на презентації? Що буде служити очікуваним результатом? Коли слід почати презентацію і коли закінчити? Як саме почати підготовку? Де зібрати матеріал для моєї презентації? Поставивши собі відповідні питання та отримати на них відповіді, організатори приступають до аналізу мети. Кожному з нас в процесі роботи доводиться проводити презентації з різних приводів. Наприклад, якщо людина працює у відділі по роботі з персоналом, він може давати орієнтаційні відомості новим працівникам або пояснювати політику компанії. Начальник відділу може презентувати програми навчання персоналу, консультант – аналітичні звіти. Якщо він працює бухгалтером або аудитором, то може презентувати начальству звіти про фінансовий стан фірми. Вчений або інженер в стані ознайомити клієнта з технічними характеристиками або виступати на професійних зборах. Як президент, він часто виступає перед зборами директорів, співробітників, акціонерів або журналістів з різного роду звітами. Як людина, зацікавлена в пошуку спонсора для свого проекту, він готує презентацію для потенційних інвесторів.

Мета допомагає визначити  форму, зміст і стиль презентації, а також рівень взаємодії аудиторії  з презентующим. Зазначений графік демонструє необхідність і важливість аналізу аудиторії, якщо метою вашої  презентації є переконання, однак  не слід нехтувати аналізом аудиторії  і при інших цілях.

Якщо презентація переслідує мету зацікавити, а то і розважити, то в основному вона складається  з звичайній мові, яку необхідно  ретельно підготувати. Наприклад, коли ви говорите кілька слів про що йде  на пенсію працівника, спочатку зробите  кілька веселих коментарів про гарну  роботу пенсіонера і опишете, як він  допоміг компанії. Аудиторія протягом такої мови веде себе пасивно.

Якщо метою є інформування або аналіз, то така презентація  передбачає взаємодію з аудиторією. Найчастіше така презентація являє  собою збори певної групи людей  для прослуховування документа, після чого присутні задають питання (необхідність розуміння і уточнення  деяких даних). Презентації такого роду дуже часто використовуються у великих компаніях для моніторингу стану фінансів компанії і т. д.

Найбільша взаємодія передбачає презентація, метою якої є переконання  кого-або взяти участь у різного  роду акти співпрацю за спільним рішенням проблеми. Зазвичай така презентація  починається з надання інформації про обговорюваному об'єкті, щоб  аудиторія зрозуміла, про що йде  мова, потім ви надаєтеаргументи на користь вашої точки зору і  намагаєтеся схилити присутніх  до потрібних для вас дій. Така презентація найбільш вимоглива  до допоміжних об'єктів і якості мови. Крім того, необхідно бути достатньо  гнучким і чудово відчувати ситуацію, особливо в разі непередбаченого  течії обставин. Необхідно постаратися  до них підготуватися. Тут взаємодія  з аудиторією настільки велике, що ви можете перестати контролювати хід  презентації. Тому не можна цілком покладатися  на підготовлений і написаний  текст, а уважно стежити за ситуацією. Від вас вимагається послідовне гнучке проведення плану з можливою компенсацією руйнуючого зовнішнього  чинника, якийсь алгоритм, в якому  закладена можливість підступних дій  суперника (у даному випадку – питань) і варіанти ваших реакцій (відповідей) або уклонительных маневрів (перемикання уваги). Найчастіше реальні презентації переслідують декілька із зазначених цілей одночасно.

 

 

1.2. Презентація як акція  соціального партнерства

 

Презентації цікаві, насамперед, тим, що на них, по-перше, фігурує інформація, "матеріалізована" у вигляді  нового продукту, послуги, досягнення, відкриття, книги, закону, премії фестивалю, і т. д., у будь-якому випадку  презентується те, що можна побачити, доторкнутися, або спробувати прочитати. По-друге, презентації влаштовують  не лише для журналістів, але і  для споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців і т. п., які повинні сприймати товар не тільки через ЗМІ, але і безпосередньо. По-третє, презентація вимагає великих інтелектуальних, організаційних і матеріальних витрат. Це ланцюг які накладаються один на одного подій, а саме: запрошення і зустріч;

прес-конференційна частина;

презентаційна частина;

неформальне спілкування;

супровід (доповнення) спілкування;

прощання.

Ряд питань при підготовці презентації можна з'ясувати у  фахівців відділу маркетингу, які  повинні обґрунтувати свої пропозиції про сегментацію ринку як за місцем проведення акції, так і за місцем діяльності прогнозованих основних груп відвідувачів. Важливим стимулом є передпродажний сервіс: доброзичливий  прийом покупців; фахівців, кореспондентів в магазині, на заводі, стендів, в  демонстраційному залі, безкоштовні  поради консультантів фірми, вручення потенційним покупцям сувенірів, зразків  товарів "на пробу" і т. п.

Способи стимулювання збуту (налічується більше 40) для кожної цільової групи відвідувачів можуть суттєво відрізнятися. Наприклад, для  журналістів зазвичай влаштовують  коктейль, вручаючи прес-папки та сувеніри; почесним гостям - пам'ятні подарунки; учням – яскраво оформлені дипломи; для покупців і співробітників служби збуту влаштовують конкурси, переможці яких підносять цінні подарунки і т. д.

Домагаючись розташування покупця  до співробітників, фірму, її товару, продавці організовують для окремих цільових груп спеціальні заходи впливу: розважальні  заходи, прогулянки на яхтах, пікніки, відвідування ресторанів і т. п.

При проведенні презентації  рекомендується планувати святкову інтерактивну програму як акцію соціального  партнерства в певній послідовності.

визначити портрет покупця  товару;

визначити цілі рекламної  кампанії;

визначити основну ідею рекламної  кампанії;

вибрати форми впровадження реклами в святкову інтерактивну програму;

визначити найбільш оптимальні строки розміщення інших рекламних  заходів стосовно один одного в часі;