Ярмарки и Выставки

. подбирается персонал и проводится  обучение его работе на выставке.

. составляется план проведения  маркетинговых исследований.

. подготавливаются необходимые  материалы для каталога выставки.

. составляется план и в соответствии  с ним организуются транспортировка,  складирование, хранение и страхование  экспонатов;

. создаются и изготавливаются  соответствующие информационные  материалы;

. согласовываются все организационные  вопросы с оргкомитетом ярмарки  или выставки;

. печатаются и рассылаются приглашения  потенциальным посетителям ярмарки  или выставки, в которых заинтересована  фирма.

Решение перечисленных задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию  в работе конкретной ярмарки или  выставки.

Затраты на проведение выставки делятся  на 2 вида : Прямые и косвенные

Прямые затраты состоят из затрат на выставочную площадь, дополнительное оборудование и регистрационный  сбор.

Косвенные затраты включают затраты  на: оформление стенда; изготовление рекламно-информационных материалов и сувениров; реклама  в средствах массовой информации с приглашением посетить стенд на выставке; транспортные расходы на перевозку экспонатов; проезд к месту  проведения выставки / ярмарки и  обратно, проживание в гостиницах; питание  персонала, представительские и  хозяйственные расходы.

 

.3 Структура мероприятий  деловой программы выставки или  ярмарки

 

Современная выставка / ярмарка является местом, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать продукцию  и формировать образ своей  собственной фирмы. Профессиональную составляющую в значительной степени  формирует деловая программа  выставки, которая должна включать в себя целый спектр разных мероприятий. Для компаний-организаторов деловая  программа выставки является инструментом «принудительного» привлечения  целевой аудитории.

Различают различные виды мероприятий  проводимых на выставке / ярмарке.

К официальным мероприятиям относятся: церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции, визиты официальных  лиц, официальные приемы /фуршеты, церемонии  награждения лауреатов конкурсов  и т.д.

Для профессиональных мероприятий  важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному  в названии типу. Существует много  типов мероприятий, я перечислю  некоторые:

Конгресс - съезд, собрание. Имеет сложную  структуру мероприятий, обширную географию  участников, широкий общественный резонанс

Форум - массовое собрание, съезд. По структуре  и технологиям подготовки форум  похож на конгресс.

Семинар - групповое занятие для  специальной подготовки, для повышения  квалификации. Имеет практический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия  на выставке

«Круглый стол» - обсуждение, дискуссия  по актуальной теме. Принцип организации  равноправие участников.

Важной составляющей выставок является конкурсная программа, которая проводится отраслевыми ведомствами и авторитетными  организациями. Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается  положение о конкурсе и условия  участия.

Также различают образовательные  мероприятия, они включают в себя:

Тренинги - краткосрочные курсы  повышения квалификации, которые  проводятся в рамках выставки.

Консультационные пункты - работа специалистов на выставке, оказывающих  методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого  рынка.

 

3.4 Подведение итогов  выставки

 

После завершения работы ярмарки или  выставки обязательным является подведение итогов участия в данном мероприятии. Коммерческие успехи анализируются, при  помощи подсчета количества заключенных  на договоров, а если подобные цели на данной выставке или ярмарке не ставились, то считается количество посетителей, и их категории.

Но если все же конечной целью  участия фирмы в мероприятии  была продажа продукции, то за косвенный  показатель можно принимать количество розданных прайс-листов и информационных материалов.

После окончания каждой выставки или  ярмарки сотрудники специального комитета составляют записку, коротко отражающую все неприятности и недочеты, которые  возникли при подготовке, способы  их решения и сделанные на будущее  выводы. Обобщая результаты какой-либо выставки нужно постараться зафиксировать  все «плюсы» и «минусы», определить свои слабые места, и адаптироваться к новым условиям.

Нужно обязательно ознакомить сотрудников  фирмы с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, было бы целесообразным проинформировать о:

·количестве людей, посетивших ярмарку  или выставку, и выявить, произошли  ли изменения, по сравнению с предыдущими  годами;

·обоснованности архитектурных решений  по стенду;

·правильности выбора экспонатов;

·обоснованности затрат на подготовку и участие в ярмарке или  выставке;

·проведенных маркетинговых исследованиях;

·контактах с посетителями ярмарки  или выставки;

·полученных заказах.

Эта информация отражает, насколько  успешным или неудачным было участие  фирмы в ярмарке или выставке. Но для более полного представление  об эффективности участия в данном мероприятии, следует провести сравнительный  анализ целей участия в выставке и достигнутых результатов.

Для этого необходимо проанализировать степень достижения каждой из целей. Это позволит выявить, положительные  результаты от участия в мероприятии, чтобы затем устранить недостатки и не допускать их в последующих  мероприятиях.

 

Заключение

 

С каждым годом в нашей стране проходит все больше и больше выставок и ярмарок, что ведет к улучшению  их качество. На каждую выставку организаторы пытаются завлечь посетителей, что  приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В результате повышается общий уровень организации и  проведения такого рода мероприятий.

Выставки один из основных элементов  в системе маркетинговых коммуникаций, т.к. благодаря им происходит не только знакомство с новыми товарами, услугами, но и осуществляется обмен опытом, грамотное установление цены на продукцию, проводится политика сбыта и рекламы.

Самый эффективный способ продвижения  продукта и достижения успеха предприятием - это умелое сочетание выставочной  и рекламной деятельности. Поэтому, отдел маркетинга - важное звено  на предприятии, без которого трудно представить полноценную работу фирмы в 21 веке.

На современном этапе экономических  преобразований в Российской Федерации  выставочно-ярмарочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную  инфраструктуру, материально-техническую  базу, специализированные кадры.

У выставочно-ярмарочной деятельности имеется значительный потенциал, который  многократно возрастет в случае осуществления координации и  оказания поддержки со стороны государства.

В связи  с этим развитие этой сферы деятельности в России может стать важным элементом  структурной перестройки и технологической  модернизации народного хозяйства  страны.