Технологии выставочного маркетинга в индустрии туризма

Иными словами, целесообразно построить сетевой график, моделирующий процесс подготовки к участию в каждой конкретной ярмарке или выставке, и на его основе рассчитать сроки начала и окончания отдельных работ, обеспечивающих своевременную подготовку к данному мероприятию.  
Одновременно с указанием ответственных исполнителей по отдельным работам необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего комплекса работ, обусловленного подготовкой к участию в данной ярмарке или выставке, обеспечивается решение следующих задач:

1. определяется способ участия в ярмарке или выставке;

2. выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

3. определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь. Такие экспонаты устанавливаются службой управления маркетингом и их выбор основывается на результатах сегментирования рынка с учетом как места проведения ярмарки, или выставки, так и состава потенциальных посетителей данного мероприятия. Количество выбираемых экспонатов зависит от сформулированных фирмой целей и предполагаемой к использованию ярмарочной и выставочной площади.

4. обосновываются выбор стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

5. подбирается персонал и проводится обучение его работе на ярмарке или выставке.

6. составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

7. подготавливаются необходимые материалы для каталога ярмарки или выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

8. составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием фирмы в работе данной ярмарки или выставки;

9. организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

10. создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;

11. согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

12. печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

 

Решение перечисленных  выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки. И уже за день до открытия или непосредственно в день начала работы ярмарки или выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации. Фирма так же может распространить соответствующие пресс-релизы через пресс-центр, который, как правило, работает на ярмарке или выставке. [Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г.,Выставочная деятельность в России и зарубежом,М.: Издательско-торговая корпораци «Дашков и К°», 2004, с. 35]

 

 

Процесс организации крупнейшей туристической  выставки MITT

 

Процесс организации  выставки представляет собой сложный  комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной  выставки занимает более одного года. За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма.

 

В данной главе мною будет рассмотрен процесс организации крупной международной выставки, в качестве которой выбрана MITT – безусловный лидер среди международных туристических выставок, проводимых в России.

Подготовка  и проведение подобной выставки включает следующие основные этапы:

1. Принятие решения о проведении выставки.

2. Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, сроков представления заявок и работы выставки.

3. Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

4. Прием заявок на участие в выставке.

5. Комплекс подготовительных организационно-технических мероприятий, среди которых:

• Распределение выставочных площадей между участниками.

• Фирмам-участницам направляются копии из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента.

• Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей.

• Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.).

6. Монтаж экспозиции.

7. Торжественное открытие выставки и официальный осмотр.

8. Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.

9. Обеспечение рабочей программы выставки.

10. Официальное закрытие выставки.

11. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

12. Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных).

 

Организатором MITT выступает компания ITE LLC, входящая в состав International Trade & Exhibitions (ITE) Group Plc, основанной в 1993 году с головным офисом в Лондоне. ITE Group Plc – общепризнанный лидер международного выставочного бизнеса, ежегодно организует 325 торговых выставок и конференций в 32 странах мира.

ITE Group Plc является членом Союза Международных Выставок и Ярмарок, Международной Ассоциации Организаторов Выставок и Московской

С момента своего существования на Российском рынке ITE организовывает ряд крупнейших в  России международных выставок, среди  которых «Путешествие и Туризм» (MITT).

Выставки ITE отличает высочайший международный уровень  организации. Мероприятия, проводимые ITE в России, охватывают широкий спектр тематик, среди которых:

v Гостиничное и ресторанное дело;

v Путешествия и туризм;

v Спорт и отдых, катера и яхты.

Работа осуществляется на самых лучших выставочных площадках  России – Выставочный Комплекс «Экспоцентр» на Красной Пресне и Спорткомплекс  «Олимпийский». Ежегодно мероприятия  на этих площадках собирают около 1000000 посетителей и более чем 6000 участников со всех стран мира.

ITE постоянно  проводит исследования и анализ  проводимых выставок, повышает их  уровень и предоставляет большой  спектр дополнительных услуг,  делая работу своих клиентов  на выставках более эффективной.  К каждой выставке выпускается официальный каталог, путеводитель, организовывается массовая компания по привлечению посетителей, проводятся пресс-конференции и семинары. Все выставки освещаются специализированными изданиями и центральными СМИ.

В рамках выставок проводятся специализированные отраслевые конференции, которые позволяют более 250 ведущим специалистам отрасли, инвесторам и представителям правительственных кругов обсудить проблемные вопросы индустрии и перспективы ее развития на будущее.

Успех компании во многом зависит от ее сотрудников. ITE – это команда высококлассных профессионалов, имеющих огромный опыт в выставочном бизнесе, знающих и любящих свое дело.

Первая выставка «Путешествия и туризм» была проведена  в 1994 году в период резкой активизации  рынка туруслуг. За 1994 год сектор туризма и путешествий вырос в России на 300%. Выставка, организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года.

За последующие  пять лет выставка стала одной из крупнейших, профессиональных и посещаемых в мире, вошла в пятерку мировых лидеров, вошла в состав Европейской ассоциации туристических выставок.

Что касается цен  на выставочную площадь, то они довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра  составляет $ 200–300.

Кроме того, существует целая серия дополнительных услуг, предоставляемых за дополнительную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.

Выставка Mitt –  уникальная возможность всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более чем 90 стран мира. Участие в Mitt – вопрос престижа и деловой репутации компании.

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Мировые туристские выставки.

 

 

Выставки в туристской индустрии проводятся регулярно. Многие из них стали знаковым событием для  всей отрасли. Такие масштабные мероприятия  как World Travel Market в Лондоне или ITB в Берлине являются своего рода «барометром» , по которому корректируют свой бизнес многие крупные игроки гостиничного рынка. Именно на таких выставках можно увидеть последние новинки в сфере гостиничного бизнеса.

Крупнейщими международными туристскими выставками являются:

4. World Travel Market (WTB) в Лондоне
5. ITB (Internationale Tourismus-Börse) в Берлине
6. Ferien-Messe Wien в Вене
7. Выставка Fitur в Мадриде
8. IMEX во Франкфурте
9. MITT в Москве

 
       Выставка World Travel Market (WTB) в Лондоне – одно из главных событий для туристической индустрии в целом и для гостиничного бизнеса в частности. World Travel Market проводится ежегодно в ноябре. Площадкой для World Travel Market служит выставочный центр ExCeL - гигантский павильон в Королевских Доках Лондона, общей площадью 400 тысяч квадратных метров.

В World travel market принимают участие практически все ведущие игроки современного туристического рынка, в том числе отельные корпорации. Число зарегистрированных участников World Travel Market в 2008 году составило порядка 5 тысяч.

Для представителей гостиничного дела World Travel Market – это возможность узнать новейшие тенденции в сфере турбизнеса, услышать о предпочтениях туристов и ознакомиться с прогнозами крупнейших международных турагентств на будущий год.

World Travel Market считается  отличной площадкой для старта  новых туристических направлений, поэтому крупные отелье со всего мира стремятся попасть на WTM для того, чтобы быть в курсе последних веяний. В частности, в 2008 году одной из главных тем на World travel market был гостиничный бум в Интернете, который позволил многим компаниям экономить значительные средства на рекламе и штате за счет создания систем бронирования номеров онлайн.

 

Международная выставка ITB (Internationale Tourismus-Börse) - одно из старейших туристических мероприятий в мире. Гостиничный бизнес участвует в выставке традиционно широко. Во время ITB 2008 отели и гостиничные сети были представлены более чем на 200 стендах.

ITB проводится в Берлине  начиная с 1966 года. В самой первой ITB приняли участие лишь пять  стран, включая ФРГ. Спустя  без малого полвека ITB выросла до крупнейшей мировой выставки в сфере туризма и отдыха. На недавней ITB, которая проходила в Берлине 4-9 марта 2008 года, было зафиксировано рекордное число участников – свыше 11 тысяч. Число посетителей выставки превысило 170 тысяч человек.

Выставка ITB проходит в павильонах Берлинского торгово-выставочного центра Funkturm. Funkturm, или Радиобашня, считается одной из главных достопримечательностей Берлина. Площадь выставочных павильонов ITB – порядка 160 тысяч квадратных метров. В выставке принимают участие представители туриндустрии из 180 стран мира.

Ferien-Messe Wien – крупнейшая туристическая выставка Австрии. Ferien-Messe Wien проходит каждый год в январе в Вене. Местом проведения выставки выбран крупнейший выставочный павильон столицы страны Messe Wien.

Выставка Ferien-Messe Wien собирает ежегодно до 800 представителей туристического бизнеса из 70 стран мира. Начало года традиционно считается времен бронирования отдыха в Австрии. Так что Ferien-Messe Wien оказывается превосходной возможностью для многочисленных туристических и гостиничных компаний представить свои новейшие продукты и направления. На протяжении последних нескольких лет постоянным организатором выставки выступает Reed Exhibitions Messe Wien.

Выставка Fitur – одно из крупнейших событий туристического рынка Испании. Она проходит в Мадриде, в самом большом выставочном центре столицы страны - IFEMA. Как правило, выставка проходит в конце явнаря – начале февраля.

Последние несколько лет число участников Fitur постоянно возрастало. На сегодняшний день свои предложения на выставке представляют порядка 10000 компаний и туристических агентств из 166 стран и регионов мира. Ежегодное число посетителей выставки составляет свыше 120 000 человек. Аккредитацию на выставке получают более 7000 журналистов, а в качестве информационных спонсоров Fitur выступают такие медийные гиганты, как CNN. На сегодняшний день Fitur является второй по размерам и представительности туристической выставкой в мире.