Функциональные структуры логистической информационной системы

     Подобная плановая деятельность предполагает наличие соответствующей информационной структуры. Это прежде всего сети, оснащенные рабочими станциями и высокопроизводительными серверными станциями (в основном серверами потока работ и банков данных).

     2. Оценка. Она заключается в анализе и собственно оценке вариантов процесса (потока работ).

     1-й  этап - анализ вариантов процесса (потока работ), который проводится  статическими и динамическими  методами:

     статический анализ включает проверку процессов  с помощью аудиторского надзора и ревизий;

     при динамическом контроле используют возможности  средств менеджмента потока работ, прежде всего имитацию процессов, а  в случае надобности их приближение  к реальной обстановке. Такие методы позволяют изучить и проанализировать поведение процесса во времени, избежать избыточных мощностей и дефицитов, рассчитать средние сроки работ и стохастические отклонения, разобрать отдельно особенно важные заказы и пр.

     2-й  этап - оценка вариантов процесса (потока работ) на производительность, преимущества и недостатки, издержки и выгоду. Это может быть анализ размера выгоды или простой баланс аргументов за и против. Если найден вариант, отвечающий поставленным целям, то приступают к внедрению и тестированию процесса.

     3. Внедрение и тестирование направлены на решение следующих задач:

     создание  необходимых машинных и программных  предпосылок системы;

     включение решения по потоку работ в систему  сервера и отдельных рабочих  станций;

     тесты процесса (потока работ), выявление  технических и концептуальных ошибок. В первом случае - это проверка результатов внедрения (работает ли процесс действительно так, как он был задуман), во втором - поиск логических ошибок (соответствует им в действительности общее решение спроектированной организации процесса).

     Часто оказывается целесообразным решения по потоку работ сначала внедрять в рамках небольших, не имеющих критического значения проектов, так как при этом легче могут быть обнаружены и устранены технические проблемы. В то же время малозначительные проекты дают возможность приобрести ценный опыт для дальнейшего расширения системы компьютеризованной информационной логистики.

     Эксплуатационная  фаза

     Эксплуатация  системы требует программного обеспечения  для обработки хозяйственных  задач. Менеджер процесса инициирует постановку задачи, контролирует ее выполнение, вступает в контакт с пользователями. Последние для обработки задач применяют прикладные программы (стандартные или индивидуальные) или же осуществляют некоторые операции вручную. По окончании обработки хозяйственной задачи работа продолжается (в идеальном случае электронными средствами) и система переводится в новое рабочее состояние.

     При продуктивном использовании системы  менеджмента рабочего потока выявляются возможности компьютерной поддержки, в связи с чем эта система может рассматриваться в следующих качествах:

     как инструмент документации - взаимодействие обработчиков и графическая интерпретация  в рамках всей системы позволяют  полностью документировать процесс, что имеет особое значение с учетом сертификации Международной организации стандартов;

     как средство визуализации производства - на мониторах ясно видны так называемые невидимые запасы на местах обработки, что позволяет своевременно выявлять и ликвидировать узкие места, внося соответствующие коррективы;

     как система мониторинга - каждый заказ может быть затребован в любое время, благодаря чему можно оценить состояние портфеля заказов и предпринять дальнейшие шаги по его обработке;

     как система контроля - протоколирование процессов позволяет получать специфическую  информацию (время обработки, время начала и окончания работ, неполадки, причины возникновения проблем, последующая обработка и т.п.);

     как информационная система качества - накопленная информация и опыт сотрудников  могут рассматриваться в "кружках  качества" в духе японской системы Kaizen. Гибкость средств менеджмента потока работ позволяет быстро и легко вносить изменения в процесс;

     как средство поддержки пользователей, которые освобождаются от функции  управления данными. Система автоматически  запускает соответствующее средство обработки, а также осуществляет поиск и открывает доступ к подлежащим обработке данным, гарантирует полноту обеспечения решаемых задач.

     Непрерывный контроль над компьютеризованным процессом  позволяет систематически совершенствовать его. Поскольку вся ключевая информация об организации процесса представлена в машинной форме, она может быть очень быстро оценена с применением компьютера. Пользователи сами с помощью имеющихся средств могут легко вносить изменения в реализуемые процессы. При этом нужно обязательно учитывать человеческий фактор. Технико-организационная адаптация хозяйственных процессов должна осуществляться всегда в сочетании с кадровыми мероприятиями. Постоянное обучение сотрудников должно стать важной составной частью текущего совершенствования процесса.

     Подготовка  персонала в рамках проекта менеджмента  рабочего потока начинается на самом  раннем этапе. Привлечение персонала  для участия в процессе уже  в фазе организации дает определенный эффект обучения. Однако этого явно недостаточно. Внедрение системы означает, как правило, радикальный отход от традиционной организации труда. Даже в максимально благоприятной обстановке использования новой системы необходима интенсивная подготовка персонала (по меньшей мере менеджеров процесса и пользователей), которая в первую очередь должна касаться следующих вопросов:

     понимания процесса в целом в условиях компьютерной реализации;

     логики  использования системы на каждом рабочем месте;

     применения  прикладного программного обеспечения, необходимого для обработки задач.

     В заключение следует еще раз подчеркнуть, что планирование, внедрение и  эксплуатация системы менеджмента  потока работ сопряжены со значительными  трудностями, которые связаны не только с техническими аспектами. Для  успеха такой системы крайне важны и человеческие предпосылки - способность к обучению, культура группового труда, открытость по отношению к нововведениям и т.п.

     2.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ В ЛОГИСТИКЕ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

     Эффективное использование  информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях.

     Информационный  поток — это совокупность циркулирующих  в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов (носителей).

     Информационные  потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики:

• неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна.);
• множественность подразделений — поставщиков информации;
• множественность подразделений — потребителей информации;
• сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов;
• множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;
• многовариантность оптимизации информационных потоков.

     Логистический информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делиться на ряд составляющих: реквизит, показатель, документ и массив.

     Реквизит  — элементарная единица сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Так например, реквизиты — наименование организации, наименование товара, цена товара, и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных.

     Документы, используемые в процессе управления, могут включать один или несколько  показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получение исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций. Например, в бухгалтерском учете показатель, его основание является результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою очередь будут входящей информацией при составлении статистических отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.

     Массив  представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую  основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

     Записи - это элементы массива, которыми оперируют  пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.

     Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в  соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив материальных нормативов, массив поставщиков материалов), функциями в процессе обработки данных (входной, выходной, промежуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в информационной системе, называется файлом.

     Исходя  из неоднородности и множественности  поставщиков и потребителей логистических информационных потоков, а также руководствуясь главной целью классификации — упорядочением логистических информационных потоков, первым шагом в классификационной группировке является деление по признаку, позволяющему образовать однородные по видам деятельности (или по функциям) информационные потоки.

     Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на:

• распорядительные (приказы, распоряжения);
• организационные (инструкции, протоколы, положения);
• аналитические (обзоры, сводки, докладные записки);
• справочные (справки);
• научные (статьи, рефераты);
• технические (документации по технике безопасности).

     Передача  и прием информационных потоков  осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные. Носитель информации — это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.

     Для того, чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена её индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на:

• цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изображение на мониторе);
• алфавитные (словесная запись в документе, на экране монитора);
• символические (условное изображение на чертежах, организационных схемах);
• предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

     Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки соответственно не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

     По  периодичности информационные потоки делятся на:

• регулярные - соответствующие регламентированной во времени передаче данных;
• оперативные — обеспечивающие связь в любой необходимый момент времени.