Управление закупками в торговой фирме

Рис. 3.2. Схема работы при аутсорсинге закупок и при создании единой закупочной фирмы

 

Цель закупочной компании - в увеличении закупаемых партий товара путем привлечения новых акционеров и потребителей закупаемой продукции. Заключив контракт на поставку товара, компания также берет на себя ответственность за выкуп определенных объемов продукции в определенный промежуток (чаще всего это год). Объемы равномерно распределяются по месяцам. Таким образом, достигается стабильность в закупках, что поощряется со стороны поставщика в виде дополнительных скидок.

Еще одним преимуществом закупочной компании в этом случае будут низкие складские издержки. Компания работает без склада либо имеет склад одного дня. Принцип действия этого склада таков: на него поступает партия товара одной из фирм-учредителей компании, и происходит перезагрузка продукции без размещения ее на складе (кросс-докинг). Другими словами, продукция распределяется по другим компаниям в режиме поступления. Все это происходит в течение 30 мин. Продукция не хранится на складе закупочной фирмы, а сразу поступает в компании-учредители фирмы. Поставка товара может происходить силами производителя. Если такой возможности нет, то нанимается транспорт, который развозит товар по соответствующим адресам. Низкие складские издержки в свою очередь означают низкую цену на товар.

При объединении в одну закупочную компанию фирмы получают возможность:

• работать на рынке по конкурентным ценам и делать выгодные предложения;
• получать максимальную прибыль из-за возрастающей разницы между закупочной и продажной ценами;
• для завоевания рынка в своем регионе поставлять покупателям товар по демпинговым ценам;
• увеличивать объем продаж благодаря низким ценам;
• соблюдать принцип «точно в срок» с минимальными затратами;
• сокращать складские издержки: при больших объемах и минимальных складских площадях товары на ответственное хранение можно размещать в закупочной фирме.

Все это ведет к повышению статуса компании среди поставщиков.

НТЦ «Орион» имеет возможность провести переговоры о создании закупочной компании с другими компьютерными фирмами Ростова. Расходы на создание закупочной фирмы представлены в таблице 3.1:

Таблица 3.1

Смета создания закупочной фирмы

Вид расходов	Сумма, тыс. руб.
Регистрация фирмы	15
Заработная плата сотрудникам (годовая из расчета: директор, менеджеры по закупкам – 5 чел.)	352
Аренда, 12 мес.	123
Транспортные расходы, 12 мес.	54
Налоги, 12 мес.	79
ИТОГО:	623

 

Анализ, проведенный автором, показал, что при оптимизации логистических процессов инвестиции в создание закупочной фирмы окупятся через один год работы.

 

3.2 Организация цепей поставок торговой фирмы

 

С момента рождения компании «Орион» на ростовском компьютерном рынке прошло уже более семнадцати лет, за это время у компании появилось большое количество оптовых покупателей почти во всех городах Южного Федерального Округа. В связи с этим имеет смысл создание в НТЦ «Орион» специализированного дилерского отдела. В связи с этим необходимо открытие дополнительного офиса и склада для работы с компаниями-дилерами, создание службы доставки товара для дилеров фирмы, обособление отдела гарантийного обслуживания.

Система дилерских скидок в зависимости от объемов ежемесячных закупок представлена в таблице 3.1.

Таблица 3.1

Система дилерских скидок

Сумма закупаемой продукции, тыс. руб.	Дилерская скидка, %
100–200	5
200–300	7
300–500	9
свыше 500	12

 

Организационные расходы на создание дилерского отдела отображены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

Смета создания закупочной фирмы

Вид расходов	Сумма, тыс. руб.
Заработная плата сотрудникам (годовая из расчета: директор, менеджеры по закупкам – 3 чел.)	253
Реклама	27
ИТОГО:	280

 

Для оптимизации закупок в НТЦ «Орион» необходимо создание должности менеджера по логистике, подчиненного непосредственно коммерческому директору предприятия.

Целью работы менеджера по логистике является организация и обеспечение функционирования логистических процессов компании в целом.

Основными задачами менеджера по логистике являются:

• участие в организации бесперебойности и продуктивности ежедневной работы отдела логистики
• оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций
• оценка и анализ производительности операций по логистике.
• оценка и анализ затрат рабочего времени на выполнение операций
• выработка предложений по оптимизации логистических процессов в компании;
• соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета;
• совершенствование, разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности работы отдела.
• анализ, планирование, организация и управление (включая организацию контроля за исполнением) логистическими процессами предприятия.

Функциональные обязанности менеджера по логистике:

• проектирование и разработка логистических систем.
• разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений (отдела закупок), определение функций и операций. Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов.
• разработка форм и методов ведения отчетности.
• контролирование правильности и своевременности исполнения поставленных задач сотрудниками отдела закупок.
• координация внутренних и внешних связей компании.
• участие в процессе формирования бюджета на логистику. Анализ затрат на логистику и логистических издержек.
• анализ баланса стоимости и эффективности логистических операций предприятия.
• координация и направление финансовых потоков, связанных с логистическими процессами.
• координация документооборота логистических процессов.
• согласование взаимодействия менеджера по логистике с другими подразделениями (отдел закупок, бухгалтерия) предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими схемами.

Менеджер по логистике имеет право:

• давать подчиненным ему службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
• требовать от руководителей и сотрудников всех подразделений предоставления необходимых материалов, отчетов, информации для планирования и организации работы.
• запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
• выступать представителем от имени предприятия в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся к его компетенции.
• вносить предложения по расстановке и взаимодействию персонала в логистической цепи предприятия.
• проводить совещания (оперативки, летучки, планерки) по обсуждению и решению вопросов, входящих в компетенцию отдела с подчиненными ему службами предприятия.
• подавать предложения по совершенствованию своей работы.

Менеджер по логистике несет ответственность за:

• результаты и эффективность производственной деятельности предприятия.
• невыполнение своих функциональных обязанностей.
• недостоверную информацию о состоянии выполнения производственных заданий.
• невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководителя.
• непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности предприятия, его работникам.
• нарушение внутреннего распорядка предприятия.

В работе менеджер по логистике руководствуется:

• нормативными, методическими и другими руководящими материалами в области транспорта, складского хозяйства;
• стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей, организациями закупок, действующим таможенным законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями руководителя, уставом предприятия.

При заработной плате менеджера по логистике в размере 10–15 тыс. рублей в месяц его деятельность окупится в течение 6 мес.

 

3.3 Эффективность закупочной  логистики в торговой фирме

 

Для повышения эффективности закупочной логистике НТЦ «Орион» предлагается автоматизация логистических процессов.

Рассмотрим конкретные системы для автоматизации логистической деятельности торговых предприятий.

Немалую долю рынка автоматизации торговли, особенно в малых торговых компаниях, заняли системы, созданные компанией 1С и ее партнерами. Компания 1С известна своими разработками в области экономического и делового программного обеспечения. Программы семейства «1С: Предприятие» стоят в десятках тысяч организаций России. Многие розничные торговые организации в своей работе используют «1С: Предприятие. Управление торговлей». В данной системе реализуются следующие логистические функции:

• управление поставками;
• управление складскими запасами;
• планирование продаж и закупок;
• мониторинг и анализ показателей торговой деятельности.

Основные функции подсистемы управления закупками:

• оперативное планирование закупок;
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• платежный календарь расхода денежных средств.

Поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков, прием на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» – товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются» с реальными продажами товаров.

В системе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).

Поддерживается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Реализован партионный учет товаров, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров, товаров с определенными сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).

Мощные средства статистического контроля запасов позволяют оценить «привлекательность» каждого товара по его доле в общем обороте или прибыли компании (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), коэффициент оборачиваемости товара. Такой интегрированный анализ служит основой эффективного управления запасами, позволяет определять обоснованные нормативы складских запасов, регулярность закупок товаров различных групп. В результате снижается риск затоваривания склада и появляется возможность высвободить значительные оборотные средства за счет сокращения или отказа от закупок неходовых товаров.

«1С: Предприятие. Управление торговлей» позволяет вести учет различных видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.

Основным недостатком «1С: Предприятие. Управление торговлей» является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники. С точки зрения автора наибольший интерес в этой области вызывают разработки фирмы «Астор ВЦ», которые будут рассмотрены ниже.

Чтобы автоматизированная система розничной торговли была эффективна с логистической точки зрения, прежде всего в ней необходимо оптимизировать транспортные потоки в распределительном центре (на складе) торгового предприятия.

Для решения задач контроля и оптимизации товарных потоков на самом складе предназначены специализированные автономные решения или модули управления складом в системах класса ERP. Эти решения часто именуются в зарубежных источниках как Warehouse Management System.