Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО «Орио»)

1.3 Технология закупочной  деятельности в торговой фирме

Специфическая особенность организации  деятельности торгового предприятия  состоит в том, что здесь не только осуществляется процесс движения товаров из сферы производства в  сферу потребления, но и происходит смена форм стоимости. Поэтому в  торговле необходима грамотная организация  как торгового, так и технологического процесса.

Технологический процесс включает в себя совокупность последовательно  взаимосвязанных способов, приемов  и трудовых операций, направленных на сохранение потребительских свойств  товаров и ускорения доведения  товаров до торговой сети и потребителей. Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с  поступления товаров в магазин  и кончая полной подготовкой их к  продаже. Технологический процесс  включает такие операции, как приемка  товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др.

Торговый процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность  этого процесса заключается в  том, что предметом труда здесь  являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют  в торговом процессе. Обеспечивая  непосредственное доведение товаров  до потребителей, торговый процесс  включает в себя и такие виды организации  коммерческой деятельности, как изучение спроса населения, формирования ассортимента и рекламу товаров, оказание покупателям  дополнительных услуг, текущее пополнение товаров и др.

Основными принципами организации  этих процессов в торговых предприятиях являются:

• Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.
• Обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.
• Достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, роста его производительности, снижения издержек обращения.

Эти факторы определяют динамичность торгового и технологического процесса.

В зависимости от потребительских  свойств товаров, степени их готовности к продаже, принятой системы доставки товаров в магазины, применяемых  форм продажи можно выделить три  основные схемы торгового и технологического процессов.

Первая схема является наиболее сложной, но чаще применяемой. Она включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение, подготовку к продаже и  продажу.

Вторая схема включает разгрузку  товаров с автотранспорта, приемку  их по количеству и качеству, хранение и продажу.

Третья схема предусматривает  разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, и продажу. При этом в магазинах, применяющих продажу товаров  с индивидуальным обслуживанием  покупателей, процесс обслуживания более сложен, чем в магазинах  самообслуживания.

Применение какой-либо одной схемы  в пределах одного магазина встречается  довольно редко. Как правило, в магазинах, одновременно действуют все три  схемы.

Традиционная система  организации материального снабжения  основана на принципе наличия запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов  собственного склада. На складе подбираются  нужные материалы и передаются системой транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.

В случае, если требуемый предприятию  материал отсутствует на собственном  складе, делается запрос в орган  закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает  заказ и обеспечивает отправку товаров. Предприятию - заказчику отправляются крупные партии материалов, как правило, автомобильным или железнодорожным транспортом. Заказанные грузы по их поступлении принимают на складе предприятия. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства.

Вследствие значительной разветвленности  и многообразия возможных вариантов  хозяйственных связей, а также  естественного желания руководства  предприятий вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения своих подразделений  потоки документации, соответствующие  переходу от одного структурного элемента к другому, состоят в большинстве  своем из специально разработанных  формуляров. Объем документооборота при традиционной системе снабжения  можно проиллюстрировать на примере  Германии, где отдел закупок или  посредник передает поставщику 9-10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает потребителю до 14 документов.

Оформление и обработка многочисленных бланков занимают много времени, что приносит значительный ущерб  заказчикам, ожидающим материалы. Длительность цикла организации поставки ведет  к возможным ошибкам в выполнении заказов. Некоторые ошибки обнаруживаются только тогда, когда материалы уже  доставлены по назначению. Обработка  этой многочисленной совокупности формуляров предполагает наличие соответствующего персонала и влечет значительные затраты.

Главный недостаток традиционной системы  закупок - это потребность в больших запасах и комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда.

В последние десятилетия разработан ряд систем закупочной логистики  ориентированных на конкретную потребность  производства:

• система Канбан (карточка) - метод управления поставками в условиях поточного производства, разработанный в Японии и учитывающий потребность, которая исходит из конечного монтажа;
• система планирования производственных ресурсов МРП (MRP) - метод снабжения, охватывающий 3 уровня: на первом уровне осуществляется программное планирование, на втором - распределение материалов, на третьем - управление закупками (т.е. фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);
• система «Точно в срок» - метод снабжения, с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;
• система запросов - метод снабжения, при котором с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;
• система прогнозных показателей - система, при которой спрос на большие партии закупок формируется на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;
• система электронно-информационной коммуникации клиента и поставщика - метод снабжения, при котором запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.

Наиболее перспективным и характерным  способом оперативного снабжения является система «Точно в срок». Она возникла в середине 50-х годов в Японии и получила сначала там широкое  распространение, а затем в Европе и США. Суть оперативного снабжения  заключается в закупке по долгосрочному  контракту и поставке предметов  снабжения, минуя промежуточные  склады, прямо на производственные линии в сроки, максимально приближенные к моменту потребления, при их жестком соблюдении. Наибольшее распространение  метод поставок «Точно в срок»  получил в машиностроении при  сборочном производстве.

Применение системы «точно в срок» предусматривает работу потребителей с гораздо более низким запасом сырья и материалов, чем в условиях традиционного снабжения. Вследствие этого, повышаются требования к надежности всех участников логистического процесса, в том числе и к транспортникам. Если в условиях традиционного снабжения при выборе перевозчика в первую очередь обращают внимание на перевозочные тарифы, то при использовании системы «точно в срок» предпочтение отдается перевозчику, способному гарантировать надежность соблюдения сроков доставки.

Для предприятий использующих систему  «точно в срок» характерны следующие особенности:

• стабильный выпуск продукции;
• частые поставки небольшими партиями;
• поставки на основе долгосрочных заказов;
• минимальный объем сопутствующей документации;
• объем информации по поставкам фиксирован для всего объема, но может меняться от одной поставки к другой;
• отсутствие поставок товара с избытком или недостатком;
• поставщиков ориентируют на использование стандартной тары и упаковки.

Применение системы «точно в срок» позволяет достичь следующих результатов:

• сократить затраты на содержание запасов;
• уменьшить количество брака;
• уменьшить складские мощности.

Достоинства для поставщика:

• полная загрузка производственных мощностей;
• сохраняется квалифицированная рабочая сила;
• сокращение складских расходов;
• упрощение процедуры согласования поставок за счет близости поставщика.

Использование системы «точно в срок» должна предшествовать дифференциация ассортимента (номенклатуры) поставляемых товарных или производственных ресурсов с целью выделения наиболее значимых позиций.

Для объединения интересов  торговых организаций на принципах  закупочной логистики существует концепция  распределительных центров.

За основу распределительного центра взята модель общетоварного склада розничной торговой организации, позволяющая  складировать самые разнообразные  товары, поскольку с такого склада необходимо обеспечить снабжение до 50-60% поступающих в розничную продажу  товаров. Отличие распределительного центра от такого склада обуславливают  два принципиальных момента. Первое – внедрение в технологические  процессы по складированию и транспортировке  товаров логистических схем и  последующая автоматизация этих процессов. Второе – экономическая  эффективность. Управляющий орган  сетевой компании, централизуя закупку  товаров, добивается, во-первых, наибольших скидок у поставщиков и, во-вторых, более быстрого обновления ассортимента в зависимости от изменения спроса населения с целью ускорения  оборачиваемости товарных запасов. Реальный экономический эффект от этих преобразований огромен и становится в дальнейшем решающим фактором в  конкурентной борьбе. Таким образом, в отличие от склада как места  по физическому хранению и перемещению  грузов в структуре сетевой компании, распределительный центр является центром по рационализации товарных потоков – преобразованию поступающей  от поставщиков товарной массы в  готовые к реализации дробные  ассортиментные позиции и быстрому распределению партий по торговым точкам собственным транспортом.

Прогрессивная роль распределительных  центров состоит в том, что  они обеспечивают целостность процесса формирования торгового ассортимента от поставщика до торговой полки. Автоматизация  торговых и информационных процессов  только упрочила эту целостность, позволяя управляющему органу принимать более  обоснованные решения, а дополнительные затраты по внедрению автоматизированных систем перекрываются снижением  транспортных и складских затрат в результате применения логистики.

Существуют следующие основные функции распределительных центров:

• предоставление возможности управляющему органу закупать крупные партии товаров для поддержания оптимального ассортимента в обслуживаемых им розничных магазинах. За счет этого достигаются минимальные закупочные цены, ускоряется оборачиваемость товарных запасов и рост розничных продаж;
• оптимизация торгово-технологических и складских операций с целью снижения эксплуатационных и других издержек;
• оптимизация транспортных потоков, что позволяет снижать нерациональное использование транспорта;
• оптимизация работы по контролю качества товаров, подтверждения соответствия (сертификация) и т. д. За счет переноса этих работ из магазинов в распределительные центры достигается централизация людей и средств, что позволяет сократить внутрихозяйственные затраты на предприятиях розничной торговли.

Мировой практике известно два типа распределительных центров –  открытый и закрытый. Закрытый центр  обслуживает магазины только одной  сети, собственностью которой он является. Вся внутренняя технология такого центра подчинена задаче формирования и  поддержания принятого в своих  магазинах ассортимента товаров. Здесь  технологический цикл работы центра замкнут внутренними задачами. Если же распределительный центр принимает  на «абонентское» обслуживание сторонние  магазины, то он именуется открытым. В этом случае распределительный  центр проводит самостоятельную  деятельность по оптовой реализации товаров.

Преимущества взаимодействия с  открытым распределительным центром  для магазинов:

• по основной части ассортимента работа с одним поставщиком;
• менее трудоемкий и более регламентированный процесс заказа и получения товара.

Преимущества взаимодействия с  открытым распределительным центром  для дистрибьютора: