Процесс комплектации товара

На выбор  того или иного варианта отборки  оказывает влияние значение коэффициента встречаемости ( ), рассчитываемого по формуле

= ,

где L – число наименований товаров, заказанных в течение периода;

n – число заказов в течение периода;

- количество позиций в i-м заказе.

Значение  равное 1, означает, что позиция встречается в заказах один раз и комплексная отборка не требуется. При значении ниже 0,7 появляется эффект от объединения заказов, поэтому возможно применение комплексной отборки. При этом необходимо также оценить следующие факторы:

• каким образом осуществляется отпуск товара (поштучно или упаковками);
• срок выполнения заказа;
• общее количество отпускаемых за период времени (смену) товаров;
• другие факторы.

Как правило, комплексная отборка встречается  на складах с высокой оборачиваемостью и широким ассортиментом товаров.

 

2.2 Повышение  точности отборки товаров на  складе

 

По отзывам  покупателей, ошибки точности отбора могут  быть вызваны целым рядом причин:

• самим товаром, т.е. в ящике находится не тот товар;
• пополнением запасов, т.е. в правильно указанной зоне склада находится другой товар;
• процессом отборки, т.е. товар неправильно отобран;
• процессом сортировки и/или доставки, т.е. товар неправильно доставлен;
• проведением процесса приемки покупателем, т.е. товар неправильно зарегистрирован/размещен;
• неправильным заказом, сделанным покупателем.

В рамках рассматриваемой проблемы хотелось бы привести некоторые факты из обзора, опубликованного на сайте: www.werc.org (США).

• для заказов уровень точности достигает 94,2%, для ящиков – 97,2%;
• в среднем в отборке, проверке, упаковке и отгрузке каждого заказа занято четверо служащих склада;
• каждый заказ проверяют в 38% компаний, в 48% – заказы проверяют выборочно, а остальные 14% - не проверяют их вообще;
• наиболее распространенной ошибкой отборки (41%) является ошибочная выборка товара, еще 25% - вызваны ошибками покупателей при заказе.

После рассмотрения факторов воздействия по итогам исследования было установлено следующее.

• уровень точности заказов у фирм, которые проверяли заказы, и фирм, которые их не проверяли, не отличается;
• прослеживание ошибок клиентами определяет более высокую точность заказа и позволяет прослеживать его любые изменения;
• фирмы, на которых внедрены системы поощрения производительной отборки, показали более низкий уровень точности по сравнению с фирмами, на которых подобных систем нет;
• фирмы, использующие полноценно функционирующую систему управления складом, показали более высокий уровень точности;
• повышение уровня точности наблюдается при отборке целыми паллетами и снижение – при отборке целыми ящиками;
• точность отборки мало зависит от выбранного метода, за исключением метода отборки партиями, который показал самый низкий уровень точности.

Если  ошибка заключается в самом товаре, склад мало что может сделать  в такой ситуации. Тогда как  неверное распознавание товара может  быть причиной складских ошибок, основной проблемой все же является неправильное количество отбираемого товара. Например, во время предыдущей поставки товар  был упакован по 30 единиц в коробке, затем размер упаковки изменился; теперь производитель упаковывает по 40 единиц в коробку, однако склад не был предупрежден об изменении размера  упаковки. Отборщик которому необходимо отобрать 30 единиц, открывает полную коробку и помещает весь содержащийся там товар в контейнер покупателя, не подозревая о совершающейся ошибке.

При пополнении уровня запасов одним из аспектов, способных повлиять на точность заказа, является идентификатор ячейки склада с ярлыками местоположения, включающими  в себя контрольные цифры; клейкой  бумагой для заметок не годится  маркировать товар или его  местоположение. Пополнение уровня запасов  также должно быть правильно синхронизировано, чтобы товар был доступен по требованию. Если пополнение задерживается, отборщики  не могут продолжать работу, и, как  результат, покупатель получает недопоставку.

Между тем, в число других факторов, из-за которых  снижается уровень точности отборки, входят: неясные инструкции, ошибки перемещения, неверная сортировка по заказам, недокомплектование и неверное количество. Процесс приемки товара покупателями, в том числе и теми, кто заказал несоответствующий товар, находится за пределами склада, однако эти случаи также должны регистрироваться и входить в отчетность компании.

Когда поступает  претензия от клиента, проводится мини-инвентаризация, проверяются компьютерные остатки. Если товар клиенту не пришел, а на складе обнаруживается его излишек, то вся вина ложится на кладовщика, отпустившего товар, или комплектовщика, осуществлявшего сборку. И дело здесь даже не в размере наказания, а в его неотвратимости. Если выясняется, что экспедитор имел возможность проконтролировать кладовщика, но не сделал этого, то наказываются оба. Клиента извещают, что пропажа найдена, приносят извинения и восполняют недостачу.

Отсутствие  товара и на складе клиента, и на складе поставщика вынуждает признать, что груз пропал. Можно выделить пять потенциальных зон исчезновения:

1) склад  поставщика;

2) погрузка;

3) транспортировка; 

4) разгрузка; 

5) склад  клиента.

Теперь  нужно разобраться в зонах  ответственности. Безусловно, они определены договором, но если перевозчик не наш, а нанят клиентом, то ответственность  склада наступает в двух случаях  из пяти возможных. Когда перевозчик наш и групповые места не вскрыты, то мы несем ответственность уже  за три вероятности.

Однако  это лишь рассуждения, которые вряд ли приобретут вес доказательств, тем  более если клиент не хочет понимать или признавать, что и у него на складе существуют неразрешенные проблемы. Само собой, руководству склада будет проще отстаивать свою правоту в решении назревшего конфликта, если предварительные проверки показывают, что вероятность пропажи товара на собственном складе меньше, нежели в зоне ответственности клиента. В нашей компании отчетливо понимают, что разбор претензий всегда должен производиться в рамках конфликта. Но менеджеры претензионного отдела компании-заказчика, зачастую, оторваны от проблем собственного склада, а потому стандартный ответ на просьбу провести инвентаризацию на месте обычно сводится к следующему: «У нас все хорошо, ищите ошибку на своих складах». Только заняв обоснованную, но жесткую позицию можно добиться проведения расследования. Не редки случаи, когда при известной настойчивости клиенты сами находят утерянный товар на собственном складе.

Все эти  особенности необходимо учитывать  при принятии решения о возмещении или аргументированном отказе в  удовлетворении претензий клиента.

Ошибки, обнаруженные  непосредственно в  момент их совершения, возможно сразу  же исправить и повлиять на ситуацию; если же они обнаруживаются позже, как  правило, уже нельзя что-либо исправить. На увеличение точности работы складов  оказывают влияние следующие  факторы:

• мотивация персонала;
• установка устройств, считывающих штрих-коды в зонах приемки, промежуточного хранения, отборки, пополнения, отгрузки и доставки;
• взвешивание в момент отборки;
• отборка с использованием экранов подборки и кнопки, подтверждающей выполнение заказа. 

 

2.3 Варианты  совершенствования отбора товаров  в процессе комплектации

 

Оптимизации могут быть подвергнуты сразу  несколько этапов комплектации. К  их числу относится и первый этап обработки заказов, и обмен информацией  между складом и коммерческим отделом, и передача отобранного  заказа в зону контроля с его последующей  проверкой и упаковкой. Но все  же самым трудоемким представляется непосредственно отбор товаров: многие ошибки возникают именно на этом этапе; на него же затрачивается и большая часть времени.

Существует  несколько способов повышения качества и скорости операции отбора заказов. Часть из них требуют дополнительных затрат на персонал или на высокоавтоматизированное оборудование. Однако есть и такие  способы, при которых указанные  расходы можно свести к минимуму и даже полностью избежать.

Так, очень  эффективной может оказаться  оптимизация упаковки, когда запасы товара на складе поддерживаются в  единицах, кратных наиболее востребованным объемам заказов – палета, полпалеты, четверть палеты. Увеличивает скорость работ и отбор товара напрямую из хранения (например, применение элеваторных стеллажей), упрощение процесса отбора заказов (устранение непроизводительных перемещений, документирования, поиска товара), зонирование склада для хранения разных видов товара и т. д.

Тем не менее, основное условие эффективного отбора – его грамотное планирование, продуманное формирование заданий  для комплектовщиков.

Оптимизация операции планирования отбора в основном связана с возможностями современных  систем управления складом. Системы  автоматизации склада позволяют  оператору автоматически формировать  задания и распределять их между  кладовщиками, грузчиками, водителями высотной техники.

При планировании отбора учитываются партии, серии, сроки  годности товара. Так, при отборе товаров  со сроками годности чаще всего реализуется  принцип FEFO (first-ended, first-out – «первым заканчивается – первым выходит»): товары с меньшим остаточным сроком годности отгружают в первую очередь. В других ситуациях обычно используют принцип FIFO (first-in, first-out – «первым входит – первым выходит»): отгружают товары из партии, поступившей на склад раньше других.

На складах, где практикуется отгрузка мелкими  упаковками и отдельными штуками, как  правило, выделяют зону штучного отбора. При этом отгрузка целыми паллетами  происходит из резервной (оптовой) области  склада. При планировании отбора система  учитывает вид транспортной единицы  товара, указывая, из какой области  необходимо произвести отбор. Точно  также система может разделить  позиции в заказе на несколько  заданий отбора в случаях, когда  склад находится в многоэтажном здании или в нем есть несколько  помещений с различными условиями  хранения. Задания будут соответствовать  существующим областям склада.

При размещении групп товаров на складе должен учитываться  оптимальный маршрут комплектовщика в пределах каждой зоны (помещения) склада.

Общие правила  формирования маршрута комплектовщика:

Маршрут комплектовщика должен проходить по кратчайшему пути обхода мест отбора товара по заказу клиента и исключать  лишние перемещения, в т.ч. для использования подручных средств (стремянки, штабелера).

Направления движения комплектовщиков с подручными механическими средствами в узких  проходах должны быть параллельными, встречные  движения исключены.

Направления движения комплектовщиков и транспортных средств (погрузчики, штабелеры) должны быть встречными согласно правилам техники  безопасности. При интенсивном движении погрузчика (более 1 раза за 10 минут) ширина проезда должна позволять беспрепятственное  движение комплектовщика во время подборки товара, в противном случае комплектовщик  уступает место движению погрузчика.

Желательно  организовать движение таким образом, чтобы комплектовщикам не приходилось  дважды проходить по одному проходу.

Начало  и окончание маршрута комплектовщиков  должны быть также оптимально сориентированы относительно месторасположения зоны экспедиции отгрузки.

Информационная  система управления складом должна позволять строить маршрут комплектовщика вне зависимости от обозначения  мест хранения на складе.

Если  часть позиций заказа подлежит отбору из всех ярусов зоны отбора, в т.ч. и труднодоступных, необходимо отбор с труднодоступных ярусов выделить в отдельное задание. Под труднодоступными подразумеваются верхние ярусы стеллажей, товар с которых комплектовщик может отобрать только с помощью вспомогательных средств или механизмов. Таким образом, комплектовщик дважды проходит по маршруту, сначала отбирая товары из нижних ярусов, а затем отбирает товары из верхних ярусов, пользуясь стремянкой или штабелером. Общее время на отбор товара по заказу сокращается.

Маршрут комплектовщика следует в соответствии с последовательностью строк  отбора товара по одному заказу в листе  комплектации (отбора) или в последовательности поступления задания на радиотерминал (при его использовании).

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Все процессы, связанные с обработкой грузов на любом складском комплексе, требуют согласования в работе различных подразделений склада. Комплектация, или комиссионирование заказов и их отгрузка входят в общую систему грузообработки, наряду с операциями приема товаров, их хранения и учета, транспортировки. Согласованные, скоординированные процессы облегчают планирование работы складского комплекса и контроль над продвижением грузов.

Операция комиссионирования заказов особенно важна, например, на складах сетевых торговых компаний, где концентрируется огромный ассортимент товаров, которые должны быстро и безошибочно распределяться по торговым точкам. В этом случае комплектация товаров должна происходить с минимальными затратами времени и рабочей силы, без потерь и ошибок.

На пути к повышению уровня клиентского  обслуживания оптимизация отбора при  комплектации заказов должна стать  первоочередной задачей. Ее выполнение обязательно приведет к повышению  эффективности складских работ  и к высокой оценке сервиса  клиентами.