Этикет делового письма

 Убедительность  письма зависит от аргументированности  просьб и предложений, которая достигается  приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т.д. Информация в  тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму.     

 Желательно, чтобы письмо было посвящено одной  проблеме и по объему не превышало  одну страницу.    

 Письмо  оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Второй -- копию -- печатают на чистом листе, на нем проставляют визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело.    

Право подписи служебных писем устанавливается  внутренними нормативными документами  организации, как правило, оно принадлежит  руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут  подписывать руководители структурных  подразделений.

 

Основные виды деловых  писем.

Деловые письма можно разделить на несколько  видов по разным признакам:

1. По тематическому признаку.
2. По функциональному признаку.
3. По признаку получателя.
4. По композиционному признаку.
5. По структуре.
6. По форме отправления.

 

Принято выделять следующие виды деловых писем.

 

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

 

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

 

По функциональному признаку:

• письма-ответы – ответы на инициативные письма;
• инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
• письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
• письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

 

По признаку получателя:

• циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
• обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

 

По композиционному признаку:

• одноаспектные – рассматривают один вопрос;
• многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

 

По структуре:

• регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
• нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

 

По форме отправления:

• конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
• электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
• факсовые – отправленные по факсу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вывод.     

Зная  правила и общепринятые нормы  делового общения, можно правильно  и корректно составлять официальные  письма. Успех в достижении ожидаемого результата во многом зависит от правильности постановления обращения, цели, мисси  и завершения делового письма. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы:

1. Рогожин М. Ю. Современное деловое письмо. 3-е издание.-М.:Изд-во Гросс-Медиа-2008

2. Басаков М. И. Современное делопроизводство.3-е издание, испр. и доп. - М.: Ростов-на-Дону: «Феникс», 2009

3. Скаженик Е.Н. «Деловое общение», учебное пособие, Таганрог, 2006 
 
Ссылки: 

1. http://working-papers.ru/
2. http://www.center-yf.ru/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 

 

Практическое  задание.

                                                                    Директору ООО «Экспресс-продукт»

                                                                     Ульяновой Н.В.

«10 »ноября 2012 г. № 1011/3

На № 0211/1 от «02» ноября 2012 г.

О сотрудничестве

       Компания “Baby Decor” - эксклюзивный представитель немецкой ТМ Borbo на территории РФ предлагает широкий выбор товаров для новорожденных: уголки-полотенца после купания, спальники, постельное белье, ортопедические подушки, матрацы, подушки для кормления, конверты, пледы, пуфы и многое другое.

      При производстве товаров ТМ Borbo используются только самые современные, безопасные материалы. Вся продукция сертифицирована согласно требованиям украинских и международных стандартов качества.

     Продукция ТМ Borbo отвечает следующим основным принципам:

• безопасность - в производстве товаров применяются экологически чистые и безопасные для здоровья детей материалы;
• стиль - разнообразие форм, оригинальных вышивок и цветовых гамм;
• надежность - производство продукции контролируется на всех стадиях;
• доступность - конкурентоспособные цены при высоком качестве товаров.

        Компания “ Baby Decor” приглашает к взаимовыгодному сотрудничеству розничных и оптовых партнеров.

        Условия и сроки поставки товара

       Заказы принимаются по  электронной почте либо по факсу. Перед оформлением заказа просьба делать запрос о наличии товара на складе фабрики-производителя. После подтверждения заказа Вам будет выставлен счет-фактура. Счет-фактура требует вашего подтверждения (проверки наименования товара, количества, стоимости). Подтверждение можно отправить по  электронной почте либо по факсу.

        Условия платежа - предоплата 70 %, доплата в размере 30% осуществляется перед отгрузкой товара с нашего склада.

        Срок выполнения заказа - 45 рабочих дней, начиная со дня оплаты и при условии наличия товара на складе фабрики-производителя.

        В случае, если необходимые позиции отсутствуют на складе фабрики, в течение 7 рабочих дней Вам будет предоставлена информация относительно даты их появления на складе фабрики и срок поставки составит 45 рабочих дней, начиная с даты появления позиций на фабрике.

Прайс-лист и образцы продукции  прилагаем.

С уважением,

Директор ООО «Baby Decor»         Беляева                                       Беляева О.В.

Наш адрес: г. Москва, ул. Мира, 45

Наша электронная  почта: BelovProd@bk.ru  
Телефон: +7 (902) 26-54-245       

Ответное  письмо:     

Уважаемая, Ольга!

     Спасибо за Ваш интерес к  нашей фирме и приглашение  к сотрудничеству, но с сожалением  вынуждены сообщить, что в связи  с наличием временных финансовых  трудностей мы не имеем возможности  принять ваше предложение.

      Надеемся на сотрудничество в будущем.     

С уважением, Ульянова Н.В.     

Директор ООО «Экспресс-продукт»