Характеристика методов и средств преодоления барьеров в коммуникациях

При возникновении данного  барьера соединяются такие межличностные  барьеры как барьер восприятия и  неумение слушать (нежелание слушать).

Барьер «непонимание»

Зачастую источник информации заслуживает доверия, авторитетен, однако информация «не доходит» (не слышим, не видим, не понимаем).

Обычно выделяют четыре барьера  непонимания:

фонетический (фонема — звук)

семантический (семантика — смысловое значение слов)

стилистический (стилистика — стиль изложения, соответствие формы и содержания)

логический.

Фонетический  барьер непонимания возникает в следующих случаях:

когда говорят на иностранном  языке;

используют большое число  иностранных слов или специальную  терминологию;

когда говорят быстро, невнятно и с акцентом.

Преодолеть фонетический барьер вполне возможно, и для этого  важны:

внятная, разборчивая и  достаточно громкая речь;

учет аудитории и индивидуальных особенностей людей (чем хуже знает  человек предмет обсуждения, тем  медленнее надо говорить, тем подробнее  нужно разъяснять, люди разных национальностей  говорят с различной скоростью: на севере и в средней полосе —  медленнее, на юге — быстрее; маленькие  дети и старики плохо воспринимают быструю речь и др.);

наличие обратной связи с  собеседником, с аудиторией.

Семантический барьер непонимания возникает, когда фонетически язык «наш», но по передаваемому смыслу «чужой». Это возможно по следующим причинам.

любое слово имеет обычно не одно, а несколько значений;

«смысловые» поля у разных людей разные;

зачастую используются жаргонные  слова, тайные языки, часто употребляемые  в какой-либо группе образы, примеры (например, смысл слов «перо», «капуста»  и др. на воровском жаргоне существенно  отличается от истинного значения).

Возникновение барьера можно  объяснить так: мы обычно исходим  из того, что «все понимают, как я», а между тем правильнее было бы сказать обратное — «все понимают по-своему».

Для преодоления семантического барьера необходимо:

говорить максимально  просто;

заранее договариваться об одинаковом понимании каких-то ключевых слов, понятий, терминов, если надо разъяснить их в начале разговора.

Стилистический  барьер непонимания возникает, когда человек обязан понять и, следовательно, отразить в каком-то ответе или действии только то словесное обращение, которое подчинено установленной грамматической структуре. В противном случае, когда происходит несоответствие между формой и содержанием, возникает стилистический барьер.

Другими словами, если стиль  изложения слишком тяжелый, излишне  легковесный, в общем, не соответствует  содержанию, то слушающий его не понимает или отказывается, не хочет  понимать.

Чтобы преодолеть данный стилистический необходимо правильно структурировать передаваемую информацию.

При возникновении данного  барьера соединяются такие межличностные  барьеры как барьер восприятия, неумение слушать (нежелание слушать), семантический  барьер и невербальные преграды.

Барьер логического  непонимания

Данный барьер возникает, если человек, с нашей точки зрения, говорит или делает что-то в противоречии с правилами логики; тогда мы не только отказываемся его понимать, но и эмоционально воспринимаем его  слова отрицательно.

Преодоление логического  барьера возможно при соблюдении следующих условий :

учет логики и жизненной  позиции собеседника. Для этого  необходимо примерно представлять себе позицию партнера, собеседника (кто  он, на каких позициях стоит и  др.), а также индивидуальные и  социально-ролевые особенности;

правильная аргументация.

При возникновении данного  барьера соединяются такие межличностные  барьеры как барьер восприятия, неумение слушать (нежелание слушать), семантический  барьер, невербальные преграды и плохая обратная связь (обмен информацией  происходит, но смысл до получателя информации доходит искаженным, причем его же сознанием).

Автор курсовой работы рассмотрел межличностные барьеры, а так  же их соединения, которые могут  возникать при коммуникационном процессе. Но даже избегая влияния этих барьеров, мы не можем быть уверенны в эффективности коммуникации, т.к. существуют еще организационные барьеры.

Организационные барьеры

В дополнение к межличностным  контактам, нужно иметь представление  о преградах в организационных  коммуникациях. К ним относят:

Искажение сообщений;

Информационные  перегрузки;

Неудовлетворительная  структура организации.

Искажение сообщений – одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин:

несознательное искажение  происходит из-за межличностных барьеров;

сознательное искажение  может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение  смысла происходило в его интересах;

фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации  или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые  его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать  одни и отсеивать другие перед  отправкой. Такой отбор и может  стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;

сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей  высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может  привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую проблему. Кроме того, причиной ухудшения информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от подчиненных.

Информационные  перегрузки. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за различия в понимании важности сообщений.

Неудовлетворительная  структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами.

 

2. Характеристика  методов и средств преодоления барьеров в коммуникациях

 

2.1 Правила и  принципы построения эффективной  коммуникации

 

Все «барьеры» и ошибки — негативные факторы, мешающие реализации функции коммуникации, для повышения  эффективности которой необходимо их преодоление.

Существуют общие правила  и принципы построения эффективных  коммуникаций.

Наиболее общее  правило — не приступать к передаче идеи до тех пор, пока она не станет до конца понятна самому себе.

Правило «постоянной готовности к непониманию» и допущения за исполнителями «права на непонимание». Руководитель часто заблуждается, считая, что его нельзя не понять. Однако многообразие «барьеров» часто приводит к неполному и неточному пониманию.

Правило конкретности. Не следует  употреблять двусмысленные, расплывчатые выражения и слова, перегружать  сообщения профессионализмами.

Правило контроля за невербальными сигналами. Необходим контроль за мимикой, жестами, интонацией, позой.

Правило адресата. Надо стараться  говорить на языке собеседника,

учитывая его уровень  — жизненный, профессиональный, культурно-образовательный.

Правило «собственной неправоты». Необходимо допускать ошибочность  личной точки зрения.

Правило «места и времени». Эффективность руководящих распоряжений возрастает при их своевременности  и выборе наиболее благоприятной  обстановки, в которой они реализуются.

Правило активного и конструктивного  слушания, правило обратной связи. Существует ряд принципов обеспечения эффективной  обратной связи, являющихся конкретными  средствами реализации коммуникативной  функции. Эффективная обратная связь:

должна быть направлена на изучение действий членов организации;

конструктивна, и благодаря ей получателю сообщаются полезные для него идеи;

обнаруживает тенденцию  к специфичности, точно устанавливая, в чем неполадки и что конкретно  должно быть сделано для их устранения;

носит незамедлительный характер;

основывается не столько  на оценке сказанного (хорошо или плохо), сколько на изложении того, что  должно (или не должно) быть сделано;

полезна члену организации  в той мере, в какой она предоставляет  ему способы улучшения работы;

характеризуется своевременностью поступления к работнику, давая  ему возможность внести улучшения  в свои действия;

для того чтобы обратная связь была эффективной, члены организации  должны проявлять желание и готовность принять ее;

должна быть четко выражена таким образом, чтобы стать понятной получателю;

должна быть надежной.

Также в теории управления существуют три наиболее общих принципа эффективной коммуникации: ясности, целостности и стратегического  использования неформальной организации.

Соблюдение этих правил и  принципов способствует реализации функции коммуникации в управленческой деятельности, определяет ее содержание и специфику.

2.2 Методы и  средства преодоления коммуникационных  барьеров

 

Практически для всех людей  важно уметь общаться таким образом, чтобы их правильно понимали, чтобы  их слушали и слышали. Поэтому, важно  знать способы преодоления барьеров.

Преодоление избегания. Борьба с этим видом барьеров включает в  себя управление вниманием партнера, аудитории, собственным вниманием.

Привлечение внимания. Психологические  исследования показывают, что внимание может привлекаться внешними и внутренними  факторами. Внешние - это новизна (неожиданность), интенсивность и физические характеристики сигнала, внутренние - это те, которые  определяются актуальностью, значимостью, важностью сигнала для человека в зависимости от его намерений  и целей в данный момент.

Поддерживание внимания. Умение поддерживать внимание связано с  осознанием тех же факторов, которые  используются при привлечении внимания, но на этот раз - это борьба с тем, чтобы внимание другого отвлекалось  какими-то "чужими", не от нас исходящими стимулами.

Внимание слушающего может быть отвлечено любым посторонним по отношению к данному взаимодействию стимулом - громким стуком в дверь, собственными размышлениями не по теме и т.д. Первая группа приемов поддержания внимания в сущности сводится к тому, чтобы по возможности исключить все посторонние воздействия, максимально "изолироваться" от них. Еще одна группа приемов поддержания внимания - постоянное изменение характеристик голоса и речи, чтобы избежать монотонности.

Управление вниманием  в общении - важная задача не только для говорящего, но и для слушающего.

Использование феномена авторитета. По критерию авторитетности человек  решает вопрос о доверии к собеседнику. Если он признается неавторитетным, его  воздействие не будет иметь успеха, если же авторитет есть - тогда коммуникация будет эффективной.

Преодоление фонетического  барьера. Вряд ли кого-нибудь удивит совет: для того чтобы быть правильно  понятым, надо говорить внятно, разборчиво, достаточно громко, избегать скороговорки и т.д. Для каждого вполне ясно, что выполнение такого рода условий  улучшает "проходимость" информации, оптимизирует коммуникацию. Кроме того, для преодоления фонетического  барьера необычайно важна обратная связь. В конкретном общении оптимальную  скорость речи или дикцию можно установить по ходу дела, опираясь на реакцию слушателя.

Преодоление семантического барьера. Семантический барьер является следствием несовпадения тезаурусов людей. В силу того, что каждый человек  имеет неповторимый индивидуальный опыт, он имеет и неповторимый тезаурус. Что же позволяет преодолеть этот барьер? Это возможно при более  полном представлении о тезаурусе  партнера. В сущности, в этом нет  ничего невозможного - мы постоянно  учитываем тезаурус партнера в общении, хотя и делаем это непроизвольно. Многочисленные ошибки в коммуникации связаны именно с недооценкой  разности тезаурусов. Мы постоянно  недооцениваем разность тезаурусов, исходя из убеждения "все всё понимают как я". Между тем правильно как раз обратное "все всё понимают по-своему".