Организаторами  пресс-конференций заранее готовится  информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

     Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необяхательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают) [3,c.89].

     Пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

     Пресс-секретарь  или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает  присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря  объявляется тема пресс-конференции  и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

     Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

     В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов [3,c.85-89].

     Оперативные пресс-конференции проводят в спешном  порядке, на месте событий или  происшествий, вслед за подведением  итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих жрналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

     Регулярные  пресс-конференции организуются в  предварительно объявленное время  в специально приспособленных для  встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

• микрофоны на столе и в зале;
• ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
• телефонную связь;
• технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
• система синхронного перевода;
• службы аккредитации;
• служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

     Если  пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

     Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

     Ответы  выступающих на вопросы журналистов  согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение  кому из ораторов более всего “подходит” вопрос.

     Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать  и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы  со стороны журналистов. Здесь нужно  избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д. Если затронут вопрос не подлежаций пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

     Если  организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов [3,c.45].

     По  окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. 
 
 

Заключение

     Сегодня любая крупная или среднего размера  компания, тысячи и тысячи мелких фирм формально пользуются системой связей с общественностью. Всеобщее признание института паблик рилейшнз является ответной реакцией бизнеса на вызов времени, усложнение процессов общественной жизни. Внимание предпринимательских структур к вопросам связей с общественностью свидетельствует об осознании очевидной истины, что хорошие отношения с окружающей общественностью, внешним миром всегда полезны и выгодны.

     Предпринимательские службы не могут игнорировать связи  с общественностью, понимая значимость  их влияния на эффективность  деятельности. В связи с этим ПР и пресс-службы в ПР-отделе должны занимать важное место в работе организаций.

     Работа  пресс-службы – это спланированные и осуществляемые в течение длительного  времени действия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания  между организацией и общественностью.

     Существуют  специфические особенности поведения  при использовании различных видов массовых каналов коммуникаций. Требования и нормы, приемлемые для печатных СМИ, могут не соответствовать таким электронным средствам массовой информации, как радио и телевидение. Для больших организаций рекомендуется выделять отдельного человека для взаимодействия с каждым видом масс-медиа. Это дает возможность наладить личные контакты и собрать наиболее полную информацию для работы. Однако в любом случае имеет значение не только что и как говорит коммуникатор, но и окружающая его обстановка. Существуют правила подходящей, так называемой «телевизионной одежды» и причесок. Образ выступающего приобретает визуальный характер. Но при работе с радио или печатными СМИ не менее важную роль играют детали внешнего окружения и собственного поведения коммуникатора. Это связано с тем, что репортер на основе подобной информации составляет собственное впечатление о собеседнике, которое находит отражение во вступительной части материала или в комментариях. Ведь сила влияния СМИ на общественное мнение в том и заключается, что событие в мире реальном и информационном может приобретать различное содержание. Различный подход к подаче одной и той же по содержанию информации приводит к ее различному восприятию.

Список литературы

1. Алёшина,И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров/И.В.Алёшина.- М, 2002.
2. Антипов,К. PR для коммерсантов/К.С.Антипов, Ю.А.Баженов.- М, 2000.
3. Блажнов,Е.А. Паблик Рилейшнз/Е.А.Блажнов.-М.: Прогресс, 1994.
4. Блэк С. Паблик рилейшнз/С.Блэк.-М, 2003.
5. Капитонов,Э.А. Корпоративная культура и PR/ А.Э.Капитонов,                      А. Э.Капитонов.-М.: Филин, 2003.
6. Комаровский,В.С, Связи с общественностью в политике и государственном управлении/В.С.Комаровский.-М, 2001.-145 с.
7. Пашенцев,Е. Н. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики/ Е.Н.Пашенцев.- М. : Инфра-М., 2000.
8. Чумиков,А. Н. Связи с общественностью: теория и практика/А.Н.Чумиков: Учеб. Пособие. – М..: Дело, 2003.-288 с.