Коммуникация в органах государственного управления

 

2.2 Анализ системы и  пути оптимизации документооборота Улан-Удэнской городской организации профсоюзов работников образования

Документооборот организации является одним из ведущих показателей формальных коммуникаций. Анализ схемы документооборота позволяет не только сделать вывод о присущих ему характеристиках, но и определить качества самой организации, а также степень комфортности работ для сотрудников.

Документ во всех его проявлениях – явление социальное; его появление положило начало развитию цивилизации, он сопровождает человека на всех этапах его жизни и деятельности. Но во все периоды и во всех ситуациях документы имеют основные, общие для всех функции, которые вызвали появление документов и остаются главными до настоящего времени5:

• фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам)

• материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе(например, объявление благодарности)

• средство доказательства наличия того или иного действия, события (например, свидетельство о рождении, справка об уплаченных налогах).

Все другие функции являются вторичными и реализуются особенно в разных условиях существования документа. Главное заключается в том, что каждый документ по природе своей полифункционален, и для документоведения важно установление базовых функций и обеспечение возможности их реализации путем выработки соответствующих делопроизводственных правил.

С точки зрения коммуникационных свойств документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. Без нее невозможны координация деятельности и управление, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль над их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Документооборот предприятия является наиболее важной составной частью управленческой деятельности, организует большинство процессов взаимодействия между подразделениями и учреждениями, находящимися в Улан-Удэ, различных городах Республики Бурятия и за ее пределами.

Совещания как коммуникативная технология принятия организационных решений проводятся в традиционной форме и имеют определенные ресурсы по повышению эффективности в плане организации и предварительном решении вопросов, требующих экспертных оценок. Работа с внешними участниками коммуникаций (руководящие органы, посетители, партнеры, средства массовой информации) достаточно эффективны и имеют потенциал улучшения при выделении справочно-информационной работы в отдельное направление.

Таким образом, управленческие действия председателя дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные вопросы и проблемы.

В связи с вышеизложенным, подведем итоги второй главы курсовой работы.

К основным направлениям коммуникационных процессов в Улан-Удэнской городской организации профсоюзов работников образования можно отнести:

• отношения с органами государственной власти, местного самоуправления, работодателями, их объединениями (союзами, ассоциациями), другими общественными объединениями;

• связи с общественностью, средствами массовой информации;

• личные встречи;

• работа формальных и неформальных групп;

• проведение деловых совещаний с участием начальников всех подразделений;

• межличностное общение сотрудников;

• технические средства коммуникации (телефонные переговоры, факс, Интернет, электронная почта).

Основные задачи Улан-Удэнской городской организации профсоюзов работников образования, решаемые с помощью коммуникаций:

• развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь;

• интеграцию мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

• выявление и расчет коллективных результатов;

• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

 

 

Глава 3. Комплексный подход в совершенствовании управления коммуникационными процессами Улан-Удэнской городской организации профсоюза работников образования.

3.1 Проблемы и задачи  деятельности предприятия в современных  социально-экономических условиях

Деятельность по развитию коммуникационных качеств организации позволяет оптимизировать основную производственную деятельность организации с учетом современных технологий управления информацией и методов психологического воздействия на человека.

Исследование теоретических аспектов коммуникации, изучение особенностей функционирования конкретного предприятия позволяет выделить ряд проблем, которые могут быть определены не только как негативные, но и как ресурсные, то есть в этих секторах организационной деятельности имеется ресурс (потенциал) развития организации.

Во многих случаях коммуникация направлена на поддержку правовых, финансовых и регуляторных инструментов, действующих в организации. Руководитель имеют в своем распоряжении целый набор организационных механизмов и инструментов, которые лучше работают, если их суть правильным образом доводят до соответствующих целевых групп.

Для рассматриваемой организации проблемы коммуникационной культуры могут быть описаны следующими пунктами:

1. Проблема законодательного  закрепления прав деятельности  предприятия, регулирования отношений  с другими объединениями и  организациями.

2. Проблема формальных и неформальных каналов распространения информации, а также проблема критериев оценки эффективности коммуникаций.

Фактически проводится оценки информационных потоков с помощью проведения опросов, анкетирования и освещения данных исследований в средствах массовой информации.

3. Проблема выбора методов сбора информации внутри организации

Внутри предприятия предусмотрены отчеты подразделений (в лице их руководителей) на совещаниях, а также в порядке исполнения планов работы в соответствии со сроками, утвержденными графиком. Анализ проводится по производственным показателям. Качество, объем, и комфортность отчетных форм для исполнителя учитывается слабо, в основном оценку качества исполнения ведет председатель на основании своей компетентности и неформального опыта.

4. Проблема соотнесения «бумажных» и «электронных» носителей информации

Источник причин большинства проблем документационного обеспечения управления – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.6

Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет передачи прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не возможна в связи с особенностями работы предприятия, которое своей деятельностью обеспечивает именно сбор, хранение и оперативную работу с информацией о собственности в регионе. Автономные компьютеры на рабочих местах служащих предприятия и локальные сети в отделах вышеперечисленных проблем принципиально не решают.

5. Проблема принятия управленческих решений с учетом коммуникационных особенностей организации.

Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса предприятия и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность, организационно-распорядительные решения имеют типичный, повторяющийся характер. В связи с этим большое значение имеет «простое» исполнение должностных обязанностей и максимально точное ведение документации. Однако это также определяет проблему, которую следует назвать «рутиной». Вместе с тем, современное социально-экономическое развитие, открывшее широкие возможности по регулированию социально-трудовых прав граждан, сформировало проблему объема обрабатываемой документации и значительно повысило число граждан, обратившихся. Наплыв посетителей различного социального положения и интересов, определил повышение эмоционального фона и структуры ответственности работников предприятия. В первую очередь возросла роль психологической готовности и умений работников действовать в условиях информационных перегрузок.

Практическим аспектом организации информационно-коммуникационных отношений и фактором полилоговой культуры является проблема организации открытых информационных ресурсов органов государственного управления Российской Федерации. Открытые посредством телекоммуникаций (Интернета) информационные ресурсы органов власти России выступают в качестве инструмента организации диалоговой культуры государственного и муниципального управления РФ, поскольку позволяют наладить открытые двусторонние коммуникации с различными социальными группами российского общества.

Организационно-правовым условием формирования телекоммуникационных информационных ресурсов государственного управления РФ является отсутствие законодательства «о транспарентности» в РФ и других нормативных правовых актов, обеспечивающих организацию коммуникаций в телекоммуникациях, то есть в принципиально других условиях — условиях вхождения России в информационное общество. Исходя из данных предпосылок, было предположено в качестве гипотезы прикладного исследования, что телекоммуникационные информационные ресурсы органов государственного управления РФ являются, как правило, монологовыми.

 

3.2 Перспективные направления  совершенствования коммуникативных  процессов

Диагностирование проблемы является первым этапом в ее решении. Совершенствование деятельности в условиях повышения его роли в управлении социально-трудовыми отношениями должно проходить как в сфере улучшения его производственных показателей, так и в сфере управления коммуникациями. Последнее утверждение подтверждается в первую очередь тем, что Улан-Удэнской городской организации профсоюза работников образования, общественная организация совет профессиональных союзов по роду своей деятельности работает именно с информацией и с людьми, вступающими в отношения по поводу защиты социально-экономических интересов и трудовых прав.

Разработка коммуникационных стратегий может проходить как часть производственной деятельности (в разделе совершенствования документооборота), в информационной деятельности (при развитии справочно-методической работы), в деловых межличностных коммуникациях (при повышении эффективности совещаний, приема посетителей и т.п.).

Принцип комплексности в этом случае указывает на необходимость создания матрицы формулирования целей и задач предприятия. Такую матрицу целесообразно заполнять, начиная с формулировки долгосрочных целей. Формирование целенаправленного поведения работников может быть эффективным, если руководство сумеет определить стратегию ее развития. Эффективность управления зависит от того, насколько руководство готово перейти к поэтапному стратегическому планированию. Психологически это необходимо. Если у работников есть сомнения в постановке и формулировании стратегической цели развития, то это негативно отразится и на их поведении: будет снижаться инициатива. Если же они понимают и принимают стратегическую цель развития, то их поведение будет мотивировано: цель как образ конечного результата становится определяющей. Стратегические цели обычно корректируются поквартальными результатами ее деятельности и ситуационными отклонениями. Если это происходит интенсивно и часто, то стратегическая цель может обесцениваться или размываться в сознании работников. Но возможен и противоположный вариант, когда все эти корректировки только помогают работникам быть более собранными в стремлении достичь цели.