Выстовочная деятельность

Перед разработкой плана  пристендовых мероприятий, нужно оценить  еще раз, действительно ли компания-экспонент  заинтересована в привлечении к  своему стенду максимального количества посетителей. Необходимо отметить, что  понятие «массовые посетители»  не совсем корректно, ведь посетители - это люди, с разным уровнем доходов  и разными потребностями, и способы  привлечения их внимания – разные. Основная задача – определить наиболее сильные стороны вашей продукции  и вашей фирмы, точно определить наиболее перспективную для компании целевую группу посетителей, и только после этого - продумать комплекс мероприятий, максимально эффективно используя все возможности, которые  предоставляет экспоненту участие  в выставке.

 

3 Подведение итогов выставки

 

По окончании очередной  выставки, Exhibition Team может вздохнуть  с облегчением взять двухдневный  тайм-аут и опять энергично  приняться за дело⁴. Анализ результатов выставки - это главное богатство, главный результат, суть самого процесса, то, ради чего все это и затевалось. Заметьте, не количество заключенных контрактов на стенде, не объем декалитров спиртного, выпитого на презентации, а именно полный аналитический расчет, который можно и должно поручать делать специалистам при полном личном контроле руководителя компании.

На основании этого  анализа, стендовых анкет производится актуализация старых баз данных и  формирование новой базы.

 

1. Анализ результатов и последующая деятельность

 

Для анализа результатов  проведенной работы, расширения контактов  с потенциальными клиентами, заинтересованными  экспозицией, учета затраченных  средств и розданных материалов. По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором  подробно указывается количество посетителей  вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. За полугодие  или год составляется общий обзор  по всем выставкам, с учетом видов  затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных  материалов, еду персонала). В отдельную  папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые  за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать, сколько  стоила перевозка или монтажные  работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного  рода услуг от выставки к выставке.

Данные, представленные руководству  на стол в виде таблицы, наглядно показывают объем того или иного мероприятия  в денежном выражении (а следовательно  масштаб и значимость), затраты  на одного посетителя по отношению  к общему количеству, процентное соотношение  полезных контактов и деловых  встреч. Имея накопляемую статистику такого рода, службе PR или Exhibition Team легко  прогнозировать свои действия в будущем, учитывать, что представляет для  публики наибольший интерес и  на что надо обратить особое внимание.

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце  все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь  в будущем. Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят выставочный  опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая  результаты конкретной выставки можно  по горячим следам зафиксировать  все «+» и «-» , понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым  условиям.

Важно активизировать работу со СМИ в поствыставочный период. Нужно "добить" все статьи, публикации, репортажи в печати, на телевидении, радио и в Интернете.

И последнее - ведение всех новых и старых клиентов, посетителей  выставки и тех, кто до нее так  и не добрался, должно быть каждодневной задачей № 1 для всего коллектива компании все время - от выставки к  выставке.

 

 

Заключение

 

В результате выполненной  работы была сделана попытка выявить  структуру работы над организацией и проведением выставок, выявить  общие закономерности в работе PR-менеджеров и Exhibition Team в этом нелегком деле.

С помощью используемой литературы были определены основные аспекты и  проблемы при организации и проведении выставок, рассмотрены основные характеристики и принципы организации выставочного стенда, особенности набора персонала  и работы с посетителями на выставке, изучены некоторые виды и особенности  проведения PR-акций на выставке.

Изученный материал показал, что эффективность выставочной  деятельности в нашей стране еще  не полностью оценена, из этого следует  большое количество недоработок  и ошибок в работе отечественных  выставок. Тем не менее, перенимая  опыт западных организаторов, каждый экспонент  стремится выделить себя из числа  других путем нестандартного подхода  и учета всех возможных ошибок еще на подготовительном этапе, что  не может не радовать. Но это стремление выражено, в основном, при крупных  выставках.

А, значит, российским PR-менеджерам и другим организаторам выставок еще есть над чем работать.

 

 

Список использованной литературы

выставка персонал стенд

Печатные источники:

1. В.Г.Петелин «Менеджер предприятия по рекламе и выставкам. Учебное пособие», М.:Ось-89, 2009
2. Бердышев С. «Организация выставочной деятельности», М:Интерэксперт, 2010 г.
3. Н.Александрова, Е.Сорокина, И.Филоненко «Выставочный менеджмент», М.: Проэкспо, 2008
4. Я.Г.Критсотакис «Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации», М.: Ось - 89, 1997
5. Статья Натальи Бакановой, журнал «Новый маркетинг», № 2 за 2002 г.

Электронные источники:

6. Сайт газеты «Новые известия», статья «С чего начинать. Как организовать участие в выставке» от 01.03.10, www.newizv.ru/expo/news
7. Статья «Готовимся к выставке» от 06.06.2010, www.expo.pallad.ru
8. Статья «Выставка без ошибок» от 31.05.2006, www.expo.pallad.ru
9. Статья «Маркетинговый план подготовки к выставке» от 06.06.2010, www.expo.pallad.ru
10. Статья «Как правильно организовать работу на выставочном стенде» от 31.05.2011, www.expo.pallad.ru
11. Статья «Подбор персонала для работы на выставке» от 06.06.2010, www.expo.pallad.ru
12. Статья «Заключение договоров на выставке» от 31.05.2006, www.expo.pallad.ru
13. Статья «Реклама и PR на выставке: как привлечь внимание посетителей» от 06.06.2010, www.expo.pallad.ru

¹ Н.Александрова, Е.Сорокина, И.Филоненко «Выставочный менеджмент», М.: Проэкспо, 2008

² Сайт газеты «Новые известия», статья «С чего начинать. Как организовать участие в выставке» от 01.03.2011, www.newizv.ru/expo/news

³ Статья «Реклама и PR на выставке: как привлечь внимание посетителей» от 06.06.2010, www.expo.pallad.ru

⁴ Бердышев С. «Организация выставочной деятельности», М:Интерэксперт, 2010