Использование MS Word и Excel

1. Использование MS Word и Excel.

Функционирование

MS Word - текстовый процессор. Обычно входит в состав пакета офисных программ MS Office. Система АвтоПарк поддерживает формирование отчетных форм с использованием MS Word. Обратите внимание: версия MS Word, пригодная для использования в Системе АвтоПарк - не ниже MS Word 2000.

Данные в Word АвтоПарк передаёт путём создания в документе набора переменных и присваивания им значений. Для управления отображением данных в шаблоне документа используются поля. Более подробно о том, что такое поля и переменные документа, смотрите в справочной системе Word. Начальные сведения содержатся в статьях "О полях", "Коды полей: DOCVARIABLE".

Разрабатываемые и поддерживаемые разработчиком шаблоны находятся  в каталоге TXT\DOT.

Именование переменных документа

• Staff.TSN, Post.Name - переменные документа имеют названия в соответствии с наименованием полей файлов базы данных. Список файлов и их полей открывается в АвтоПарке по комбинации клавиш Ctrl+F10.
• Officer.Sort.Name - переменные могут содержать в наименовании, как наименование основного файла, так и файла - справочника (Поле Name из записи файла Sort, соответствующей записи файла Officer).
• OrderL[2].Sort.Name - в случае, когда подготавливаются переменные по нескольким записям в файле БД, после имени файла добавляется индекс (наименование сектора, соответствующего второй строке приказа). Важно знать: строки нумеруются, начиная с 0.
• Staff.BegDate.Month, Man.Name.Short - в переменной содержится модифицированное значение поля (только месяц из даты приёма, ФИО с инициалами вместо имени и отчества).
• OwnFirm.RegName, OwnFirm.AcntName - всегда создаётся набор переменных с префиксом OwnFirm, содержащих различные данные о Вашем предприятии (Наименование предприятия, ФИО главного бухгалтера).
• Math.BalCost - если значение переменной не берётся из какого-то конкретного поля, а вычисляется, то наименование передаёт смысл значения (балансовая стоимость объекта).

Многострочные части

Если отчётная форма содержит одну или несколько многострочных  частей, следует учитывать следующие  особенности: Подлежащая тиражированию  часть документа должна быть помечена закладкой. Имя закладки определено в программе подготовки документа. В наименовании переменных при тиражировании  индексом строки считается первый встречающийся  нулевой индекс в наименовании переменных. При добавлении каждой новой строки индекс увеличивается на единицу.

Если тиражируемая часть  является набором строк таблицы  Word, закладкой должны быть помечены и символы окончания строки (в режиме отображения непечатных символов выглядит как ¤).

Изображения

Если в отчётной форме  предусмотрена вставка изображений (например, фотография работника), то место  для вставки изображения отмечается закладкой. В случае, если одно изображение требуется вставить в несколько мест документа, то дополнительным закладкам следует дать имя основной закладки с добавлением цифры от 1 до 9 (например, если АвтоПарк выводит фото работника в шаблон в закладку "Face", то добавление закладок "Face1", "Face7" приведёт к выводу такого же фото и в места, отмеченные этими закладками).

Режимы работы с Word.

Разные режимы применяются  на разных этапах работы с шаблонами. Изменяется режим через пункт  меню "Сервис - Администратор - Настройка  системного окружения - ... для работы с шаблонами MS Word - Разработка шаблонов CtrlW". Изменение режима доступно только АДМИНИСТРАТОРУ.

Существует  три режима работы с Word:

Обычный режим

Используется для подготовки документов на основе шаблона. При старте АвтоПарка режим всегда обычный.

При создании отчётной формы  АвтоПарк выполняет следующие операции: создаёт документ Word на основе соответствующего шаблона, создаёт в документе необходимые переменные, присваивает им значения, обновляет все поля документа, отправляет документ на печать либо (в зависимости от выбора пользователя) сохраняет его и открывает для редактирования.

Также в некоторых документах производится тиражирование многострочной  части и вставка графических  изображений.

Режим разработки шаблона

Используется для облегчения модификации пользовательских шаблонов. Отличается от обычного тем, что создаёт  резервную копию шаблона, открывает  сам шаблон, а не документ на его  основе, выгружает все переменные, а не только необходимые, а также  не тиражирует многострочные части  и не вставляет графические изображения.

Открытый шаблон содержит все переменные, подготавливаемые АвтоПарком. Для того, чтобы определить наименование именно той переменной, которую Вы желали бы вывести в отчётной форме, прежде всего стоит посмотреть в шаблонах, подобных разрабатываемому. Кроме того, во время разработки шаблона можно выбрать режим с выгрузкой полного списка переменных этого шаблона. Если переменной, которую Вы желали бы вывести в отчётной форме, нет в шаблоне, следует оформить ТТ на формирование такой переменной.

Публикация шаблона

Используется для окончательного оформления шаблона, подготовленного  в режиме разработки или другим способом.

Сразу после установки  режима предлагается выбрать шаблон для публикации.

С выбранного шаблона делается резервная копия, затем удаляются  неиспользуемые в шаблоне переменные, значения используемых заменяются на символы "X" и "0", после чего шаблон сохраняется, а режим работы с Word возвращается в прежнее значение.

Повторно опубликовать шаблон безвредно.

Как заказать новый  Word-отчет.

• В случае если Вам необходим какой-либо отчёт, его необходимо заказать, используя стандартную форму оформления технического требования.
• Если по каким-либо причинам Вам необходимо, чтобы отчёт готовился с использованием MS Word, следует отразить данный факт в ТТ. В ТТ следует отразить, какие данные должны быть выгружены в Word, а также приложить к нему проект шаблона отчёта, выполненный в виде шаблона Word.

 

Средство Microsoft Excel по анализу баз данных, помещенных в таблицы или списки. Сводная таблица позволяет группировать, обобщать, выбирать и преобразовывать данные.

Поля таблицы разделяются  на атрибуты и данные.

• Атрибуты. Качественные показатели. Используются для группировки и выборки данных средствами Excel. В область данных сводной таблицы можно помещать только для вычисления количества, максимальных, минимальных, средних значений.
• Данные. Количественные показатели, зависящие от периода построения отчета. Могут использоваться и как атрибуты, и для вычисления сумм по этим показателям в области данных сводной таблицы, в вычисляемых полях.

Данные сводной таблицы  можно сортировать. Для этого  необходимо на вкладке "Параметры" в группе "Сортировка" нажать кнопку "Сортировка от минимального к максимальному" или "Сортировка от максимального к минимальному". Предварительно может понадобится отключить автоматическую сортировку в столбцах-названиях строк. Для этого необходимо выделить соответствующее поле отчета и на вкладке "Параметры" в группе "Сортировка" нажать кнопку "Сортировка". В открывшемся окне выбрать "Вручную (разрешается перетаскивание)".

 

 

Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

• благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);
• в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);
• его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
• Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;
• Excel интенсивно используется в бухгалтерии — во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;
• Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко;
• Excel можно использовать в качестве формы для представления обработанных данных.

Общие операции над листами и ячейками рабочей книги

Структура рабочей  книги

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист 1" и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Количество ячеек предлагаю посчитать самим. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. до "IV" (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении  столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах(и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная — именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Форматирование ячеек

Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по горизонтали). По вертикали  данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование" которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1:

Здесь (слева  направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание":

Объединение ячеек

Крайне часто  возникает необходимость создать  одну большую ячейку, которая находится  на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать  двумя способами:

• кнопка "Объединить и поместить в центре" на панели инструментов "Форматирование"  ;
• галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных  действий. Если в выделенном диапазоне  была (одна) ячейка с текстом, текст  выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в  выделенном диапазоне было несколько  ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым  и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка "Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на "родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой  ячейки, остальные ячейки выделенного  диапазона Excel будет рассматривать как пустые.