Использование информационных технологий в проектном управлении

Российская международная  академия туризма

Тульский филиал

 

 

 

 

 

Курсовая работа по предмету:

«Информационные технологии управления»

на тему:

«Использование информационных технологий в проектном управлении»

 

Выполнила студентка

5 курса очной формы  обучения

Специальности «Менеджмент  гостеприимства»

Гостевская Алина

Работу приняла ______________Кузнецова  О.А.

                                                                (подпись)

 

 

Тула 2013

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...4

 

Глава 1 Использование информационных технологий в проектном управлении...............………………………………………………………………6

 

Понятие проекта…………………………………………………………………..6

 

Основные процессы управления проектом по стандарту PMBOK………..…11

 

Глава 2 Программное обеспечение для управления проектами ……..………17

Заключение……………………………………………………………………….21

Список использованной литературы…………………………………………...22

Приложения 

Введение

 

Проектное управление – это управление важными видами деятельности в организации, которые требуют постоянного руководства в условиях строгих ограничений по затратам, срокам и качеству работ. При этом необходимо предусмотреть механизмы разрешения межличностных, межгрупповых и межорганизационных конфликтов, связанных с организацией взаимодействия вертикальных и горизонтальных систем управления. Если в организации возникает необходимость разработать и осуществить проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специальных технических, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой стороны – деятельность разных функциональных и линейных подразделений, то следует найти наиболее подходящую, эффективную организационную форму выполнения данной задачи. Можно рассмотреть три варианта организации работ.    

 Первый вариант – образовать  целевую группу, координационный  отдел или специальный комитет,  поскольку действующая организационная  структура, по общему признанию,  не сможет справиться с новой  комплексной задачей. Однако опыт  показывает, что отдельно взятому  новому органу не удается решить  задачу принятия общеорганизационных  решений при отсутствии его  взаимодействия со всеми функциональными  и линейными структурами. Такой  тип структуры управления с  распределением власти и отсутствием  индивидуальной ответственности  не подходит для принятия решений  по комплексным проблемам.    

 Второй вариант – наделить  полномочиями и ответственностью  за решение различных частей  комплексной задачи руководителя  одного из функциональных отделов,  не снимая с него других  обязанностей. Речь идет о выделении  так называемого головного отдела. Однако здесь возникает проблема: для разрешения конфликтов и  обеспечения координации работы  требуется постоянное участие  в руководстве проектом высшего  звена управления. Такой подход, требующий постоянного вмешательства и в то же время ведущий к распылению ответственности, может быть разрушительным.    

 Третий вариант –назначить руководителя проекта, наделив его всей полнотой власти для решения проблем, связанных с разработкой и реализацией проекта. Основная идея состоит в передаче одному лицу – руководителю проекта полномочий и ответственности за планирование, оперативное управление, финансирование выполнения всех работ по проекту. Его работа состоит в том, чтобы обеспечить выполнение задачи (проекта) в установленное время с заданными техническими требованиями и затратами. Этот организационный механизм все шире используется в аэрокосмической, электронной, авиационной отраслях промышленности, в производстве вычислительной техники и др.

 

 

(прил. 1 Матричная структура  управления)

 

Понятие проекта 

Методологические вопросы  управления проектами рассмотрены  в работах 

зарубежных и отечественных  учёных, а также в международном  стандарте ИСО 

10006-97. Наиболее полно содержание  понятия "проект" представлено  в

определении: "Проект - это ограниченное по времени целенаправленное изменение

отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов,

возможными рамками расхода  средств и ресурсов и специфической  организацией".

Анализ многочисленных определений  понятия "проект" позволяет выделить

признаки проекта, основными  из которых являются следующие: наличие 

изменений, целенаправленность, уникальность, временные ограничения 

продолжительности проекта, бюджетные ограничения, ограничения  на

обеспечение ресурсами и  специфическая организация [74,75].

Управление проектами  как научная дисциплина представляет собой раздел

теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы,

формы и средства наиболее эффективного и рационального управления

изменениями. С учётом различных  определений понятия "управление проектом",

наиболее полно содержание понятия "управление проектом" представлено в

следующих определениях:

• управление проектом представляет собой методологию организации,

планирования, руководства  и координации человеческих и материальных

ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта (проектного цикла),

направленную на эффективное достижение его целей путём применения

системы современных методов, техники и технологий управления для

достижения определённых в проекте результатов по составу  и объёму

работ, стоимости, времени  и качеству;

• управление проектом - прямая, межпрофессиональная корпорация

процессов планирования, управления и принятия решений при

межпрофессиональной постановке задач;

• управление проектом включает планирование, организацию, мониторинг и 

контроль всех аспектов проекта  в ходе непрерывного процесса достижения

его целей.

 При всём многообразии  проектов их можно классифицировать 

следующим образом 

 

В самом общем виде процесс управления проектами можно представить в виде следующей принципиальной схемы. Как показывает практика, применение методологии управления проектами в сочетании с теоретическими основами выработки и принятия решений в значительной степени повышает эффективность реализации проектов. На различных фазах жизненного цикла применяются следующие основные методы управления проектами:

• Разработка концепции проекта:
• методы определения целей проекта;
• методы описания и анализа целей: морфологические деревья, дерево целей, методы маркетинга, социологические методы, экспертные системы;
• методы концептуального проектирования: формализованное описание предметной области, начальных условий и ограничений; выбор критериев;
• поиск решений; анализ альтернатив;
• методы пред проектного анализа;  65
• Разработка проекта:

• методы структурной декомпозиции;
• методы построения композиционных структурных моделей;
• методы решения задач на структурных моделях;
• методы моделирования процессов осуществления проектов;
• методы построения систем моделей (в т.ч. иерархических) с заданными свойствами;
• имитационное моделирование;
• методы календарного планирования: - временной, стоимостной и ресурсный анализ;

• Планирование ресурсов и затрат;

• методы функционально-стоимостного анализа, учёт риска, надёжности и др.
• методы управления качеством;
• методы управления риском;
• методы проектного анализа на стадии разработки.
• завершение проекта: методы анализа эффективности проекта, методы разработки исполнительных графиков и анализа данных о запланированном и фактическом ходе выполнения проектов.

Вместе с тем, применение указанных методов требует разработки

соответствующих механизмов для решения следующих основных задач 

управления проектом:

• определение и анализ целей проекта;
• построение, оценка и выбор альтернативных решений по реализации
• проекта (вариантов проекта);
• формирование структуры проекта, выбор состава исполнителей, ресурсов,
• сроков и стоимости работ;
• управление взаимодействием с внешней средой;
• управление исполнителями;
• регулирование хода работ (оперативное управление, внесение корректив).

 

Принципиально важным для дальнейшего анализа состояния проблемы

управления проектами  является рассмотрение проекта как  организационной 

системы, а управление проектом - как задачу управления организационной 

системой. Под организационной  системой понимается система, содержащая хотя бы один элемент, способный к целенаправленному (активному) поведению. В общем случае, понятие "организационная система" определяется как объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (механизмов). Механизм функционирования организационных систем - совокупность правил, законов и процедур, регламентирующих взаимодействие участников активной системы. Механизм управления в организационной системе - совокупность процедур  принятия управленческих решений.

 

 

Стандарт управления проектами PMBOK

Основные действующие лица проекта:

• Куратор (спонсор) проекта (Project Sponsor) - лицо внутри или вне организации, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта.
• Руководитель (менеджер) проекта (Project Manager) - лицо, ответственное за управление проектом.
• Заказчик (потребитель) проекта (Project Customer) - лицо внутри или вне организации, которое будет использовать результаты проекта.
• Project Stakeholders) - лица или организации, интересы которых могут быть затронуты выполнением или завершением проекта.

МОДЕЛЬ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА  ПРОЕКТА

Дисциплина управления проектами  включает в себя следующие составляющие:

• управление интеграцией проекта,
• управление содержанием проекта,
• управление сроками проекта,
• управление стоимостью проекта,
• управление качеством проекта,
• управление командой проекта,
• управление взаимодействием в проекте,
• управление рисками проекта,
• управление контрактами (поставками) проекта

Управление интеграцией  проекта 

включает в себя процессы, которые обеспечивают необходимую координацию всех областей и элементов проекта:

• Создание плана проекта - координация всех планов проекта и интеграция их в единый согласованный документ;
• Исполнение плана проекта - исполнение плана проекта путем выполнения включенных в него работ;
• Общий контроль изменений - координация изменений во всем проекте.

Управление содержанием  проекта 

включает в себя процессы, обеспечивающие наличие в проекте тех и только тех видов деятельности, которые необходимы для успешного завершения проекта.

• Инициацию - авторизация проекта или следующей фазы,
• Планирование содержания - определение и документирование содержания как основы для будущих решений в проекте
• Уточнение содержания - декомпозиция целей проекта на более мелкие и более управляемые компоненты,
• Подтверждение содержания - формальное принятие содержания проекта,
• Контроль изменений содержания - контроль и координация изменений содержания

 Управление сроками проекта

включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное исполнение проекта:

• определение состава операций – определение конкретных операций, которые необходимо выполнить для получения тех или иных результатов в проекте,
• определение взаимосвязей между операциями – определение и документирование зависимостей между операциями,
• составление расписания – составление расписания проекта с учетом взаимосвязей между операциями, их длительности и потребности в ресурсах,
• управление расписанием – управление изменениями расписания в проекте.