Информационные технологии в управлении

Список вопросов к экзамену информатика

1. Понятие реляционной базы данных, поле, запись, первичный ключ (простой, составной).

Реляционная БД – представляет собой множество взаимосвязанных  двумерных таблиц – реляционных  таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одном объекте.(relation – связь, отношение)

Поле таблицы БД –  столбец таблицы. Поле - элемент, служащий для вывода значения поля источника для просмотра и/или редактирования.

Запись в  таблице - строка, содержащая в себе полный набор данных об описываемом объекте. Каждая запись таблицы КЛИЕНТЫ содержит полный набор сведений о клиентах: название фирмы, контактную персону, адрес, телефон и т.д.

Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать  записи таблицы или организовывать связи между таблицами.

Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор или первичный ключ. По возможности в качестве ключа необходимо использовать самые простые данные. Если в таблице нет поля, которое содержит уникальное значение для каждой записи, то в нее можно добавлять поле счетчик (каждой новой записи автоматически присваивается новое число)

В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик. Обычно в качестве ключевого поля выбирается поле с неповторяющимися значениями (простой ключ)  или  комбинация из нескольких полей (составной ключ). Если такие поля не найдены или получается слишком сложный составной ключ используется специальный тип данных – счетчик.

 

2. Объекты СУБД Access, их характеристика: таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы, приложения, модули.

Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается  таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура  таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными.

 

Отчеты позволяют выбирать из БД требуемую пользователю информацию, оформить ее в виде документа и  распечатать. Источником данных может  быть таблица, запрос или несколько взаимосвязанных таблиц. Отчеты и формы имеют много общего, но в отличии от форм отчеты не предназначены для ввода и корректировки данных. Разделы отчета подобны разделам форм.

 

Формы позволяют осуществлять первоначальную загрузку таблицы БД , выполнять их просмотр,  а также производить корректировку данных) . При наличии схемы данных состоящей из взаимосвязанных таблиц формы позволяют выполнять корректный ввод взаимосвязанных данных .

Прежде чем вводить  данные в форму необходимо ее сконструировать  в соответствии с требованиями пользователя. При этом определяется : из каких таблиц нужно отображать данные (другими словами, какие таблицы будут являться источниками данных для формы), какие поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться (линии, рисунки, поясняющий текст) и пр

Форма может быть

• однотабличной - источник данных одна таблица или запрос
• многотабличной ,построенная на основе нескольких взаимосвязанных таблиц
• без источника данных (чаще всего используется для реализации пользовательского кнопочного меню).

 

Запросы позволяют выбирать необходимые данные из одной или  нескольких взаимосвязанных таблиц , производить необходимые вычисления и получать результат в виде таблицы . При помощи запросов можно производить обновление записей в таблицах , добавление и удаление записей , группировать записи с одинаковыми значениями , выполнять над ними групповые операции, выполнять различные вычисления. Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи  , не прибегая к программированию .

Виды Запросов:

• Запрос на Выборку --выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица , которая существует до закрытия запроса.
• Запрос на Создание Таблицы -- основан на запросе на выборку , но результат сохраняется в таблице
• Запросы на Обновление , Добавление , Удаление --Запросы действия , в результате которых изменяются данные в таблице.
• Перекрестный Запрос – предназначен для группирования данных и представления их в компактном виде, удобен для анализа.

 

Макрос - это объект БД. Язык макросов является средством программирования, которое позволяет реализовать задачи пользователя, выполняя необходимые действия над объектами БД и их элементами.

Макрос - это программа, состоящая из последовательности макрокоманд. Макрокоманда - это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия. Например, макрокомандой можно открыть форму, отчет, запустить на выполнение запрос, применить фильтр, присвоить значение и пр.). Язык макросов обеспечивает возможность решения большинства задач пользователя, не прибегая к программированию на языке Visual Basic.

 

Для эффективной работы пользователя необходимо  создать приложение , в котором все компоненты будут сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Приложение позволяет пользователю решать свои задачи , тратя на их решение меньше усилий ,чем при работе с разрозненными объектами. При создании приложений особую роль играют формы.

 

Модуль БД – объект БД, представляющий собой программу  на встроенном языке программирования VBA (Visual Basic for Application). Обладает гораздо большими возможностями при автоматизации задач по сравнению с макросами, но требует владения основами программирования.

 

3. Способы создания таблиц. Создание структуры таблицы в режиме Конструктора. Поле таблицы: имена, типы, свойства.

Таблица - основной источник данных для  других объектов БД. Создается таблица  обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными.

Для создания новой таблицы необходимо в окне БД выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбрать один из режимов создания таблицы

Режим таблицы  - создание таблицы в ходе ее заполнени

Конструктор - основной способ создания таблицы, позволяющий самостоятельно задавать поля и их параметры.

Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера , при этом автоматически задаются характеристики полей, ключевые поля ,связи. 

Импорт таблиц - из внешнего файла (например созданного в Excel) или из другой БД.

Строка Конструктор определяет основной способ создания таблиц, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры. Режим Конструктора позволяет пользователю самому указывать параметры всех элементов таблицы (имя поля, тип данных , характеристики поля , ключи)

При выборе режима Конструктора появляется окно Таблица1:Таблица, в которой необходимо определить структуру таблицы

• В столбец Имя поля вводятся имена полей таблицы. Максимальная длина имени 64 символа.
• В столбце Тип данных выбирать из списка  нужный тип данных для каждого поля. Тип данных определяется значениям, которые предполагается вводить в поле
• На вкладке Общие задать свойства полей;
• Задать первичный ключ таблицы:

• выделить поле или несколько полей (если ключ составной). Выделение нескольких смежных полей можно производить щелчком мыши в полосе маркировки первого поля и щелчком мыши в полосе маркировки последнего поля , удерживая клавишу <Shift>. Выделение не смежных полей можно производить щелчком мыши на каждом следующем поле, удерживая клавишу <Ctrl>.
• Щелчок мыши по кнопке Ключевое поле (с изображением ключа) на панели Инструментов или выполнить команду меню Правка - Ключевое поле

• сохранить созданную структуру таблицы с присвоением ей имени при помощи кнопки закрытия окна структуры или  выполнить команду меню Файл - Сохранить.

 

4. Типы связей. Схема данных. Параметры связей.

Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой БД.

После формирования таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает эти связи и использует при заполнении таблиц и обработке данных. При создании схемы данных необходимо задать параметры целостности БД и каскадное обновление и удаление данных.

Схема Данных графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей (ключевые поля выделены жирным шрифтом) , а связи линиями между полями таблиц. Просмотреть схему данных можно при помощи команды меню Сервис - Схема Данных или соответствующей кнопки на панели Инструментов

Отношение (связь) один - ко – многим (1: M или M:1)

Отношение ( связь) один - к – одному (1:1)

Отношение ( связь) многие ко многим (N:M)

 

5. Способы ввода данных в таблицы. Импорт и связывание данных.

Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой БД.

Строка Импорт таблиц  позволяет использовать готовые таблицы, созданные другими приложениями или входящие в состав других баз данных. При этом в текущем .mdb-файле создается копия импортируемой таблицы. С такой таблицей можно работать так же, как и с другими таблицами текущей БД.

Строка Конструктор определяет основной способ создания таблиц, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры. Режим Конструктора позволяет пользователю самому указывать параметры всех элементов таблицы (имя поля, тип данных , характеристики поля , ключи

Строка Мастер таблиц  автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается более 40 образцов таблиц, предназначенных для  использования в различных целях. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные. Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы.

Строка Режим таблицы позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. При выборе  этого режима открывается пустая таблица, содержащая 10 столбцов и 21 строк, в которую можно сразу вводить данные. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и так далее. При сохранении этой таблицы ACCESS  проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. Однако размер данных может оказаться значительно больше необходимого, что не рекомендуется.

 

 

6. Запросы, назначение запросов, виды запросов.

Запросы позволяют выбирать необходимые  данные из одной или нескольких взаимосвязанных  таблиц, производить необходимые  вычисления и получать результат  в виде таблицы.

При помощи запросов можно производить  обновление записей в таблицах, добавление и удаление записей, группировать записи с одинаковыми значениями, выполнять над ними групповые операции, выполнять различные вычисления. Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию

Виды Запросов:

Запрос на Выборку  -выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица , которая существует до закрытия запроса.

Запрос на Создание Таблицы  - основан на запросе на выборку , но результат сохраняется в таблице

Запросы на Обновление , Добавление , Удаление -Запросы действия , в результате которых изменяются данные в таблице.

Перекрестный Запрос– предназначен для группирования данных и представления их в компактном виде, удобен для анализа

 

 

7. Запросы на выборку. Конструктор запросов. Условия отбора, сортировка.

Запросы на выборку  позволяют выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц в соответствии с указанными условиями отбора. На основе запроса на выборку строятся все остальные запросы.

Разработка Запроса производится в режиме Конструктора. Для создания запроса выделите объект Запросы , нажмите кнопку Создать и выберите режим Конструктора. Укажите используемые в запросе таблицу или таблицы (как при работе со схемой данных).

Верхнее окно Запроса в режиме Конструктора отображает схему данных (можно при необходимости изменять связи между таблицами) , а нижнее Бланк Запроса По образцу. Каждый столбец бланка относится к одному полю , с которым нужно работать в Запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения Запроса , для задания сортировки, а также для создания условий отбора записей

В строке Условие отбора задать условия отбора записей (например >100 ,Иванов , Like С*,  between 10 and 20)

Можно сортировать по возрастанию или убыванию

 

8. Создание вычисляемых полей в запросах.

В запросах, в отличии от таблиц над полями могут производится вычисления . При этом могут использоваться как  арифметические выражения так и встроенные функции MS Access . Вычисляемое поле , включенное в запрос позволяет получить новое поле с результатами вычислений только в таблице запроса и не создает полей в таблицах БД.

Примеры вычисляемых полей:

Стоимость: [Товары]![Цена]*[Продажи]![Количество]

Сформировать выражение можно при помощи Построителя выражений ,который запускается из контекстного меню , связанного со строкой Условие отбора на бланке или при помощи соответствующей кнопке на панели инструментов. При составлении выражений имена полей заключаются в квадратные скобки , символьные константы - в кавычки , имена объектов БД отделяются от полей "!"