Анализ эффективности использования информационных систем в управлении применительно к организации ООО «POSH FRIENDS»

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

Существует  ряд основных вопросов, с которыми общество сталкивается постоянно: эффективность, конкуренция, безработица, качество жизни. Применение ИС – это один из путей решения таких проблем, так как технология радикально меняет и технологический процесс, и окружающую среду. Однако не всегда можно предсказать последствия применения ИС. Ввиду того, что все части организации взаимосвязаны, изменение в одной части неизбежно ведет к изменению в другой, поэтому факторы, влияющие на взаимодействие организации и ИС, включают в себя и политические, и структурные, и культурные, и природные ресурсы.

Под автоматизированными  информационными системами понимают целенаправленное и согласованное использование технических средств информатизации, программных средств, баз данных и человеческого труда в целях управления предприятием. В настоящее время все эти системы условно можно разделить на основанные на концепции ERP (Управления предприятием), системы CRM (управления отношений с клиентами), финансово - аналитические системы, системы защиты информации, справочные системы и системы проектирования.

В последние  годы многие отечественные специалисты  наблюдают громадный рост рынка системной интеграции. Рост рынка автоматизированных систем составляет 28% в год, рост рынка консалтинговых услуг по внедрению информационных систем ещё больше – 57%, при среднем темпе роста отечественной экономики в 8% эти цифры выглядят внушительно.

Однако впечатлить могут не только темпы роста рынка, но и затраты на внедрение информационных систем.

Целью написания выпускной квалификационной работы было определить эффективность использования информационных систем в управлении применительно к организациям.

Основной  задачей было определить – для каких организаций, какая именно система может принести наибольший положительный эффект.

Основные  задачи при написании работы:

- найти преимущества  и недостатки для организации  при внедрении АИС;

- определить  эффективность внедрения;

- раскрыть пути  выбора и внедрения АИС;

- изучить наиболее  известные на отечественном рынке  системы;

- сделать выводы  о перспективах развития рынка.

Первая часть  работы посвящена теоретическим  вопросам внедрения автоматизированных корпоративных информационных систем. Описана история развития информационных систем, рассмотрены преимущества и недостатки от внедрения, оценка эффективности систем, основным ошибкам, которые могут быть сделаны при установке системы, а также путям выбора конкретной системы для использования в организации.

Вторая часть  работы посвящена различным программным  решениям, доступном на российском рынке. Описаны самые популярные отечественные и зарубежные программные  продукты на рынке корпоративных автоматизированных информационных систем. Дана характеристика самым востребованным решениям: интегрированным решениям по управлению организацией, управлению отношений с клиентами, а так же справочным и аналитическими системам.

Третья часть  работы посвящена рассмотрению эффективности использования информационных систем в управлении применительно к организации ООО «Posh Friends».

 

Глава 1 Выбор и внедрение

корпоративных информационных систем

1.1 Теоретические основы КИС

КИС – это информационная система, поддерживающая оперативный и управленческий учет на предприятии и предоставляющая информацию для оперативного принятия управленческих решений.

Основная  задача КИС – это поддержка функционирования и развития предприятия.

Корпоративная информационная система обеспечивает поддержку принятия управленческих решений на основе автоматизации процессов, процедур и других способов осуществления деятельности корпорации. Деятельность регламентируется информационно-нормативными документами, а также результатами измерений и оценок, статистических материалов и оперативного управления и т.д. В добавление к этому, задачами информационной системы может быть помощь персоналу при анализе проблемы, визуальное рассмотрение сложных объектов и разработка новых продуктов.

Общие свойства КИС

Инструментальные  средства компьютерных технологий, применяемые для разработки информационного обслуживания управленческой деятельности, можно делить на классы в зависимости:

• от принадлежности к определенным этапам (фазам) жизненного цикла информационной системы;
• массовости использования — типовые решения различного уровня общности, имеющие обобщенное название «коробочные» (тиражные) программные продукты, и оригинальные («под заказ») разработки программного обеспечения;
• охвата этапов процесса разработки программного обеспечения информационных систем — локальные (отдельные этапы) и комплексные инструментальные средства;
• методологии проектирования информационных систем и технологий — структурный анализ и проектирование (Structured Analysis and Design Technique — SADT) и/или объектно-ориентированное проектирование/программирование (Object Oriented Program and Project — OOPP);
• степени универсальности инструментальных средств (тип аппаратно-программной платформы для их применения).

Жизненный цикл информационных систем и технологий можно условно разбить на четыре этапа: анализ, проектирование, внедрение, эксплуатация.

Сформировался специализированный класс инструментальных средств под общим названием CASE (Computer Added System Engineering) — средства компьютерного проектирования, или CASE-технологии, которые также можно разделить на подклассы инструментальных средств поддержки жизненного цикла объекта проектирования:

• программное обеспечение (спецификация требований, алгоритмизация и программирование, отладка, документирование);
• база данных (моделирование данных, проектирование логической и физической модели базы данных, разработка технологии создания и администрирования базы данных);
• информационная система (анализ, моделирование и реализация бизнес-процессов и информационных технологии управления).

При проектировании информационных технологий для системы управления бизнес-процессами (Business-Process Management — ВРМ) большое значение имеет предварительное бизнес-моделирование, идентификация основных (ключевых) бизнес-процессов, их формализованное описание, анализ и моделирование эффективной реализации.

Для оценки эффективности затрат на информационные технологии аналитической компанией «Gartner Group» в конце 1980-х гг. была предложена методика совокупной стоимости владения (Total Cost Ownership — ТСО), которая учитывает различного вида затраты (стоимость приобретения или разработки информационных технологий, стоимость аппаратно-программных средств для поддержки информационных технологий, затраты на подготовку объекта управления к внедрению информационных технологий, включая обучение и повышение квалификации сотрудников, реорганизацию бизнес-процессов и др.). Показатель ТСО может применяться на основных этапах жизненного цикла информационной системы, позволяет учесть как существующие, так и планируемые затраты на информационное обслуживание управленческой деятельности.

Мировой опыт внедрения  КИС показывает, что вариант адаптации  тиражных программных продуктов КИС минимизирует совокупную стоимость владения и обеспечивает гарантированный уровень качества проектных решений.

Коробочные  программные продукты КИС имеют  специальные настройки для предметных областей — отраслей народного хозяйства (отраслевые решения), определенного типа предприятий и организаций (банки, промышленные предприятия, корпорации, предприятия транспорта, связи, социальной сферы и т.п.). Практически все коробочные КИС построены по модульному принципу, что позволяет реализовать модульный подход к созданию КИС.

Разработка  и эксплуатация КИС, имеющей модульную структуру, позволяет обеспечить внедрение или модернизацию отдельных функциональных модулей при сохранении работоспособности ядра КИС. Функциональную полноту КИС можно выразить как сумму ядра КИС и набора функциональных модулей.

Функциональные  модули КИС поддерживают стандартные  интерфейсы взаимодействия с базой данных (БД) и другими функциональными модулями. Корпоративные информационные системы имеют следующие общие свойства:

1. Поддержка стандартов управления

1. MRPII (Manufacturing Resource Planning) — планирование производственных ресурсов (материальных, трудовых, ресурсов оборудования).
2. ERP (Enterprise Resource Planning) — полнофункциональное управление всеми видами ресурсов (материальными, трудовыми, финансовыми, ресурсами оборудования).
3. ERP II (Enterprise Resource Planning) — полнофункциональное управление всеми видами ресурсов (материальными, трудовыми, финансовыми, ресурсами оборудования), реализация бизнес-процессов в среде Интернет.
4. ISO-9000 — международный стандарт качества; и др.

2. Масштабирование КИС

К созданию КИС приступают, как правило, крупные  предприятия и организации, для которых необходимо обеспечить «управляемость». Рост масштаба объекта управления в связи с возрастанием числа внутренних пользователей, увеличением интенсивности информационных потоков, ростом объемов хранимых данных, увеличением количества и размерности решаемых задач выражается в изменении требований к информационным технологиям.

3. Корпоративные сетевые коммуникации

Все многообразие компьютерных сетей: локальные (ЛВС), ассоциация ЛВС, Интернет, Интранет, Экстранет, обеспечивает поддержку совместной работы территориально распределенных пользователей, взаимодействие с удаленными информационными источниками, совместное использование сетевого оборудования, данных и программ.

4. Многоплатформенностъ технологий

Информационные  технологии КИС ориентированы на использование вычислительной техники различных классов и разнородных операционных систем. В ряде случаев это многообразие является объективной основой эффективной реализации информационных технологий. Корпоративные информационные системы создаются как открытые системы, которые допускают замену и дополнение программно-технических компонентов.

5. Специальные корпоративные информационные технологии

5.1. Бизнес-моделирование КИС. Бизнес-процессы КИС обладают масштабом выполняемых функций, сложной организацией взаимодействия компонентов — процедур управления (действий). Для обеспечения эффективности бизнес-процессов осуществляется их реинжиниринг (Business Process Reengineering — BPR), который основан на описании, анализе, моделировании и проектировании. Идея BPR принадлежит М. Хамеру (1992 г.), который выдвинул ряд принципов:

• организация работы вокруг желаемого результата вместо решения разрозненных задач;
• передача контроля и принятия решений (в том числе и всей сопутствующей информации) в руки исполнителей;
• назначение заинтересованных лиц исполнителями;
• централизация информации о процессах.

Важнейшим результатом BPR является ориентированный на процессы подход к бизнесу. Проведение BPR основано на методологии реинжиниринга, которая включает в себя следующие этапы:

• стратегическое планирование BPR;
• идентификация всех бизнес-процессов;
• отбор бизнес-процессов для BPR;
• создание карт бизнес-процессов (карт потока рабочих процессов, 
  структуры сбоев в потоках рабочих процессов);
• анализ значительных улучшений бизнес-процессов;
• новаторские улучшения бизнес-процессов;
• внедрение бизнес-процессов, прошедших BPR;
• измерение эффективности бизнес-процессов, прошедших BPR. 
  Среди наиболее популярных инструментальных средств описания

и моделирования бизнес-процессов являются AllFusion Modeler (ERWin Data Modeler, BPWin Process Modeler), ARIS, Rational Rose, Casewise и др. Эти средства поддерживают большинство стандартов графического представления бизнес-процессов и структур баз данных:

• IDEF0 (функциональная декомпозиция бизнес-процесса);
• IDEF3 (динамическое соответствие процедур обработки);
• DFD (диаграммы потоков данных для разработки схемы документооборота, выбора мест хранения данных);
• IDEF1X (представление структуры данных реляционной БД); и др.

В последнее  время широко применяется объектно-ориентированный подход к проектированию информационных систем, универсальный язык моделирования UML (Universal Modeling Language). На основе этого языка реализуются решение задач по гарантированной доставке сообщений, шифрованию и обеспечению безопасности, управлению транзакциями и др.

5.2. Корпоративные сети. Сеть объединяет несколько рабочих станций и различные типы серверов: сервер БД, сервер приложений (бизнес - логики), сервер представлений презентации), сервер факс-модем, сервер печати, прокси - сервер, шлюз межкорпоративных связей и др.

Специализация серверов и открытость архитектуры  КИС обеспечивают высокую производительность обработки транзакций, возможность оперативной замены серверов, оптимизацию расхода вычислительных ресурсов и т.п.

5.3. Сервис - ориентированная архитектура приложений (Services-oriented architecture — SOA). Приложения функционируют как распределенные в сети Интернет / Интранет.

5.4. Создание систем поддержки принятия решений (Decision Support System — DSS), применение методов интеллектуального анализа данных (извлечение знаний из информации — Data mining, интеллектуальный анализ бизнеса — Business Intelligence и др.).