Автоматизированная информационная система по расчету заработной платы

Автоматизация расчета  заработной платы позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременности, быстроты получения сведений. Оперативная  обработка данных о заработной плате  сотрудников позволяет принимать верные и своевременные решения о повышении окладов, о премировании и вознаграждении.

На основе изложенных выше задач  и функций по расчету заработной платы можно сформулировать перечень входной и выходной информации (табл.3):

Таблица 3 – Перечень входной и выходной информации для АСУ расчетом заработной платы

Входная информация	Выходная информация
Штатное расписание; Табель учета рабочего времени; Приказ о предоставлении отпуска работнику; Больничный лист; Приказ о премировании, награждении.	Расчет заработной платы сотруднику. Отчеты.
Налоговый кодекс РФ.	Расчет отчислений и сборов в  налоговые службы. Справки.

2.2. Алгоритм  работы.

Алгоритм работы представляет собой последовательные этапы от оформления на работу сотрудника и  подписания соответствующих документов до формирования бухгалтерских и управленческих отчетов с использованием АИС.

Алгоритм работы можно  представить в виде блок-схемы (Рис. 2).

 

Рис. 2. Алгоритм работы с  документами при формировании АИС.

 

Заполнение справочников и шаблонов документов необходимо для того, чтобы избежать повторного ввода ранее поступивших данных.

Группировка строк ведётся по аналитическим  признакам. Например, сотруднику с каким-то табельным номером был выплачен аванс. Входные данные по данному  аналитическому признаку будут содержать сведения о размере аванса. Затем сотруднику был выплачен подсчет. По этим двум строкам подводится итог.

Глава 3. Процесс работы в автоматизированной информационной системе по расчету заработной платы на примере 1С: Зарплата и Управление персоналом 8.0

3.1. Введение  в 1С: Зарплата и Управление  персоналом 8.0

"1С:Зарплата и Управление  Персоналом 8" – это программа  массового назначения для комплексной  автоматизации расчета заработной  платы и реализации кадровой  политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

"1С:Зарплата и Управление  Персоналом 8" – это готовое  к работе решение, в котором  учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.

Прикладное решение "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" автоматизирует решение следующих задач:

- расчет заработной платы;

- управление финансовой мотивацией персонала;

- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;

- управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;

- учет кадров и анализа кадрового состава;

- автоматизация кадрового делопроизводства;

- планирование потребностей в персонале;

- обеспечение бизнеса кадрами;

- управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Зарплата и  Управление Персоналом 8", поясняется схемой, представленной на рис. 3.

 

Рис.3 – Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"

 

Программа позволяет  вести учет  в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В программе параллельно  ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" будет  полезна всем без исключения работникам предприятия.

Руководство будет иметь  полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать  кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной  информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получит  ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования  и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия  будут уверены в том, что в  любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о  своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и  т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).

"1С:Зарплата и Управление  Персоналом 8" создана на технологической платформе нового поколения "1С:Предприятие 8", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом".

"1С:Зарплата и Управление  Персоналом 8" выпускается в двух  версиях: базовая и ПРОФ. Базовая версия представляет собой однопользовательский аналог версии ПРОФ программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" с программой "1С:Бухгалтерия 8".

Продукты компании 1С  занимают около 40% российского рынка  программ данного класса. Стоимость  одноместной конфигурации в зависимости  от реализуемых функций от 250 до 500$; сетевая версия стоит около 1000$. Разработкой конфигурации на основе MS SQL и реализацией функций по описанию и учету производства фирма "1С" продвигается в класс малых корпоративных систем.

 

3.2. Работа в  «1С: Зарплата и Управление  персоналом 8.0»

Начисление  и выплата заработной платы

В прикладном решении  автоматизированы практически все  виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, и связанных  с ними удержаний, налогов и взносов. Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты — повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

Для использования повременной  оплаты труда работника достаточно при оформлении его приема на работу указать размер оплаты труда и график, по которому будет учитываться отработанное время (рис. 4).

 

Рис.4 – Выбор графика  работы и формулы расчета заработной платы в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"

Если в результате кадровых перестановок график работы работника изменяется, то такие события должны быть документально зарегистрированы в информационной базе.

Специально вести учет отработанного времени не потребуется. Фактически отработанное время  будет вычисляться как объем планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус документально зафиксированные отклонения от этого графика, когда в указанное в графике рабочее время работник отсутствовал, например, по причине отпуска или болезни.

При сдельной оплате труда  для расчета суммы заработка необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника специальными документами — сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчетах.

Учет рабочего времени

Используемые для учета  отработанного времени графики  работы могут быть следующих типов: пятидневные, шестидневные, сменные  и, кроме того, индивидуальные.

В конфигурации необходимо указывать продолжительность рабочей  недели и часы рабочего времени: интервалы работы в течение рабочего дня или смены с исключением перерыва на обед. Например, для 40–часовой рабочей недели и пятидневного графика работы часы рабочего времени могут быть такими: с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00 (здесь предполагается, что перерыв на обед занимает время с 12-00 до 13-00).

В конфигурации поддерживаются графики суммированного учета рабочего времени, а также графики сокращенного рабочего времени.

Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика  работы с учетом общегосударственных праздников, в котором отражаются рабочие дни, укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха. Список общегосударственных праздников также хранится в информационной базе.

Предусмотрена возможность  ввода подробных и/или сводных  табелей учета рабочего времени, как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты; в этом случае отработанное время определяется по данным табеля, существующие же графики работы будут использованы только для определения нормативного количества рабочего времени.

При формировании табеля учета отработанного времени  по форме Т-13 в условиях отсутствия данных о расчетах заработной платы  используются данные об отсутствии работников, зарегистрированные в "кадровом" контуре учета. 

Начисления и удержания

Все начисления организации  объединены в две большие группы:

- Основные начисления  — это начисления, характеризующиеся  продолжительностью во времени,  т.е. имеющие период действия (оплата  по тарифным ставкам, оплата  периодов отсутствия работника и пр.).

- Дополнительные начисления  — это начисления, характеризующиеся  одной датой начисления, например  премии или дивиденды. Эти начисления, тем не менее, могут рассчитываться  на основании сумм, ранее начисленных  по основным начислениям (рис. 5).

Каждый вид начислений характеризуется способом расчета  и другими параметрами.

Конфигурация содержит достаточный набор предопределенных видов начислений и удержаний. В  частности, предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др. Но пользователи могут добавлять неограниченное количество собственных видов начислений и удержаний со всеми предусмотренными в конфигурации способами расчета для начислений (удержаний).

Основные начисления могут рассчитываться следующими способами:

- по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой)  за фактический период действия  начисления;

- сдельно за фактический  период действия начисления;

- процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым  начислениям);

- фиксированной суммой;

- по среднему заработку  для отпуска по календарным  дням;

- по среднему заработку  для отпуска при расчете из  рабочих дней;

- по среднему заработку  для исчисления пособий по  временной нетрудоспособности;

- по среднему заработку (например, для оплаты командировок);

- доплата до среднего  заработка; 

- как пособие по  уходу за ребенком до 1,5 лет; 

- как пособие по  уходу за ребенком до 3-х лет  и др.

 

Рис.5 – Выбор дополнительных начислений в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"

Дополнительные начисления могут рассчитываться следующими способами:

- процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым  начислениям);

- фиксированной суммой.

Удержания могут рассчитываться следующими способами:

процентом (от сумм, начисленных  по указанным базовым начислениям);

для удержания по исполнительным документам (т.е. с предварительным  уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов);

фиксированной суммой.

Можно указать, что основное или дополнительное начисление являются доходами в натуральной форме. К доходам в натуральной форме, например, относятся проездные билеты, выдаваемые работникам предприятия. Доходы в натуральной форме отличаются от доходов в денежной формы тем, что они не учитываются в денежных взаиморасчетах с работниками.

Процедура расчета  зарплаты

После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке  работников, об отклонениях от графика  работы (в том числе почасовых  невыходов), о разовых начислениях  и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений.