Информационные технологии в кадровой работе в системе государственного и муниципального управления

К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал», относятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава и ведение табельного учета. При работе со штатным расписанием автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.

Учет личного  состава осуществляется путем ведения  личных карточек сотрудников, в которые  заносятся базовые данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, награды и т.д.), а также информация, накопленная в течение прохождения госслужбы – изменения условий труда, отпуска, командировки и т.д.

Автоматизированная система  табельного учета может осуществляться как «по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.

Подсистема «Персонал» дает возможность формирования отчетов любой степени сложности, автоматизация статистической отчетности существенно облегчает деятельность кадровой службы.

Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизировать большую часть функций кадровой службы:

– учет личного состава;

– ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;

– ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;

– учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику;

– ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,

– ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;

– ведение табельного учета и военно-учетного стола;

– разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;

– формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;

– создание отчетов любой степени сложности (рис.).

Рис. Информатизация кадровых технологий 

Переход на автоматизацию процессов  оформления движения кадров дает возможность  рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.

Так, проведенный нами анализ данных по трудозатратам сотрудников кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, показывает, что автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1–2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.

Кроме того, расширились  возможности по получению информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например о сотрудниках с высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных, как правило, требуется от нескольких дней до и 2–3 недель.

При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников, занимающихся ведением кадрового учета, снижается  время на проверку табелей подразделений; уменьшается количество ошибок при  расчете табеля, связанных с неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.

Таким образом, использование  ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:

– значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации отдельных операций;

– сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;

– минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя;

– достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения;

– сокращаются потери времени у служащих – инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации – совершенствование системы работы в целом.

Условием успешного  внедрения ИТ-системы является соответствующая  готовность всей системы управления кадрами госоргана и кадровой службы в частности. Следует отметить, что как успехи, так и проблемы информатизации кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной работы. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и занимать продолжительное время с тем, чтобы практически все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, их выполняющие, уверенно владели компьютерными технологиями. Организация кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности, подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. Необходимо, чтобы мотивация специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами.

При реализации данных условий применение информационных систем при осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом.