Связи с общественности в государственных сферах

Другой формой встреч с населением являются собрания, на которых представитель государственной  структуры знакомится с общественным мнением по конкретному вопросу  непосредственно в процессе его  представления. Негативным аспектом данной формы встреч является невозможность соблюдать, к примеру, повестку дня и следовать во всем предусмотренной процедуре, так как мнение может возникнуть в процессе обсуждения проблемы. Более того, в подобных встречах не смогут принять участие все существующие группы населения.

Альтернативные способы  взаимодействия с населением:

• Референдумы
• Пакеты "Добро пожаловать", предлагающие скидки на городские коммунальные услуги
• Ежегодные доклады, новостные письма, публикации
• Кабельное телевидение или компьютеризированное общение
• Награды, получаемые гражданами и награды от групп населения, получаемые чиновниками
• Связи с местными ассоциациями
• Возможности граждан принять участие в работе департамента или комитета
• Организованная деятельность в парках и других общественных местах
• Культурные мероприятия
• Волюнтаристские организации типа "Друзья библиотеки"
• Связи с бизнес - ассоциациями.

Взаимодействие  со СМИ.

Основные правила  в работе со СМИ.

Государственные структуры  могут использовать несколько методов содействия СМИ в процессе распространения информации о данной структуре.

Представители СМИ должны быть обеспечены календарем мероприятий, реализуемые государственной организацией. Календарь полезен в связи  с тем, что позволяет редакторам и репортерам распределить работу по освещению деятельности данной организации. Календарь менее информативен, чем новостной релиз или анонс события, которые при запросе журналистами раскрывают сущность и проблему каждого из мероприятий.

Следующий способ - распространение программы собрания или встречи директоров (повестки дня), на которые приглашаются журналисты в качестве пассивных или активных участников. Журналисты, анализируя повестку дня, решают на каких встречах или собраниях они будут присутствовать и информируют об этом ответственного за мероприятие.

За несколько дней до встречи высылаются материалы  по истории вопроса, что позволяет  репортерам изучить проблематику вопросу  и сформулировать тезисы, которые  будут озвучены на встрече. Государственный  орган по возможности должен распространить как можно больше информации. Результатом будет получение населением точной, полноценной и всеобъемлющей информации о проблеме.

ПР - менеджеры государственной  структуры должны организовать личную встречу журналистов с избранными представителями (депутатами) и менеджерами топ - уровня, у которых можно получить экспертную оценку проблемы.

После проведения мероприятия  необходимо договориться о телефонном звонке, во время которого репортеры  прокомментируют событие и его  организацию, затребуют дополнительные материалы или попросят организовать интервью.

Соответствие  формату различных СМИ.

Новостной релиз или  анонс события должен быть составлен  в формате, соответствующем определенному  типу СМИ и направлен сотруднику, ответственному за данную группу новостей.

Газеты. Несмотря на то, что стиль и формат ежедневных и еженедельных газет может быть похожим, организация работы персонала и способы взаимодействия государственного органа и сотрудника газеты различаются. Штат ежедневной газеты больше и носит специализированный характер, поэтому приходится контактировать с несколькими редакторами и репортерами. Еженедельная газета ориентирована на широкую аудиторию, оказывает большее влияние на мнение населения, характер статей лояльнее. Организация способов контактов различается от типа газеты: федеральная, региональная или городская. В городские или региональные газеты достаточно рассылать сообщение одному редактору. В федеральные газеты рекомендуется осуществлять рассылку в различные отделы.

Радио. Контакты с новостными радио - каналами будут более обширными и многоплановыми, чем, например, со станциями, транслирующими популярную музыку, которым требуются короткие и точные сообщения без комментариев экспертов. Необходимо рассылать два типа новостных релизов: "важные политические новости" и "новости для перерыва". Радио - репортеры используют новостные релизы в качестве бэкграунда (истории вопроса) и обычно зачитывают их, например, перед прямым эфиром с конференции. В связи с этим новостной релиз должен легко усваиваться на слух.

Телевидение. Государственная организация должна постоянно поддерживать контакт с редактором отдела новостей и репортерами, отражающими новости данного сектора государственной жизни. В отличие от радио и прессы, телевидение требует наличия в мероприятие визуального эффекта. Если таковой отсутствует, вероятность трансляции события по телевидению невелика. Для телевидения более интересна тема открытия нового павильона в зоопарке, чем реорганизация муниципального банка. Пресс-конференции и другие события, происходящие в первой половине дня, имеют больше шансов быть освященными в телепрограммах, чем вечерние встречи руководителей отдела, так как вечером количество телеоператоров и камер уменьшается. Эффективнее приглашать телевидение в пресс-центр и сообщать предпринятые действие за определенный период для представления информации в информационном обзоре, где не требуется визуальная поддержка. Необходимо организовывать участие представителей государственного органа в ток-шоу, в аналитических программах.

Новость должна быть новой.

Качество новости включает в себя такие составляющие, как  известность, новизна, близость, необычность, человеческий интерес. Перед тем  как критиковать масс-медиа за их циничность, желание освещать только сенсации или кризисы, необходимо апробировать возможные способы привлечения внимания к конкретной государственной структуре и ее новостям:

• Быть в курсе текущих проблем.
• Показать, что государство разрабатывает новые способы решения старых проблем.
• Привлечь интерес населения, демонстрируя необычную точку зрения. Сюжеты, апеллирующие к эмоциям, эксплуатирующие иронию всегда вызывают интерес. Клише, что дети, пожилые люди и животные победители общественного интереса, действует.
• Сообщить, что информация, которую можно получить сегодня вечером на собрании, в дальнейшем будет не доступна.
• Предоставить репортерам копии комплексных документов, таких как бюджет, вместе в новостным релизом. Подобные данные могут быть опубликованы в прессе или представлены на телевидение в качестве визуальной поддержки события.
• Проследить путь релиза телефонным звонком.
• Составить список всех журналистов с координатами, которые будут присутствовать на мероприятии.
• Отправлять релизы только соответствующему СМИ и в соответствующий раздел. (10)

Пресс-клиппинг как наиболее популярная ПР - технология .

Анализ прессы или  пресс-клиппинг (подбор печатного материала) едва ли приносит такое же удовлетворение, как другие формы исследовательской  деятельности. Однако, несмотря на то, что на аналитическую работу в PR отводится только 3% бюджета компании, мониторинг прессы остается единственным средством, с помощью которого можно оценить, насколько эффективна деятельность отдела по связям с общественностью.

При профессиональном осуществлении  процедуры пресс-клиппинга, его эффект может превышать эффект других типов исследований.

Рекомендации, необходимые  для успешной реализации пресс-клиппинга:

• Тщательный отбор ключевых слов при поиске материала.
• Обновление информационной матрицы по мере поступления новых данных.
• Представление анализа прессы частью большого исследовательского проекта.
• Принятие решения о том, нуждается ли организация в архиве прессы, и если да, то каков будет оптимальный способ хранения данных.
• Необходимо учитывать, что у сотрудников помимо анализа прессы есть и другая работа.

Возможные негативные последствия:

Сильное сужение поля поисков информации может привести к потере важного материала. Нельзя ожидать, что фирма, нанятая для  мониторинга прессы, будет выполнять  свою работу эффективно, не нуждаясь в  частых напоминаниях.

Напрасно ждать, что  одна статья в газете объективно и всесторонне отразит, насколько успешной оказалась ваша PR-активность.

Не всегда собственные  усилия по составлению отчета обойдутся  вам дешевле, чем аналогичные  услуги специального агентства.

Существенным плюсом пресс-клиппинга является минимальное затрачивание денежных средств в совокупности с достаточно большим и разнообразным объемом информации, что и определяет его популярность среди государственных организаций. Анализ прессы позволяет оценить существующую ситуацию и выработать необходимые линии поведения в работе со СМИ. (11)

Менеджмент  новостей.

Управление новостью в государственном секторе зачастую становится единственно доступным  инструментом, не ассоциирующимся с  манипулятивными технологиями. Менеджмент новостей особо значим в кризисных ситуациях: будь то забастовка, или неправильно истолкованное выступление первого лица. Целью является принятие правильной линии работы с масс-медиа. Освещение неблагоприятным образом того или иного события телевизионными каналами или его умолчание - типичная ситуация нашей современной истории. Задача, стоящая перед администрацией государственного органа - максимально возможно повлиять на то, какая информация об администрации и проводимой ею политики появится в СМИ.

Поскольку новости являются отражением внимания общественного мнения к тому или иному вопросу, то менеджмент новостей и стал тем инструментарием, который дает возможность вводить элементы управления в сферу, казалось бы неподдающуюся управлению.

В качестве характеристик  формирования новостного пространства выступают отбор событий и придание значимости новостям. Можно заменить или не заметить событие. Можно занизить или усилить его. В новостной плоскости происшедшее событие может тормозиться, а может ускоряться. В качестве инструментария "торможения" выступают: недопуск, замена новой ситуацией, смещение акцентов. Инструментами "ускорения" являются акцент на важности, присоединение к другому важному событию, использование комментариев.

Другая сторона управления освещением события - цикл возможной трансформации новостей. Можно наблюдать в "жизни" события в новостной плоскости следующие этапы:

- подготовка ожиданий  события

- проведение самого  события

- освещение события  средствами телевидения и радио

- освещение события  средствами прессы

- комментарии к событию, упоминание события в списке однородных событий

- ссылки на событие  в качестве подтверждения какой-либо  тенденции. 

Отдел по взаимодействию с Федеральным Собранием РФ.

Задачи:

1. Организационное и информационное обеспечение деятельности Статс-секретаря
2. Обеспечение взаимодействия Минфина с федеральными и субъектными органами законодательной и исполнительной власти в законотворческой деятельности в части, относящейся к компетенции Министерства
3. Организационное и информационное обеспечение участия руководителей и специалистов Министерства в работе комитетов, комиссий и рабочих групп Совета Федерации и Государственной Думы по подготовке и обсуждению проектов законов
4. Информирование руководства Минфина о ходе рассмотрения депутатских запросов и обращений
5. Осуществление постоянных контактов с подразделениями Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ

Отделом установлены  постоянные контакты с депутатами, представители Минфина участвуют  в заседаниях фракций и информируют  руководство об их итогах. Организовываются встречи с ними руководителей и специалистов Министерства, проводятся консультации для депутатов (по просьбе их руководителей) по проблемам, относящимся к компетенции Минфина. Постоянно отслеживается прохождение в Министерстве депутатских запросов и обращений. Информация о ходе их рассмотрения оперативно доводится до сведения депутатов.

Для руководства Министерства регулярно готовятся информационные и аналитические материалы о  расстановке сил и позициях депутатов  и сенаторов по относящимся к деятельности Министерства вопросам. Готовятся отчеты о заседаниях комитетов, комиссий и рабочих групп Совета Федерации и Государственной Думы по вопросам, входящих в компетенцию Минфина. Отдел информирует депутатов ГД и членов СФ о ходе рассмотрения поступивших от них запросов и обращений. Осуществляет подготовку для Статс-секретаря предложений и других материалов по совершенствованию работы Представительства Правительства РФ в Федеральном Собрании РФ.

Календарь Статс-секретаря. Статс-секретарь в ранге первого заместителя Министерства финансов РФ является официальным представителем при рассмотрении законопроекта в Государственной Думе и Совете Федерации. Информация о законопроекте, стадии его прохождения, в каком чтении рассматривается, поддержании Правительством РФ и прочих вопросах, относящихся к деятельности Министерства, заносится в календарь Статс-секретаря.