Язык и стиль служебных документов

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть

слово "имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам,

пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ,

ВНИИ-угля

Во множественном числе  слова "государственные комитеты", "министерства",

"главные управления  при Кабинете министров Украины"  пишутся со строчной

буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов  следует писать

их полное наименование.

например: "Обязать Министерство финансов и Министерство лесного  хозяйства ",

но не "обязать Министерства лесного хозяйства и финансов ...".

Однако при перечислении объединений, комбинатов, трестов и  т.п. родовое слово

следует писать один раз. " .. обязать производственные объединения

"Донецкуголь, "Макеевуголь ", "Снежнянскантрацит ", но не "объединение

"Донецкуголь ", объединение "Макеевуголь" и т.д.

    

5. Написание должностей, званий и фамилий

 

Наименования высших государственных  и правительственных должностей пишут с

прописной буквы, например: Президент Украины, Председатель Кабинета

министров Украины, заместитель  Председателя Верховного Совета Украины.

Названия всех других должностей — со строчной, например: министр  культуры

Украины, член коллегии Министерства внутренних дел Украины, генеральный

директор производственного  объединения по добыче угля "Донецкуголь ".

Наименования воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы,

например: лауреат Государственной  премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор

технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции В

наименованиях орденов все  слова, кроме слова "орден", пишутся  с прописной

буквы, например: орден Трудового  Красного Знамени, орден "Знак Почета ".

Имеются некоторые особенности  написания и склонения имен и  фамилий. Не

склоняются фамилии, оканчивающиеся на — аго, — яго, — ых, -их, -ово:

Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся

на гласный звук (кроме  неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго,

роман Золя, опера Верди  и др Украинские фамилии на -ко также не

склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я

склоняются, как славянские, так и иностранные: л: Лагоде: творчество

Ш-оуды, фильм с участием Джульеты Мазины. в институте имени Патриса Лумумбы.

Русские и иноязычные фамилии  с окончанием на согласную склоняются, если

относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например,

рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана — у фрау Гофман.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных

предметов, хотя и заканчиваются  на согласные, не склоняются, например,

Лебедь, Заяц, Кремень, Ступа.

В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как

самостоятельные фамилии: Новиковой-Красновой, если же первая часть не

образует самостоятельной  фамилии, то она не склоняется, например.

Бонч-Бруевичу, Яр-Мухамедову и др.

    

6. Отклонения от литературных  норм в текстах документов

 

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или  небрежности

допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным,

насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами Усложняют

понимание текста малоизвестные  слова иностранного происхождения,

профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы.

О наиболее типичных недостатках  в тексте и пойдет речь далее.

    

7. Архаизмы и канцеляризмы

 

Архаизмы — это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые

вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные

выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по

принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем),

препроводительное (сопроводительное).

К. архаизмам относятся  и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить,

вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы — это  сложные, громоздкие слова и фразы  с устойчивой архаической

структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также

сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие

росту производительности труда  и имеющейся в наличии техники..., имеет место

наличие нарушений техники  безопасности производства горных выработок; на

предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии  всех

показателей; надлежит разработать  мероприятия по устранению имеющихся

недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения  квалификации;

приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов  встречается в служебной переписке.

    

    

     Неправильно

настоящим сообщаем следующее

сообщаем данные по состоянию

на Ваш ответ письмом  от

направляем Вам для  руководства и исполнения

в настоящее время завод  приступил к изготовлению

направляем для подписи  и  утверждения

при этом представляем

дана настоящая в том.

что он действительно работает

приложение по тексту

к сему прилагаю

в ожидании Вашего ответа

    

    

     Правильно

сообщаем

сообщаем данные

на Ваше письмо №____от______

направляем Вам

завод  приступил к  изготовлению

направляем для рассмотрения направляем

тов._____  работает на

приложение на 2 л. в 3 экз.

прилагаю

     (не применяют)

    

        

Литература

 

1.     Головач А.С.  «Образцы оформления документов. Для предприятий и

граждан.» – Донецк: Сталкер, 1996 – 20 с.

2.     Корж А.В.  «Юридичне документоведення.» - К.: Iн-т держави и права iм

В.М.Корецкого НАН Украiны, 2001. – 168 с.

3.     Кирсанова  М.В., Аксёнов Ю.М. «Курс делопроизводства»  - М,: 1998.

     4.     Диденко А.Н. «Отечественное делопроизводство».  – К.: 1998.