Анализ особенностей языка и стиля служебных документов

ВВЕДЕНИЕ

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный  документ упрощает и ускоряет процедуры  его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения.           Цель  работы состоит в том, чтобы проанализировать специфику языка служебной документации, более подробно рассмотреть методические рекомендации по составлению текстов служебных документов, выработанные на основе передового опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документной лингвистики.      Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др.   Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.       Особое внимание уделяется языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками.       

1. Особенности  языка и стиля служебных документов

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики. Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.         Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях. Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.            Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.Для этого стиля характерно:           1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях:ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.  2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах .    3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:            - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;            - объективность и достоверность информации;      - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;     - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование  трафаретных и типовых текстов  при описании повторяющихся управленческих ситуаций.      Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:        -полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.            -нейтральный(без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.           -точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).          -лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.   -убедительность служебных документов достигается:    - наличием достоверной информации;       -наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;        - логикой изложения;          - безупречностью формулировок в юридическом отношении;   -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).             -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:        - авторам - оперативно составлять документы;      - адресатам - облегчить восприятие документов,

- создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям. К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.     Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.       -ограниченная сочетаемость слов.      Правильно Неправильно        Вносить предложения -Давать предложения     Предоставить кредит-Выдать кредит      Обладать правом-Владеть правом       Вступать в силу-Входить в силу       Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц. Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.     Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо  составляется (непишется) и направляется (не посылается),выговор   объявляется, порицание -- выносится, оклад --устанавливается и т.д.  - использование отглагольных существительных.   Правильно Неправильно        Оказать содействие – Посодействовать      Оказать поддержку- Поддержать       Произвести ремонт –Отремонтировать       - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);            - использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).         - использование универсальных слов с неопределенным значением;  - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»). Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:       1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) определенно-личные:     В целях необходимо выделить; В случае придется сократить; Приказываю; Обращаем Ваше внимание; Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа: выполнили договорные условия, что позволяет: Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами. В порядке надзора; В связи с отказом: по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными.Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование  предложений с большим числом  слов, что обусловлено: 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):        Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;          2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа: постановляет:            1. Определить... а)... б)... в)...;         2. Организовать... а)... б)... в)...;       причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов. На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа: исходя из; принимая во внимание.; учитывая, что

3. Активное  использование страдательных конструкций  типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как  правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных  для других языковых стилей  способов словоизменения, например  развитие форм множественного  числа у отвлеченных существительных.  Весьма специфичны такие способы  управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что  подобные обороты встречаются в  деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они  не соответствуют нормам общелитературного  словоупотребления.

Таким образом, процесс  стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная  речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично  приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней  практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы  те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

2. Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

- о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

- передаче дел и  документов увольняемыми сотрудниками;

- применении правил  работы с конфиденциальными документами;

- сроках предоставления  авансовой отчетности;

- порядке использования  служебного автотранспорта;

- проведении ежегодной  диспансеризации работников и  т.п.

Распоряжение государственного или муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

Текст распоряжения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной:

- в констатирующей части указывают основания издания распоряжения;

- в распорядительной части указывают: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»; «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки ее окончания).