Шпаргалка по "Управлению, хранению документов"

Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства,

объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

   Негосударственные архивы  включают не менее шести видов:  архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.

  Муниципальные (районные и  городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

11.Зональные научно-методические  советы архивных учреждений. 

Зональный научно-методический совет  создается в целях совершенствования  научно-исследовательской и методической работы государственных архивов, центров  документации в области архивоведения, документоведения, археографии, обобщения  и распространения передового опыта, использования его для улучшения  практической деятельности архивных учреждений субъектов Российской Федерации, входящих в один или несколько регионов.

Координирует и направляет работу Зонального научно-методического совета Росархив.

Базовый архивный орган зонального научно-методического совета и архивные учреждения, входящие в зону его  деятельности, определяются членами  ЗНМС по представлению Росархива, согласованному с соответствующим органом исполнительной власти.

В состав Зонального научно-методического  совета входят руководители, научные  сотрудники и специалисты республиканских, краевых, областных, окружных, городских (Москвы и Санкт-Петербурга) архивных учреждений.

В состав Зонального научно-методического  совета могут быть делегированы представители  республиканских и местных отделений  Российского общества историков-архивистов.

Основными задачами Зонального научно-методического  совета являются:

-Координация научно-исследовательской и методической работы архивных учреждений, входящих в совет.

- Организация совместной подготовки архивными учреждениями зоны научных и методических разработок по проблемам архивоведения, документоведения, археографии и внедрения их в практику.

- Организация участия архивных учреждений зоны в разработке отраслевых научно-исследовательских тем.

- Информация работников архивных учреждений зоны о научно-технических достижениях в области архивного дела; распространение передового опыта работы; содействие повышению профессионального и научного уровня работников.

Зональный научно-методический совет  в соответствии с возложенными на него задачами:

- Вносит предложения по темам научно-исследовательских работ архивных учреждений зоны для включения их в планы научно-исследовательской работы учреждений и организаций системы Росархива. Составляет на основе предложений архивных учреждений планы научно-исследовательской и методической работы архивных учреждений зоны и представляет их в установленном порядке в Росархив, осуществляет контроль за выполнением этих планов. Организует координационные совещания соразработчиков научно-исследовательских тем.

- Дает заключения, отзывы, предложения на проекты законодательных актов и нормативных документов, методических пособий и научных разработок, подготовленных Росархивом и научными учреждениями от системы.

- Выдвигает в установленном порядке научные и методические разработки, сборники документов, справочники и другие научные работы на проводимые Росархивом конкурсы научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, а также организует и проводит зональные конкурсы.

- Организует и проводит зональные научные и научно-практические конференции, совещания-семинары, круглые столы, архивные чтения и т.д. по основным направлениям деятельности архивных учреждений и проблемам развития архивного дела.

15. Источники финансирования  архивного учреждения.

Финансирование и материально-техническое  обеспечение органов и учреждений системы Федерального архивного  агентства России осуществляются за счет средств федерального бюджета РФ, республиканских бюджетов республик в составе РФ, краевых бюджетов краев, областных бюджетов областей, областного бюджета автономной области, окружных бюджетов автономных округов, городских бюджетов городов и районных бюджетов районов, а также за счет внебюджетных средств.

Органы государственной власти, государственные учреждения, организации  и предприятия обеспечивают соответствующие  государственные архивы зданиями и  помещениями, отвечающими установленным  требованиям сохранности документов Архивного фонда РФ.

Основные источники  финансирования государственных и  муниципальных архивных учреждений в современных условиях:

• бюджетное финансирование - текущее, программное;
• внебюджетные поступления;

- средства, получаемые  в виде грантов зарубежных  и научных фондов; благотворительная (спонсорская, меценатская) помощь;

- средства,  получаемые  за  исполнение  отдельных  видов  социально-правовых, генеалогических запросов физических лиц и отдельных видов тематических запросов юридических лиц;

- поступление от зарубежных физических и юридических лиц в порядке компенсации за хранение архивов, перемещенных на территорию России в результате Второй мировой войны.

Основные   источники   финансирования   негосударственный   архивных учреждений:

• средства собственников, владельцев и распорядителей негосударственных архивных учреждений;
• средства, получаемые за счет договоров в виде грантов, за использование различного вида запросов физических и юридических лиц;
• средства, поступающие из федерального бюджета, бюджетов субъектов Федерации в порядке попечительства над негосударственными архивами.
• Средств государственного бюджета явно недостаточно не только для достойной оплаты труда архивистов, но и для строительства и ремонта зданий архивохранилищ, покупки оборудования, компьютерной техники, оплаты коммунальных услуг.
• Современные технологии консервации и реставрации также являются весьма дорогостоящими. Поэтому размеры финансирования государственных и негосударственных архивов сильно различаются. В разном положении находятся также архивы немногочисленных экономически процветающих регионов и "дотационных" субъектов Федерации.
• Государственные архивы не финансируются в достаточном объеме, в то время когда информация является ценным товаром. Однако существуют вполне легальные способы поправить финансовое положение архива - привлечение внебюджетных средств за счет оказания архивом платных услуг.
• Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:
• - перечня платных услуг;
• - цен на платные услуги;
• - договора на коммерческое использование документов архива.
• Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.
• Перечень каждого архива составляется на основе "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями", который утверждается Федеральной архивной службой. Она предназначена для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.
• В номенклатуре указаны слуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение не мешает реализации основных задач и функций архива.
• Список цен утверждается директором архива, цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе архив имеет право назначить свободную, то есть любую цену.
• Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (т.н. "коммерческое использование"), с ним следует заключить лицензионный договор.
• При заключении договора за основу берется "временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях", разработанное Федеральной архивной службой.
• Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.
• Заключение договора закрепляет оформленное заявкой намерение пользователя, а также инициативное предложение государственного архива:
• ·  публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;
• ·  экспонировать архивные документы на платных выставках;
• ·  использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах, при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;
• ·  имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;
• ·  создавать тематические базы данных.
• При заключении лицензионного договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок на заключение лицензионного договора, затраты архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.
• Заключение договора не должно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора с некоммерческими целями.

17.Основные направления расходов  архивного учреждения

Основные направления  расходов  финансовых средств  в государственных и муниципальных архивах в современных условиях.

• Коммунальные затраты и затраты на услуги связи;
• обеспечение системы безопасности архивов;
• заработная плата специалистов и обслуживающего персонала архивов;

финансовые расходы  на ремонт, капитальное строительство, приобретение 
оборудования и др

Расходы, связанные с производством  и реализацией работ и услуг, включают:

• материальные расходы,
• расходы на оплату труда (включая начисления на оплату труда),
• суммы начисленной амортизации,
• прочие расходы.

 

     В позиции «Материальные расходы» учитываются затраты на приобретение материалов, инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, оборудования, упаковочных материалов, на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями (транспортные услуги по доставке оборудования, инвентаря, материалов, техническое облуживание основных средств) и другие подобные работы.     

 «Расходы на  оплату труда» включают любые начисления работникам с учетом установленных надбавок, премий и других выплат, связанных с оплатой труда работников, предусмотренных законодательством Российской Федерации, трудовыми договорами и коллективными договорами.    

 В расходы на оплату  труда включаются также начисления  на оплату труда: единый социальный  налог в соответствии с налоговым  законодательством Российской Федерации,  а также взносы по страховым  тарифам на обязательное социальное  страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных  заболеваний.    

«Прочие расходы» отражают прочие затраты, входящие в себестоимость работ и услуг, но не относящиеся к вышеуказанным затратам. Они включают расходы, не связанные с реализацией (приобретением) услуг архивом для собственных нужд:

• расходы на оплату труда (с начислениями) административно-управленческого персонала
• расходы на коммунальные услуги и содержание зданий;
• расходы на обеспечение пожарной безопасности и на услуги по охране имущества - услуги, оказываемые вневедомственной охраной при органах внутренних дел Российской Федерации;
• расходы на уплату налогов по транспорту;
• расходы на почтовые, телефонные и другие подобные услуги;
• расходы на подготовку и переподготовку штатных;
• расходы на канцелярские товары;
• расходы на рекламу производимых и реализуемых работ и услуг (на информационные услуги и производимую печатную продукцию).

16. Основные методы  и формы управления  в архивах.

Основные механизмы  и методы управления архивным учреждением:

• административное воздействие;
• материальное поощрение;
• моральное поощрение;

- нормативно-методическое упорядочение процесса реализации функций, возложенных на архивное учреждение;

- использование  решений  коллегиальных  органов:   научного  совета, дирекции, общественного совета, постоянно действующей комиссии (ЭГГК, страховой и др.), временно действующих проблемных комиссий;

- лицензирование архивной и другой работы, основные формы реализации механизмов и методов управления архивным учреждением:

- устав (положение) архивного учреждения;

- приказы директора, решения дирекции, научного совета, постоянно и временно действующих комиссий и оперативных совещаний;

- должностные инструкции сотрудников;

- методические документы (инструкции, правила, регламенты и т.д.), регламентирующие основные функциональные направления деятельности архивного учреждения;

договоры со сторонними физическими и юридическими лицами; финансовая, статистическая, налоговая и иная отчетность; лицензионная документация.

Общие функции управления на сегодняшний день представляют из себя:

1) Организация - предметная  деятельность, организация как процесс  достижения цели - задач и используемых  мер, действий, решений. Управление  архивом осуществляется директором  и другими руководящими работниками  архива организационно-распорядительными,  экономическими, социальными и воспитательными  методами.

Для осуществления управления архивом разрабатываются основные нормативные документы по организации  работы архива: положение об архиве и его структурных подразделениях, структура и штатное расписание, смета поступлений и расходов, должностные инструкции работников.

2) Прогнозирование - система  и процесс определения вероятностей  событий,

Существуют:

·  научно-техническое прогнозирование;

·  экономическое прогнозирование;

·  экологическое прогнозирование;

·  политическое прогнозирование.

3) Планирование - это определение  видов и объемов работ работников  на определенный период согласно  назначению и цели деятельности  архива. В архиве составляются  такие плановые документы на  год:

·  план развития архивного дела;

·  план научно-исследовательской и методической работы;

·  план научно-издательской работы;

·  план внедрения научных и методических разработок;