Шпаргалка по «Базам данных и делопроизводству»

Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите" на кнопку Итоги. В появившемся диалоговом окне Итоги, можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для создаваемого отчета установите флажки Sum для поля "НаСкладе" и Avg для поля "Цена", переключатель данные и итоги и флажок Вычислить проценты, который позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп. Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый. По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная. Для отчета же из нашего примера оставьте выбранным переключатель книжная. Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее.

В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля. Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый, а затем нажмите кнопку Далее для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

 

В последнем диалоговом окне Мастера отчетов в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом?

 

12. Microsoft Access. Реализация отчетов с помощью конструктора.

 

Конструктор отчетов — графическое средство, которое выполняется в среде Business Intelligence Development Studio. Среда BI Development Studio предоставляет среду проектирования отчетов, интегрированную со средой Microsoft Visual Studio. Область данных и область конструктора появляются в конструкторе отчетов при выборе шаблона проекта отчета или мастера отчетов. Конструктор отчетов включает в себя конструкторы запросов и редактор выражений. При работе с отчетами также можно использовать область элементов среды Visual Studio, обозреватель решений и окно «Свойства».

 

Создание отчета в конструкторе отчетов

Чтобы создать отчет в конструкторе отчетов, выберите один из следующих подходов.

• Создайте проект отчета, добавьте в него отчет, а затем вручную определите данные отчета и макет.
• Используйте мастер отчетов, чтобы создать базовый отчет по шагам, руководствуясь его инструкциями.
• Создайте нерегламентированный отчет с помощью построителя отчетов, а затем измените его с помощью конструктора отчетов.
• Добавьте отчет как новый или существующий элемент к проекту приложения или решению.
• Импортируйте существующий отчет Microsoft Access.
• Работайте непосредственно с файлом определения отчета.
• Создание проекта отчета и отчета

Отчеты представляют собой файлы, хранимые в проекте отчета. Проект отчета выступает в качестве контейнера для определений отчета и ресурсов. Когда проект развернут, каждый файл проекта отчета публикуется на сервере отчетов. При первом создании проекта также создается решение в качестве контейнера для проекта. К одному решению можно добавить несколько проектов.

Проект отчета можно создать двумя способами. Можно создать пустой проект отчета или создать проект отчета и отчет с помощью мастера проектов отчетов.

После создания проекта отчета в него можно добавить новый или существующий отчет. Для нового отчета необходимо определить соединение с источником данных, который нужно использовать для данных отчета, и определить набор данных. Для одного отчета можно определить несколько источников данных и наборов данных. После определения данных, которые будут использоваться в отчете, можно заняться разработкой его макета и необходимых интерактивных функций.

 

13. Microsoft Access. Запрос на выборку, запрос с параметром.

 

Запрос на выборку играет особую роль, так как на его основе строятся запросы другого вида. Запрос на выборку позволяет выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы. Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну таблицы БД.

Разработка запроса производится в режиме Конструктор запросов. Для создания запроса надо в окне БД выбрать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор. В окне Добавление таблицы нужно выбрать таблицы данные из которых используются в запросе и нажать кнопку Добавить. Затем кнопкой Закрыть выйти из окна Добавление таблицы.

В результате появится окно Конструктора запросов <Имя запроса>: запрос на выборку. Окно Конструктора разделено на две панели. Верхняя панель содержит выбранные таблицы со списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который надо заполнить.

Каждый столбец бланка запроса относится к одному полю. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним, а также для задания условий отбора записей.

При заполнении бланка запроса необходимо:

* В строку  Поле включить имена полей, используемых  в запросе;

* В строке  Вывод на экран отметить поля, которые должны быть включены  в результирующую таблицу;

* В строке  Условия отбора задать условия  отбора записей;

* В строке  Сортировка выбрать порядок сортировки  записей в результирующей таблице.

Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц, на которых строится запрос. Кроме того, здесь может размещаться вычисляемое поле, значение которого вычисляется на основе других полей. Для включения нужных полей из таблиц можно воспользоваться следующими приемами:

* В первой  строке бланка запроса Поле  щелчком мыши вызвать кнопку  списка и, нажав ее, выбрать из  списка нужное поле;

* Перетащить  нужное поле из списка полей  таблицы в строку Поле бланка  запроса.

В списке полей каждой таблицы на первом месте стоит символ «*», который означает все поля таблицы. Этот пункт выбирается, если в запрос включаются все поля таблицы.

 

14. Microsoft Access. Создание вычисляемых полей в запросе.

 

Создание запросов интересно не только тем, что вы можете в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Это существенно расширяет возможности запросов. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека.

Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение, которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле свободного столбца бланка запроса. В данном примере это выражение представляет собой конкатенацию полей, содержащих имя и фамилию сотрудника, с пробелом между ними. В этом выражении мы используем ссылки на поля таблицы, которые в выражении заключаются в квадратные скобки. Перед выражением нужно написать имя поля: ФИО и отделить его двоеточием от выражения.

Вы можете создать сколько угодно вычисляемых столбцов в запросе, используя при этом сколь угодно сложные выражения.

 

15. Microsoft Access. Модифицирующие запросы (обновление).

 

С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна Поиск и замена запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.

Необходимо помнить приведенные ниже правила.

• Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в таблицу, но можно менять имеющиеся пустые значения на определенные значения. Для добавления новых записей в одну или несколько таблиц используйте запрос на добавление.

Дополнительные сведения о запросах на добавление см. в статье Создание запроса на добавление.

• Запрос на обновление нельзя использовать для удаления записей целиком (строк) из таблицы, но можно менять имеющиеся непустые значения на пустые. Для удаления записей целиком (процесс, удаляющий также значение первичного ключа) следует использовать запрос на удаление.
• С помощью запросов на обновление можно изменять все данные в наборе записей.

Кроме того, нельзя выполнить запрос на обновление для следующих типов полей в таблице.

• Поля, содержащие результаты вычислений. Значения вычисляемых полей не хранятся в таблице постоянно. Они существуют только во временной памяти компьютера, после того как будут вычислены. Поскольку для вычисляемых полей не предусмотрено место постоянного хранения данных, их невозможно обновить.
• Поля, источником записей для которых служат итоговые запросы или перекрестные запросы.
• Поля с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик» изменяются только при добавлении записи в таблицу.
• Поля в запросах на объединение.
• Поля в запросах на уникальные значения и запросах на уникальные записи — запросах, возвращающих неповторяющиеся значения или записи. Это правило применимо при использовании запроса на обновление, а также при обновлении данных вручную путем ввода значений в форму или таблицу.
• Первичные ключи, участвующие в отношениях между таблицами, кроме тех случаев, когда эти отношения были настроены на автоматическое выполнение каскадного обновления через поля ключа и любые связанные поля. При каскадном обновлении автоматически обновляются любые значения внешнего ключа в дочерней таблице (таблица на стороне «многие» отношения «один-ко-многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (таблица на стороне «один» отношения «один-ко-многим»).

 

16. Microsoft Access. Модифицирующие запросы (добавление).

 

Запрос на добавление добавляет набор записей (строк) из одной или нескольких исходных таблиц (или запросов) в одну или несколько результирующих таблиц. Обычно исходные таблицы и конечная таблица находятся в одной и той же базе данных, но это не обязательно. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить новые данные вручную, их можно добавить в соответствующую таблицу имеющейся базы данных. Можно также использовать запросы на добавление при выполнении следующих действий.

• Добавление полей на основании условий отбора. Например, необходимо добавить имена и адреса клиентов с очень крупными заказами.
• Добавление записей, когда некоторых полей одной таблицы не существует в другой. Допустим, в таблице «Заказчики» пользователя имеется 11 полей, тогда как в таблице «Клиенты» другой базы данных из этих 11 полей имеется только 9. Можно использовать запрос на добавление только тех данных, которые находятся в соответствующих друг другу полях, а все остальные игнорировать.

Следует обратить внимание на то, что нельзя изменить данные в отдельных полях имеющихся записей с помощью запросов на добавление. Для этого используются запросы на обновление, а при помощи запросов на добавление можно только добавлять целые строки данных.

 

17. Microsoft Access. Модифицирующие запросы (удаление).

 

Запросы на удаление записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за один прием. Принцип создания такого запроса аналогичен созданию запроса на обновление, однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна нарушаться целостность данных.

Если две таблицы связаны отношением "один-ко-многим", нельзя удалять записи из таблицы "один" если в таблице "многие" присутствуют соответствующие им записи. Сначала должны быть удалены записи в таблице "многие" и только потом — соответствующие им записи в таблице "один". Для того чтобы упростить этот процесс, Access позволяет при определении связей между таблицами установить флажок каскадное удаление связанных. Такой флажок установлен, например, для связи таблиц "Заказы" и "Заказано". Действительно, если требуется удалить из базы данных какой-то заказ, должны быть удалены не только запись об этом заказе в таблице "Заказы", но ч все позиции данного заказа в таблице "Заказано".