Шпаргалка по «Базам данных и делопроизводству»

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает  в отчете данные из запроса  или таблицы, добавляя к ним  текстовые элементы, которые упрощают  его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

• Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
• Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
• Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
• Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

• Конструктор
• Мастер отчетов
• Автоотчет: в столбец
• Автоотчет: ленточный
• Мастер диаграмм
• Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
• Щелкнуть на кнопке ОК.
• Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
• В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

• В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
• В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
• Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
• Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

изменить значение ширины отчета;

уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите  программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте  Автоотчет: ленточный, используя в  качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается  в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как  будет выглядеть отчет в распечатанном  виде.

3. Перейдите  в режим Конструктора и выполните  редактирование и форматирование  отчета. Для перехода из режима  предварительного просмотра в  режим конструктора необходимо  щелкнуть команду Закрыть на  панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет  в режиме Конструктора.

Редактирование:

1) удалите  поля код студента в верхнем  колонтитуле и области данных;

2) переместите  влево все поля в верхнем  колонтитуле и области данных.

3) Измените  надпись в заголовке страницы 

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите  Надпись. В Нижнем колонтитуле  выделить поле =Now() и перетащить  его в Заголовок отчета под  название Студенты. Дата будет  отображаться под заголовком.

5) На панели  инструментов Конструктор отчетов  щелкнуть на кнопке Предварительный  просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите  заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените  гарнитуру, начертание и цвет  шрифта, а также цвет заливки  фона.

3) На панели  инструментов Конструктор отчетов  щелкнуть на кнопке Предварительный  просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Изменение стиля:

1)На панели  инструментов Конструктора отчетов  щелкнуть на кнопке Автоформат,  откроется диалоговое окно Автоформат.

2)В списке  Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий  и затем щелкнуть на кнопке  ОК. Отчет будет отформатирован  в стиле Строгий.

3)Переключится  в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном  вами стиле. Впредь все отчеты  созданные с помощью функции  Автоотчет будут иметь стиль  Строгий, пока вы не зададите  другой стиль в окне Автоформат.

4)Сохранить  и закрыть отчет.

 

11. Microsoft Access. Реализация отчетов с помощью мастера.

 

С помощью Мастера отчетов можно создавать отчеты, содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access 2002.

Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: "Товары", "Поставщики" и "Типы" базы данных "Борей". В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

 

Чтобы создать простой отчет:

На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет.

В списке диалогового окна Новый отчет  выделите элемент Мастер отчетов. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу "Товары". Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов

Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы "Товары" в отчете будут использоваться следующие поля: "КодТовара", "Марка", "Цена", "На Складе". С помощью кнопки ">" (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля. В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле "Название" из таблицы "Поставщики" и "Категория" из таблицы "Типы". Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы и выберите элемент Таблица: Поставщики. Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец "Название" выводился сразу за столбцом "Марка", в списке Выбранные поля выделите поле "Марка", затем в списке Доступные поля выделите поле "Название" и нажмите кнопку ">". Access переместит поле "Название" из списка Доступные поля и вставит его в список Выбранные поля после поля "Марка", перед полем "Цена".

Аналогично добавьте в конец списка поле "Категория" из таблицы "Типы". Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее.

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары .

Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры, то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются "примеры из таблиц "Продажи" "Клиенты" и "Заказы" , позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, Нажмите кнопку Далее для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле "Категория" и нажмите кнопку ">" (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров.

Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка. На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т. д.

Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки вариант Обычный и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее.

Access 2002 позволяет  сортировать записи в пределах  группы по значению произвольного  поля, при этом сортировка проводится  не более чем по четырем  полям. Выберите в первом раскрывающемся  списке поле "КодТовара". По  умолчанию принят порядок сортировки  по возрастанию; если вы хотите  выбрать порядок сортировки по  убыванию, то нажмите на кнопку  справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке  по возрастанию снова нажмите  на эту кнопку.