Шпаргалка по «Базам данных и делопроизводству»

В левой части каждой записи находится область маркировки записей. Здесь присутствуют различные пиктограммы, обозначающие состояние записи. Треугольником маркируется текущая запись. Как только в этой записи будут произведены изменения, которые еще не были сохранены, Access отображает вместо треугольника пиктограмму с изображением карандаша. Для сохранения выделений достаточно выбрать пиктограмму с изображением карандаша.

Для редактирования данных в Access могут использоваться традиционные для среды Windows комбинации клавиш и мышь. Особенностью является комбинация клавиш Shift+F2, нажатие которых открывает увеличенное окно ввода, особенно удобное для работы с большими текстами.

Команды меню Правка позволяют обработать одну или несколько выделенных записей. Для выбора записи следует нажать мышью соответствующую строку в области маркировки записей. Несколько записей можно выбрать, используя прием буксировки. Команда Удалить из меню Правка безвозвратно удаляет записи. С помощью команды Вырезать из меню Правка можно удалить записи и скопировать их в буфер промежуточного хранения.

Для перемещения по таблице можно пользоваться клавишами управления курсором ¬, , ®, ¯, Home, End, PgUp, PgDn. Клавиши Enter или Tab служат для перемещения на столбец вправо, комбинация клавиш Shift+Tab - для перемещения на столбец влево, Ctrl+ Home – для перемещения в левый верхний угол таблицы, Ctrl+End – для перемещения в правый нижний угол. Используя строку перемещения в нижней части экрана можно осуществлять переход к первой, предыдущей, следующей или последней записи, щелкая мышью на соответствующих стрелках.

При редактировании записей используются следующие клавиши:

F2 - для редактирования данных  поля;

End - для перехода влево на  одно слово;

Ctrl+Ins - для копирования данных  из буфера промежуточного хранения  в текущую ячейку;

¬ - для перехода влево на одну позицию;

® - для перехода вправо на одну позицию;

Ctrl+® - для перехода на одно  слово вправо;

Ctrl+¬ - для перехода на одно  слово влево;

Alt+Backspace - для отмены результата  последнего изменения.

Если Вы хотите выбрать несколько столбцов одновременно, то выберите один из них и, удерживая нажатой клавишу Shift, нажмите клавишу ® или ¬. Или, удерживая нажатой клавишу Shift, последовательно щелкайте кнопкой мыши в заголовках столбцов. Теперь Вы можете изменить размеры нескольких столбцов одновременно. Для этого выберите столбцы, размеры которых нужно изменить, а затем откройте меню Формат и выберите команду Ширина столбца…. При этом откроется диалоговое окно. Установленное раннее значение ширины выбранного столбца появится в строке ввода этого окна. Единицей измерения ширины столбца являются символы, количество которых и определяет ширину столбца. Можно изменить значения ширины выбранных столбцов двумя способами. Если вам известно точно новое значение этой величены, то введите его с клавиатуры в строке ввода вместо старого значения или же щелкните на кнопке По ширине данных и Access сама выберет новое значение, достаточное для того, чтобы хватило места для заголовка столбца.

В заключение вопроса подчеркнем, что редактирование в Access 2002, также, как и в других приложениях Windows, происходит по схеме "сначала выдели, потом сделай". Если Вы хотите скопировать, удалить или изменить что-либо, сначала выделите это, а затем выполните, выбрав необходимую команду в меню, нажав кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш.

Для реляционных систем управления базами данных, таких как Access, данные разных категорий хранятся в разных таблицах, между которыми могут быть установлены связи. Это позволяет исключить избыточность информации.

В Access 2002 можно установить два вида связи между таблицами: одна – с одной, одна - со многими. На практике наиболее часто встречается связь таблиц одна – со многими. При таком типе связи каждой записи главной таблицы могут быть поставлены в соответствие одна или несколько записей так называемой подчиненной таблицы.

Для установления связи между таблицами - они должны иметь общее поле. При этом это поле необязательно должно иметь одинаковое имя, но обязательно должно содержать одинаковые данные. Обычно общее поле расположено в начале таблицы. Аccess 2002 работает быстрее, если общее поле индексировано.

Для установления связи между таблицами вначале загрузите эти таблицы, а затем откройте меню Сервис и выберете в нем команду Схема данных. В диалоговом окне Добавление таблицы во вкладке Таблицы, выберите таблицы, которые Вы собираетесь связать, с помощью кнопки Добавить и закройте окно кнопкой Закрыть. В списке полей первой таблицы выберите общее поле и с помощью мыши переместите его в другие таблицы. При этом появится диалоговое окно установления связей. Щелкните на кнопке Создать в верхнем правом углу диалогового окна. После этого закройте окно Схема данных. Когда Access спросит, желаете ли Вы сохранить изменения в схеме данных, ответьте Да. Access укажет на связь с помощью черной горизонтальной линии, соединяющей поля.

Для удаления связи, щелкните мышью на черной линии, соединяющей поля, и нажмите клавишу Del на клавиатуре.

 

2. Установление связей между таблицами в Microsoft Access.

 

Создание связей между таблицами

При установлении связи между таблицами связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые названия. При этом у них должен быть один и тот же тип данных, если только поле, являющееся первичным ключом, не относится к типу "Счетчик". Поле типа "Счетчик" можно связать с полем типа "Числовой" только в том случае, если для свойства FieldSize (размер поля) каждого из них задано одно и то же значение. Например, можно связать столбцы типов "Счетчик" и "Числовой", если для свойства FieldSize каждого из них установлено значение "Длинное целое". Даже если оба связываемых столбца относятся к типу "Числовой", значение свойства FieldSize для обоих полей должно быть одинаковым.

Создание связей "один ко многим" или "один к одному"

Чтобы создать связь вида "один ко многим" или "один к одному", воспользуйтесь приведенной ниже последовательностью действий:

• Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.
• 2. В Access версий 2002 или 2003 выполните указанные ниже действия.

a. Нажмите клавишу F11, чтобы  перейти в окно базы данных.

b. В меню Сервис выберите  команду Связи.

В Access 2007 нажмите кнопку Связи в группе Показать или скрыть вкладки Инструменты для баз данных.

• Если в базе данных отсутствуют связи, то автоматически появится диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы не появилось, но при этом нужно добавить таблицы в список связываемых, выберите команду Добавить таблицу в меню Связи.
• Дважды щелкните названия таблиц, которые необходимо связать, после чего закройте диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы связать таблицу с самой собой, добавьте ее два раза.
• Перетащите связываемое поле из одной таблицы на связываемое поле в другой. Чтобы перетащить несколько полей, нажмите клавишу CTRL, щелкните каждое поле, а затем перетащите их.

В большинстве случаев понадобится перетащить поле первичного ключа (выделенное полужирным текстом) из одной таблицы на аналогичное поле (часто с тем же самым названием), называемое внешним ключом, другой таблицы.

• Появится окно Изменение связей. Убедитесь, что в каждом из столбцов отображаются названия нужных полей. Если нужно, их можно изменить.

При необходимости задайте параметры связи. Если требуются сведения о конкретном элементе окна Изменение связей, нажмите кнопку со знаком вопроса, а затем щелкните соответствующий элемент. Эти параметры будут подробно описаны ниже.

• Чтобы установить связь, нажмите кнопку Создать.
• Повторите действия с 5 по 8 для каждой пары связываемых таблиц.

При закрытии диалогового окна Изменение связей Microsoft Access спросит, нужно ли сохранить макет. Вне зависимости от ответа на этот вопрос создаваемые связи сохраняются в базе данных.

Примечание. Создавать связи можно не только в таблицах, но и в запросах. При этом, однако, не обеспечивается целостность данных.

Создание связей "многие ко многим"

• Создайте две таблицы, которые необходимо связать отношением "многие ко многим".
• Создайте третью таблицу, называемую соединительной, и добавьте в нее поля с теми же определениями, что и поля первичных ключей в каждой из двух других таблиц. Поля первичных ключей соединительной таблицы служат внешними ключами. В соединительную таблицу, как и в любую другую, можно добавить и другие поля.
• Задайте первичный ключ этой таблицы таким образом, чтобы он включал в себя поля первичных ключей обеих основных таблиц. Например, первичный ключ соединительной таблицы "АвторыКниг" будет состоять из полей "ИД_заказа" и "ИД_продукта".

Примечание. Чтобы создать первичный ключ, выполните указанные ниже действия.

a. Откройте таблицу в  режиме конструктора.

b. Выберите одно или  несколько полей, которые необходимо  определить в качестве первичного  ключа. Чтобы выбрать одно поле, щелкните знак выбора строки  для нужного поля.

Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните знак выбора строки для каждого из полей.

c. В Access версий 2002 или 2003 нажмите  кнопку Первичный ключ на панели  инструментов.

В Access 2007 нажмите кнопку Первичный ключ в группе Сервис вкладки Структура.

Примечание. Чтобы порядок следования полей в первичном ключе, состоящем из нескольких полей, отличался от такового в таблице, нажмите кнопку Индексы на панели инструментов, в результате чего появится диалоговое окно Индексы, в котором можно изменить порядок следования полей индекса под названием КлючевоеПоле.

• Установите связь вида "один ко многим" между каждой из двух главных таблиц и соединительной таблицей.

 

3. Microsoft Access. Форматирование записей в таблицах и формах. Условное форматирование.

 

До сих пор мы говорили о статическом задании параметров форматирования элементов формы. Но Access предоставляет также инструментарий и для динамического изменения форматирования элементов управления при работе с формой в режиме Формы или режиме Таблицы в зависимости or выполнения некоторых условий. Это средство" называется формат по условию. Для тогo чтобы применить данное средстно, откройте форму в режиме Конструктора выделите необходимый элемент управления и выберите команду Формат, Условное форматирование. Это диалоговое окно позволяет задать от одного до трех условий, от выполнения которых зависит формат элемента управления. Условия могут быть ipex чипов:

• значение элемента управления некоторым образом сравнивается с константой или со значением выражения;
• задается логическое выражение, значение которого (Истина) определяет, выполнилось ли условие;
• условием в данном случае может служить событие получения фокуса данным элементом управления.

Тип условия задается выбором соответствующею элемента в самом левом раскрывающемся списке в группе параметров условия в диалоговом окне. Таких элементов списка, соответственно, три: Значение ноля, Выражение и Фокус в поле.

Чтобы добавить новое условие, нажмите кнопку Добавить >> в нижней части диалогового окна. Чтобы удалить некоторые условия, нажмите кнопку Удалить и установите флажки напротив условий, которые требуется удалить.

Задать параметры форматирования элемента управления в диалоговом окне Условное форматирование для случаев выполнения условий и случая форматирования по умолчанию позволяют кнопки, аналогичные кнопкам форматирования на панели инструментов Формат (форма/отчет). После задания всех параметров форматирования нажмите кнопку ОК.

Средство форматирования по условию очень удобно применять, например, для отображения денежных сумм, т. к. легко будет заметить выделенные особым стилем цифры той суммы, что вышла за пределы допустимого интервала.

4. Microsoft Access. Поиск, сортировка данных в таблице.

 

Сортировка данных в таблице.

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.