Структура и функции службы документационного обеспечения управления в учреждении

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая  методика предусматривает расчет численности  службы делопроизводства по трудозатратам  на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как  межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы  по нормированию труда разработаны  на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле (2):

 

Численность = Т_н + Т_н.н ≤ Ф_п.в.                                                                                                                                                         (2)

 

Где: Тн — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.);

Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Фп.в — годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

 

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях  зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного  персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации  отмечается неоправданный рост численности  персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие в последнем  случае немедленно возрастают затраты  на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять  делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Согласно  одной из разработок НИИ труда  оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств  и ведомств — 12—15%, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

 

1.5. Организация труда работников службы ДОУ

Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

1. Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

2. Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации.  Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

3. Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

4. Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

5. Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе.  Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

Таким образом, при формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

Рациональная организация  рабочих мест и обеспечение благоприятных  условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной  организации труда инженерно  технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

 

 

2. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ СЛУЖБЫ ДОУ

 

2.1. Положение о службе ДОУ

В организации любой формы, собственности ответственность  за ведение делопроизводства возлагается  на специальную службу, которая действует  на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий  отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В этом случае в организации  составляется Положение о службе ДОУ (общем отделе, управлении делами и т. д.). Иногда за ведение делопроизводства отвечает секретарь руководителя или  назначенный руководителем работник - в этом случае Положение о службе ДОУ не составляется.

Если секретарь трудится в фирме, где создана служба ДОУ  и есть положение об этой службе, то он должен знать, что написано в  нем. Это поможет секретарю точнее осознать свое место в управленческой структуре, взаимосвязь и взаимозависимость  его должностных прав и обязанностей в работе с официальными документами  со службой ДОУ. Более того, секретарь должен взаимодействовать со службой ДОУ, если она имеется в организации: если по административным вопросам секретарь подчиняется своему руководителю, то по нюансам составления и оформления служебных документов, их регистрации, контроля исполнения, организации текущего хранения, формирования дел и т. д. - т. е. по документационному обеспечению в целом - все секретари обращаются к службе ДОУ. Только при таком условии ор­ганизация делопроизводственного обслуживания будет представлять систему.

В Положении о службе ДОУ  четко разъясняются обязанности  секретаря, и к нему можно обратиться в случае, когда между секретарем и руководителем службы ДОУ возникает  служебный спор о том, что должен или не должен делать секретарь. Также  руководитель может поручить секретарю  дать заключение на подготовленный проект Положения, поэтому секретарь должен знать структуру и содержание этого документа.

Положение о службе ДОУ  оформляется на общем бланке организации визируется заместителем руководителя организации, отвечающим за делопроизводство, начальником отдела труда и заработной платы (если такой отдел создан), руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи, юристом; подписывается руководителем службы ДОУ; утверждается руководителем организации.

Структура текста Положения  состоит из разделов. Текст каждого  раздела излагается по пунктам, которые  нумеруются арабскими цифрами в  пределах каждого раздела.

Составляя Положение о  службе ДОУ, необходимо использовать «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».

В нем пять разделов:

1. Общие положения. 

2. Цели и задачи.

3. Функции. 

4. Права и ответственность  (в Примерном положении они  объединены в один раздел, но  на практике они всегда являются  самостоятельными разделами).

5. Взаимоотношения с другими  структурными подразделениями. 

 

В разделе 1 «Общие положения» устанавливается точное название службы -ДОУ, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы.

Затем указывается наименование должности руководителя службы ДОУ (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его  квалификации и стажу практической работы.

Если в службе ДОУ есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий  пункт положения перечисляет  все звенья организационной структуры  службы.

Отдельным пунктом дается перечень основных законодательных, правовых, нормативных и методических документов, которыми служба ДОУ руководствуется  в своей работе.

В соответствии с приложением 1. Примерного положения служба ДОУ  имеет свою печать, поэтому в положении  приводится ее описание, условия ее хранения и использования.

Раздел 2 «Цели и задачи» формулирует цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их круг нельзя сужать до задач его руководителя.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ 

Служба ДОУ решает следующие  задачи:

совершенствует формы  и методы работы с документами; обеспечивает единый порядок документирования и  организации работы с документами; сокращает объем документооборота; разрабатывает и внедряет нормативные документы (можно их перечислить) по делопроизводству и прогрессивные технологии в работу службы ДОУ.

Раздел 3 «Функции службы ДОУ» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфические для данной организации. Например, осуществляет экспедиционную обработку; регистрирует документы; организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству входящих документов; регулирует ход исполнения документов; осуществляет контроль сроков исполнения документов; ведет информационно-справочную работу по документам; составляет и ведет сводную номенклатуру дел; готовит дела для передачи в архив организации; ведет делопроизводство по обращениям граждан; контролирует ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации; следит за повышением квалификации работников службы ДОУ; консультирует по вопросам делопроизводства; организует рабочие места и условия труда работников службы ДОУ.

В разделе 4 «Права и обязанности» перечисляют права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций. Например, служба делопроизводства может наделяться правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т. д.

В этом разделе могут быть установлены персональные права  руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному  кругу вопросов, назначать и освобождать  от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять  меры поощрения или взыскания  и т. д.

Раздел 5 «Ответственность» содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например: за состояние документации организации, обеспечение установленного порядка организации работы с  документами, выполнение указаний и  поручений руководства, соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В разделе 6 «Взаимоотношение» указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций.

Как правило, в этом разделе  фиксируются отношения с отделом  кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделе­ниями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства или изменении ее внутренней организационной  структуры, введении новых форм и  методов организации труда, а  также при внедрении новой  технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между  структурными подразделениями.

 

2.2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования  делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения  его эффективности.

Прием и первичная  обработка поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку  поступающей в федеральный орган  исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки  поступающей корреспонденции. В  данном разделе инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации);

выделение документов, адресованных в структурные подразделения  федерального органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно  в структурное подразделение, минуя  руководство;